Contexte : Le Centre sportif de l'Aube répond à un double objectif : améliorer la qualité de vie des Aubois, en particulier des sportifs et des associations sportives, et renforcer l'attractivité du département de l'Aube. Il gère les infrastructures départementales situées à Troyes, à Mesnil-Saint-Père et à Dienville (hébergement, restauration, salles, halle sportive et culturelle, maison des lacs, capitainerie, base nautique de Mathaux), ainsi que la surveillance des baignades sur les quatre plages (Mesnil-Saint-Père, Géraudot, Lusigny-sur-Barse et Dienville). La compétence touristique étant maintenue aux Conseils départementaux avec la loi NOTRe, le Département est conforté dans les actions d'animations touristiques et sportives sur les bords d'eau des lacs d'Orient, d'Amance et du Temple.
Conformément aux objectifs et missions de fonctionnement des sites de Troyes, Mesnil-Saint-Père et Dienville, le référent administratif a la responsabilité : d'assurer l'accueil physique et téléphonique pour les structures qui lui sont rattachées, d'assurer la gestion administrative et financière de toutes les missions liées à son poste et d'assurer la gestion portuaire du site. Il veillera à répondre favorablement aux demandes des plaisanciers, du public, des responsables de groupe, etc.

Missions - Activités principales du poste

SELON UN MODE DE REPARTITION DES INFRASTRUCTURES, TOUT EN MAINTENANT UNE POLYVALENCE SUR LES DIFFERENTS POSTES NOTAMMENT A LA CAPITAINERIE DE DIENVILLE

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE

* Accueillir les touristes, donner les premiers éléments d'informations et les diriger vers les structures adaptées.
* Assurer un accueil physique et téléphonique personnalisé pour toutes les demandes en lien avec les structures départementales
* Avoir une approche commerciale, proposer aux publics les différentes activités dans le cadre de l'animation touristique et sportive du Département et les possibilités d'hébergement du CSA (site de Mesnil-Saint-Père et Troyes).
* Donner les premiers éléments de réponses aux " clients " et bien cibler leurs besoins afin d'y répondre favorablement

INSTRUCTION ADMINISTRATIVE

* Préparer les documents administratifs et comptables (devis et factures)
* Gérer la régie du port
* Enregistrer informatiquement les dossiers dans les différentes bases de données
* Archiver les dossiers
* Traitement du courrier
* Gérer la main courante (faits divers, dégradations, etc.)
* Gérer les procédures d'urgence pour les incidents, accidents sur le site ou sur l'eau et les procédures " alerte météo "

GESTION DE LA RESIDENCE - DE LA HALLE SPORTIVE ET DE LA BASE NAUTIQUE DE MATHAUX

* Réceptionner les demandes, identifier les besoins, traiter les dossiers en étudiant la recevabilité et la complétude des demandes, s'attacher à répondre favorablement aux demandes, échanger avec les autres référents administratifs pour les besoins en hébergement, salles de réunion,
* Etablir les devis et les factures
* Assurer l'accueil et le départ des groupes
* Gérer les demandes pendant les séjours
* Gérer la restauration
* Gérer l'intervention du personnel de ménage

GESTION PORTUAIRE

* Instruire administrativement et informatiquement les dossiers de demandes d'accueil au sein de port Mesnil selon les procédures définies par la direction
* Accueillir les plaisanciers
- lors de leur arrivée pour leur transmettre les documents d'accueil, badges, clés, etc.
- au cours de leur séjour pour répondre aux demandes imprévues,
- au moment de leur départ pour récupérer les badges, clés, faire un état des lieux, fiche de
satisfaction, etc.

* Gérer :
- les emplacements et les autorisations
- les mises à l'eau
- les accès barrières
- la régie
* Contrôler les pontons

Activités accessoires du poste

* Vérifier le bon état de l'ensemble des structures départementales qui lui sont rattachées et faire remonter à la hiérarchie les demandes d'intervention
* Gérer les expositions à la maison des lacs
* Réceptionner les demandes d'animations et/ou manifestations
* Assurer les relations avec les maîtres-nageurs sauveteurs et notamment le respect du planning établi par la hiérarchie. Faire remonter en cas de besoin, les incidents constatés

Quotité de temps travaillé

* 100 %
* Travail le week-end et les jours fériés en fonction du planning d'ouverture de la capitainerie
* Possibilité d'effectuer des remplacements ou d'intervenir en renfort à la capitainerie de Dienville, en fonction du planning des permanences établi par la hiérarchie

Compétences requises

Savoirs
Connaître :
- les différents partenaires
- l'offre touristique locale et départementale
- les bases de la comptabilité publique
Maîtriser :
- l'anglais
- les techniques de communication, expression écrite et orale et être synthétique
- les règles d'hygiène et de sécurité.

Savoir-faire / Savoir agir
Accueillir, écouter, comprendre les demandes
Instruire un dossier en recherchant les solutions
Savoir gérer des évènements ponctuels et imprévus
Savoir adapter ses qualités relationnelles aux différents interlocuteurs

Savoir être
Assurer une polyvalence, être rigoureux, discret, autonome
Disposer de qualités relationnelles
Capacités au travail en équipe

Niveau bac + 2 exigé