Assistant de direction et d'accueil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O012220400623296
Publiée le 28/04/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE 42 rue de la mairie, Baraqueville (Aveyron)
Poste à pourvoir le
04/07/2022
Date limite de candidature
28/05/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, assure l'accueil physique et téléphonique des administrés, l'Etat Civil, les tâches administratives de secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
- Organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et du DGS
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des dossiers administratifs, projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat selon planning établi et congés
- Organisation et planification des réunions
- Gestion du courrier du Maire et du DGS
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Tri, classement et archivage de documents
- Gestion des stocks de biens et des fournitures
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Rédaction et suivi des délibérations, des compte-rendus, des arrêtés et des décisions
- Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés
- Préparation des conseils municipaux et mise en forme des compte-rendus
- Envoi par dématérialisation des décisions, des arrêtés, des délibérations
- Suivi des tables annuelles
- Secrétariat ponctuel pour le responsable des services techniques
- Suivi des congés en lien direct avec le DGS
- Gestion des demandes d'emplacement hors foire
- Réception des demandes d'emplacement pour les foires
- Gestion et mise à jour du fichier du personnel
- Assistance comptabilité et ressources humaines
- Exécution et mise en forme des décisions et dossiers administratifs liés à la carrière des agents
- Suivi des inscriptions dans les écoles
- réception, distribution et expédition du courrier et réception des mails
- Suivi des objets trouvés
- Gestion des chiens dangereux
- Gestion de l'accueil un samedi par mois
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des dossiers administratifs, projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat selon planning établi et congés
- Organisation et planification des réunions
- Gestion du courrier du Maire et du DGS
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Tri, classement et archivage de documents
- Gestion des stocks de biens et des fournitures
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Rédaction et suivi des délibérations, des compte-rendus, des arrêtés et des décisions
- Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés
- Préparation des conseils municipaux et mise en forme des compte-rendus
- Envoi par dématérialisation des décisions, des arrêtés, des délibérations
- Suivi des tables annuelles
- Secrétariat ponctuel pour le responsable des services techniques
- Suivi des congés en lien direct avec le DGS
- Gestion des demandes d'emplacement hors foire
- Réception des demandes d'emplacement pour les foires
- Gestion et mise à jour du fichier du personnel
- Assistance comptabilité et ressources humaines
- Exécution et mise en forme des décisions et dossiers administratifs liés à la carrière des agents
- Suivi des inscriptions dans les écoles
- réception, distribution et expédition du courrier et réception des mails
- Suivi des objets trouvés
- Gestion des chiens dangereux
- Gestion de l'accueil un samedi par mois
Profils recherchés
COMPETENCES:
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail et discrétion
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique et des logiciels de comptabilité (Berger Levrault utilisé)
- Qualités rédactionnelle, d'organisation et de classement
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités : adaptabilité, disponibilité et réactivité
- Savoir préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du Maire et les actes d'état civil
- Aptitude à rendre compte, à travailler en équipe
SAVOIRS :
- Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
SAVOIR-ÊTRE :
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail et discrétion
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique et des logiciels de comptabilité (Berger Levrault utilisé)
- Qualités rédactionnelle, d'organisation et de classement
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités : adaptabilité, disponibilité et réactivité
- Savoir préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du Maire et les actes d'état civil
- Aptitude à rendre compte, à travailler en équipe
SAVOIRS :
- Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
- Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
SAVOIR-ÊTRE :
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
42 rue de la Mairie
12 160 BARAQUEVILLE
ou par mail à direction@baraqueville.fr
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
42 rue de la Mairie
12 160 BARAQUEVILLE
ou par mail à direction@baraqueville.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de BARAQUEVILLE
>HOTEL DE VILLE 42 rue de la mairie
12160 BARAQUEVILLE
>HOTEL DE VILLE 42 rue de la mairie
12160 BARAQUEVILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.