Responsable Espace Familles
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O017220500625809
Publiée le 02/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 place de l'hôtel de ville, La Rochelle (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/08/2022
Date limite de candidature
02/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service Ressources intervient en support des services de la direction de l'éducation.
Il assure les missions liées aux rapports à l'usager, aux finances, à la logistique/technique ainsi qu'à l'ensemble des services de la direction éducation.
Sous l'autorité du chef du service Ressources, le responsable " Espace familles " assure différentes missions liées aux usagers en lien avec les inscriptions aux services de la Direction Education : Ecoles, Petite Enfance, Temps de vie de l'Enfant, Restauration scolaire. Le responsable " Espace famille " est garant de la qualité de l'accueil des familles. A ce titre, il conduit tout projet d'amélioration de la qualité.
Il assure les missions liées aux rapports à l'usager, aux finances, à la logistique/technique ainsi qu'à l'ensemble des services de la direction éducation.
Sous l'autorité du chef du service Ressources, le responsable " Espace familles " assure différentes missions liées aux usagers en lien avec les inscriptions aux services de la Direction Education : Ecoles, Petite Enfance, Temps de vie de l'Enfant, Restauration scolaire. Le responsable " Espace famille " est garant de la qualité de l'accueil des familles. A ce titre, il conduit tout projet d'amélioration de la qualité.
Missions / conditions d'exercice
Management :
* Coordonner et gérer les agents de l'Espace famille (8 agents) : Contrôler les plannings de travail, organiser et faciliter la réalisation des missions des agents.
* Communiquer et faire respecter les objectifs professionnels, être garant du respect des missions de chacun, assurer les évaluations des agents de l'Espace famille.
* Veiller au bon fonctionnement de l'Espace famille, notamment lors des pics de charge : veiller à l'équilibre des tâches de front et de back-office entre les agents,
* Développer les compétences spécifiques des métiers de l'Espace famille en matière de relations aux usagers en favorisant la polyvalence mais aussi l'expertise et le travail en binômes.
* Apporter une aide métier/technique à l'équipe si besoin.
* Développer la culture de service et l'expertise du métier d'accueil.
* Accompagner la réalisation, le suivi et l'évolution des process par mission.
* Favoriser les transferts de compétences entre agents.
* Représenter l'équipe et assurer les remontées d'informations à la cheffe du service Ressources, notamment au travers de comptes rendus réguliers
* Réaliser les bilans (qualitatifs et quantitatifs) annuels de l'Espace Familles.
* Veiller au bon niveau d'information des agents de l'Espace famille vis-à-vis des autres activités de la Direction Education (DE) : coordonner les informations entre les services et l'Espace famille.
Activités opérationnelles:
* Garantir un accueil de qualité auprès des usagers.
* Garantir les moyens et outils techniques à l'équipe de l'Espace Familles pour réaliser les taches demandées : Dates et programmes pédagogiques des centres de loisirs / Listes des pointages des enfants présents (Restauration scolaires, périscolaire, Centre de loisirs) pour réaliser la facturation / Informations sur les capacités prévisionnelles par classes pour les inscriptions scolaires / Organisation et nombre de places disponibles en crèches municipales / Participation aux commissions d'attribution des places pour la Petite Enfance / Participation à des journées thématiques de la Petite Enfance.
* Mettre en place les grands principes d'une démarche qualité et en assurer la
mesure régulière.
* Gérer la facturation aux familles en lien avec la direction des finances, la trésorerie et des contentieux et les régularisations
* Participer aux évolutions des tarifs (restauration, TVE) pour les familles, proposer avec le responsable SIE, les outils techniques d'aide à la décision.
* Fournir à la DE les outils techniques d'aide à la communication auprès des familles en cas de grèves dans les écoles.
* Assurer un travail transversal et de collaboration avec les services de la DE mais aussi avec les partenaires extérieurs pour l'organisation et le suivi notamment des PAI (Projets d'Accueil Individualisés), des relations avec les directions d'écoles, des crèches municipales ainsi que des liens avec les structures associatives.
* Suivi du portail spécifique Familles
* Garantir le suivi de la gestion du système d'information (SIE)
* Coordonner et gérer les agents de l'Espace famille (8 agents) : Contrôler les plannings de travail, organiser et faciliter la réalisation des missions des agents.
* Communiquer et faire respecter les objectifs professionnels, être garant du respect des missions de chacun, assurer les évaluations des agents de l'Espace famille.
* Veiller au bon fonctionnement de l'Espace famille, notamment lors des pics de charge : veiller à l'équilibre des tâches de front et de back-office entre les agents,
* Développer les compétences spécifiques des métiers de l'Espace famille en matière de relations aux usagers en favorisant la polyvalence mais aussi l'expertise et le travail en binômes.
* Apporter une aide métier/technique à l'équipe si besoin.
* Développer la culture de service et l'expertise du métier d'accueil.
* Accompagner la réalisation, le suivi et l'évolution des process par mission.
* Favoriser les transferts de compétences entre agents.
* Représenter l'équipe et assurer les remontées d'informations à la cheffe du service Ressources, notamment au travers de comptes rendus réguliers
* Réaliser les bilans (qualitatifs et quantitatifs) annuels de l'Espace Familles.
* Veiller au bon niveau d'information des agents de l'Espace famille vis-à-vis des autres activités de la Direction Education (DE) : coordonner les informations entre les services et l'Espace famille.
Activités opérationnelles:
* Garantir un accueil de qualité auprès des usagers.
* Garantir les moyens et outils techniques à l'équipe de l'Espace Familles pour réaliser les taches demandées : Dates et programmes pédagogiques des centres de loisirs / Listes des pointages des enfants présents (Restauration scolaires, périscolaire, Centre de loisirs) pour réaliser la facturation / Informations sur les capacités prévisionnelles par classes pour les inscriptions scolaires / Organisation et nombre de places disponibles en crèches municipales / Participation aux commissions d'attribution des places pour la Petite Enfance / Participation à des journées thématiques de la Petite Enfance.
* Mettre en place les grands principes d'une démarche qualité et en assurer la
mesure régulière.
* Gérer la facturation aux familles en lien avec la direction des finances, la trésorerie et des contentieux et les régularisations
* Participer aux évolutions des tarifs (restauration, TVE) pour les familles, proposer avec le responsable SIE, les outils techniques d'aide à la décision.
* Fournir à la DE les outils techniques d'aide à la communication auprès des familles en cas de grèves dans les écoles.
* Assurer un travail transversal et de collaboration avec les services de la DE mais aussi avec les partenaires extérieurs pour l'organisation et le suivi notamment des PAI (Projets d'Accueil Individualisés), des relations avec les directions d'écoles, des crèches municipales ainsi que des liens avec les structures associatives.
* Suivi du portail spécifique Familles
* Garantir le suivi de la gestion du système d'information (SIE)
Profils recherchés
Titulaire d'un diplôme bac+2
Avoir des compétences relationnelles et managériales.
Maîtriser les techniques et outils de traitement des informations liées aux usagers/familles.
Etre diplomatie, avoir de l'adaptabilité et de la prise de recul, de la discrétion.
Avoir de la créativité et une force de proposition d'outils d'aide à la décision.
Avoir de bonnes qualités/compétences rédactionnelles.
Avoir de l'appétence pour l'informatique et les logiciels métiers
Etre rigoureux, autonome
Avoir une capacité de synthèse
Avoir de l'expérience en lien avec les métiers de l'Education et les missions de l'Espace famille (gestion de la relation usagers, idéalement acquise au sein d'une direction de l'éducation), serait apprécié.
Avoir des compétences relationnelles et managériales.
Maîtriser les techniques et outils de traitement des informations liées aux usagers/familles.
Etre diplomatie, avoir de l'adaptabilité et de la prise de recul, de la discrétion.
Avoir de la créativité et une force de proposition d'outils d'aide à la décision.
Avoir de bonnes qualités/compétences rédactionnelles.
Avoir de l'appétence pour l'informatique et les logiciels métiers
Etre rigoureux, autonome
Avoir une capacité de synthèse
Avoir de l'expérience en lien avec les métiers de l'Education et les missions de l'Espace famille (gestion de la relation usagers, idéalement acquise au sein d'une direction de l'éducation), serait apprécié.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Tous renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès de :
Catherine CHAPON-PHELUT
Cheffe du service Education-Ressources
Tél. : 05 46 30 79 50
Catherine CHAPON-PHELUT
Cheffe du service Education-Ressources
Tél. : 05 46 30 79 50
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.