Agent d'accueil et administratif H/F

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Offre n° O017220900796174
Publiée le 28/09/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
CDC AUNIS ATLANTIQUE
200 rue de la Juillerie
17170 Ferrières
Lieu de travail
Marans
Poste à pourvoir le
01/12/2022
Date limite de candidature
26/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Communauté de Communes Aunis Atlantique, vous :
- Gèrez l'accueil physique et téléphonique au siège de la CDC
- Traitez les demandes et oriente le public
- Gèrez le courrier et diffuse l'information
- Aidez à la gestion du secrétariat général et moyens matériels
- Réalisez des tâches de secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
o Gestion de l'accueil physique et téléphonique
- Accueillir le public avec amabilité
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Assurer le pré accueil pour le compte des partenaires hébergés au Pôle de Services Publics (Centre de Gestion Comptable, Chambre d'agriculture, Parc Naturel du Marais poitevin, Office de Tourisme Aunis Marais poitevin)
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Assurer l'ouverture et la fermeture des bâtiments et des différents espaces en fonction des heures d'ouverture au public

o Gestion du courrier et diffusion de l'information
- Réceptionner distribuer et expédier le courrier et courriel (boite mail contact)
- Tenir à jour les registres courriers départ et arrivée
- Assurer la gestion dématérialisée du courrier sur la plateforme collaborative
o Soutien à la gestion du secrétariat général et moyens matériels
o Gestion des réservations :
- Salles de réunion du siège de la CDC

o Assistance administrative de l'instruction des actes d'urbanisme
- Accueil et assistance administrative du service :
- Assurer le secrétariat courant du service : gestion des appels téléphoniques, messages, rendez-vous, gestion des fournitures
- Assurer le suivi des parapheurs, des courriers et des photocopies/scan
- Concevoir et mettre à jour des tableaux de bords
- Procéder à la mise à jour du système de classement, de scan et d'archivage des dossiers et des documents du service

o Gérer administrativement les autorisations d'urbanisme :
- Participer au suivi administratif des dossiers ADS :
- Réception des dossiers d'autorisation du droit des sols et remplissage des pochettes,
- Enregistrement, consultations et courrier de complétude simple via OXALYS

En remplacement de l'agent d'accueil en binôme :
- Gestion des réservations :
o Briqueterie : planning et gestion des interventions par le service technique
o Gymnases
o Réservation véhicules par les associations (gestion des demandes de réservation, planning, convention de prêt, état des lieux,
o Matériel mis à disposition des associations ou des communes
o Gestion des badges
- Secrétariat du Pôle Service à la Population
o ACM Service sport : taches administrative (pass'port vacances, séjours ...logiciel domino)
o Associations : Réception et vérification des dossiers de demandes de subvention
o Renfort secrétariat
Profils recherchés
Compétences impératives
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (maîtrise des logiciels Word, Excel, Power point, publipostage, GED
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Compétences à acquérir
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Bases ADS
- Techniques d'archivage
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises...)
→ Maîtriser les techniques de communication
→ Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
→ Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
→ Être organisé, rigoureux et méthodique
→ Être patient, discret, sérieux et efficace.
→ Sens de la diplomatie

Contact

Informations complémentaires
Nadine Auxire : nadine.auxire@aunisatlantique.fr ou Gaëlle Hellegouars : gh.ag@aunisatlantique.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.