Assistant(e) de gestion administrative pour le Secrétariat Général

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O021231201302008
Publiée le 22/12/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
MONTBARD
BP 90
21506 MONTBARD
Lieu de travail
MONTBARD
Poste à pourvoir le
02/04/2024
Date limite de candidature
02/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire selon grade de recrutement
Descriptif de l'emploi
Au sein du secrétariat général - sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services et, en binôme avec l'assistante de direction vous serez chargé(e) des principaux domaines et champs d'intervention suivants :
Missions / conditions d'exercice
Assurer les tâches administratives au sein du service Secrétariat Général
- Gérer la messagerie électronique et assurer le dispatching des informations reçues
- Gérer l'accueil téléphonique et physique des administrés pour prise de rendez-vous avec les élus
- Recevoir, identifier et orienter les demandes vers les personnes compétentes (élus/services municipaux)
- Assurer la gestion et le suivi des actes administratifs pris par le Maire
- Rédiger des courriers en réponse à certaines demandes des administrés et de divers interlocuteurs.
- Mettre en forme les courriers rédigés par le Maire
- Suivre la planification des réunions et de l'agenda du Maire

Suivre et gérer les dossiers spécifiques confiés par la Directrice Générale des Services
- Assurer la gestion des contrats d'assurance et le suivi des sinistres
- Assurer la gestion administrative des licences de boissons
- Assurer la gestion du stock et des commandes de fournitures administratives
- Préparer et suivre la distribution du colis de Noël pour les aînés
- Seconder l'assistante de direction dans la gestion des élections et des procédures attachées, ainsi que des jurés d'assises
- Participer à l'organisation et au suivi du recensement de la population
- Gérer des missions complémentaires selon les besoins du service et la demande de la Directrice Générale des Services
Profils recherchés
Expérience significative obligatoire dans un poste similaire
Connaissances solides en matière de droit public, élections, assurances et du régime juridique des actes administratifs
Qualités rédactionnelles et d'analyse, d'adaptation, d'initiative, d'organisation et de réactivité
Qualités relationnelles doublées de capacités d'écoute et de dialogue
Autonomie et rigueur et goût prononcé pour le travail en équipe
Gestion des situations conflictuelles
Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (Berger Levrault,...)
Sens du service public
Réserve et discrétion professionnelles
Loyauté

Contact

Contact
0380920134
Informations complémentaires
Contraintes du poste :
Pics d'activité occasionnels (scrutins électoraux, recensement,...)
Travail le samedi et le dimanche lors des élections
Préparer et participer aux réunions de conseil municipal en cas d'absence imprévue de l'assistante de direction
Programmation des absences conditionnée par l'obligation d'assurer une présence permanente d'au moins une personne au secrétariat général

Rémunération statutaire selon grade/ancienneté + RIFSEEP + participation mutuelle + Avantages CNAS

Pour tout complément d'information contacter Vanessa LEFEBVRE, DRH

LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE et MANUSCRITE

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.