* L'assistant(e) administrative assure des fonctions d'assistante de l'encadrement dans la mise en œuvre des objectifs institutionnels et dans l'organisation des services.
* Il ou elle assure dans une fonction polyvalente, l'organisation administrative des services dans ses domaines de compétences et en lien avec l'ensemble des membres du service enfance/famille ;

* Il ou elle participe à l'accueil physique et téléphonique des publics, des partenaires dans le respect des procédures et protocoles en cours.
* Il ou elle participe au secrétariat de l'encadrement dans ses domaines de compétences en lien avec les directions thématiques ;
* Il ou elle est l'interface entre les agents et l'encadrement ;
* Il ou elle assure le suivi et la gestion des outils numériques du courrier (AIRS, SVE, messageries génériques,...)
* il ou elle participe à la saisies des données dans le logiciel IODAS WEB en fonction de son domaine d'activité
* Il ou elle assure la mise à jour régulière et la maintenance des dossiers numériques dans son domaine d'activité ;
* Il ou elle assure le suivi des budgets des actions collectives
* Il ou elle participe aux groupes de travail et aux réflexions, dans une dynamique institutionnelle et interinstitutionnelle dans le cadre des projets ou actions à mettre, ou mis en œuvre
* Il ou elle intervient dans l'extraction et la centralisation des données à vocation statistiques, il ou elle participe participe à l'élaboration du rendu-compte de l'activité, réceptionne et diffuse des informations,
* Il ou elle participe à la gestion et l'organisation des instances de travail
* Il ou elle est régisseur principal d'une régie d'avance et assure la suppléance de celles de ses collègues

* ACTIVITES SPECIFIQUES DE L'AGENT

L'agent exerce l'ensemble de ses missions en binôme avec son homologue assistant administratif . Il organise et garantit en lien avec lui la continuité des missions qui lui sont confiées.

* Dans le domaine des ressources humaines : il ou elle est en appui aux cadres et accompagne l'ensemble des agents du service Enfance / Famille

o Dans l'accueil des nouveaux arrivants avec diffusion de l'information aux différents services
o dans la gestion des congés : Il est gestionnaire TEMPO pour l'ensemble de la DTSHM
o dans le suivi des renouvellements des contrats à durée déterminée, dans la réception et le suivi des absences (arrêts maladie, accidents,...)
o dans le circuit du traitement informatisé des remboursements de frais de déplacement des professionnels des territoires (GFD)
o dans le recensement des terrains de stage et d'apprentissage et vient en appui dans la mise en œuvre des accueils de stagiaires en lien avec la DRH

* Dans le cadre des missions enfance / famille :

o Il intervient dans la gestion des évaluations sociales et psychologiques des demandes d'agrément à l'adoption, en lien avec les PEC, les UEEF et le SPPE (Service de Prévention Protection de l'Enfance)
o Il assure le suivi du traitement de toutes les informations préoccupantes
o Il assure le suivi et la gestion des contrats AED, TISF, SAJ, CJM : rédaction des courriers de RDV, préparation des contrats, et saisie dans IODAS ;
o Il effectue toutes les saisies IODAS, et alimente l'ensemble des échéanciers
o Il réceptionne les informations relatives aux AEMO, les intègre dans IODAS et s'assure de la bonne information aux agents des secteurs ;
o Il gére et organise les réunions et les instances de concertation en lien avec son activité (diffusion des informations, inscriptions, réservations de salles, invitations, diffusion des comptes rendus et relevés de décisions,...)