Assistant Administratif au Conservatoire (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O025230100913994
Publiée le 17/01/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
A 1 heure de Lausanne, 2 heures de Lyon et 3 heures de Paris par le TGV, la Communauté de Communes du Grand Pontarlier, regroupant 10 communes dont la Ville de Pontarlier, bénéficie à la fois d'un cadre de vie agréable dans le département le plus vert de France et d'un grand dynamisme économique, rythmant la vie de ses 28 000 habitants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
56 rue de la république - bp 259, Pontarlier (Doubs)
Poste à pourvoir le
01/04/2023
Date limite de candidature
17/02/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur du Conservatoire à Rayonnement Communal Elie Dupont, qui accueille environ 600 élèves, vous assurez l'accueil et les tâches administratives de l'établissement en binôme.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
* Accueil physique et téléphonique des publics, des usagers et des enseignants
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Etablir des échanges constants avec les enseignants, la direction de l'établissement et les services de la collectivité.
* Planification et suivi
- Gestion des plannings des salles, de l'agenda du Conservatoire, des demandes matérielles pour les manifestations, des présences des élèves et des enseignants ;
- Etablissement et suivi des tableaux de suivis d'activités du service.
* Traitement des dossiers et saisie de documents
- Rédaction de documents administratifs divers ;
- Saisie et suivi des dossiers de scolarité dans les bases de données du progiciel ;
- Edition de la facturation des usagers.
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Gestion de la correspondance interne et externe ;
- Préparation des dossiers d'examens ;
- Edition et gestion des contrats et frais de déplacements des membres de jury ;
- Etablissement de rapports statistiques propres au service.
* Accueil physique et téléphonique des publics, des usagers et des enseignants
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Etablir des échanges constants avec les enseignants, la direction de l'établissement et les services de la collectivité.
* Planification et suivi
- Gestion des plannings des salles, de l'agenda du Conservatoire, des demandes matérielles pour les manifestations, des présences des élèves et des enseignants ;
- Etablissement et suivi des tableaux de suivis d'activités du service.
* Traitement des dossiers et saisie de documents
- Rédaction de documents administratifs divers ;
- Saisie et suivi des dossiers de scolarité dans les bases de données du progiciel ;
- Edition de la facturation des usagers.
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Gestion de la correspondance interne et externe ;
- Préparation des dossiers d'examens ;
- Edition et gestion des contrats et frais de déplacements des membres de jury ;
- Etablissement de rapports statistiques propres au service.
Profils recherchés
Compétences requises et savoir-être :
- Bonne connaissance des procédures et du vocabulaire propres à un établissement d'enseignement artistique ;
- Savoir travailler en équipe, notamment avec les enseignants et la direction du Conservatoire ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de recherche documentaire ;
- Avoir de bonnes connaissances de la gestion de l'information ;
- Maitriser les outils informatiques et savoir s'adapter aux progiciels du service ;
- Avoir le goût et le sens de l'accueil et faire preuve de bonnes qualités relationnelles ;
- Faire preuve de rigueur, d'anticipation et d'organisation ;
- Être ponctuel et disponible.
- Bonne connaissance des procédures et du vocabulaire propres à un établissement d'enseignement artistique ;
- Savoir travailler en équipe, notamment avec les enseignants et la direction du Conservatoire ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de recherche documentaire ;
- Avoir de bonnes connaissances de la gestion de l'information ;
- Maitriser les outils informatiques et savoir s'adapter aux progiciels du service ;
- Avoir le goût et le sens de l'accueil et faire preuve de bonnes qualités relationnelles ;
- Faire preuve de rigueur, d'anticipation et d'organisation ;
- Être ponctuel et disponible.
Contact et modalités de candidature
Contact
rh@grandpontarlier.fr
Informations complémentaires
Conditions :
- Disponibilité pour l'accueil des usagers le samedi matin ;
- Diplôme souhaité : CAP/BEP Métiers administratifs ou Bac Gestion administrative ;
- Recrutement et rémunération sous conditions statutaires (titulaire ou contractuel) ;
- Poste à temps complet à pourvoir dès le 1er avril 2023 ;
- Lieu d'exercice des fonctions : Pontarlier.
Adresser une lettre de motivation manuscrite à :
Monsieur le Maire Direction des Ressources Humaines
56, rue de la République BP 259 25304 PONTARLIER cedex
Courriel : rh@grandpontarlier.fr
- Disponibilité pour l'accueil des usagers le samedi matin ;
- Diplôme souhaité : CAP/BEP Métiers administratifs ou Bac Gestion administrative ;
- Recrutement et rémunération sous conditions statutaires (titulaire ou contractuel) ;
- Poste à temps complet à pourvoir dès le 1er avril 2023 ;
- Lieu d'exercice des fonctions : Pontarlier.
Adresser une lettre de motivation manuscrite à :
Monsieur le Maire Direction des Ressources Humaines
56, rue de la République BP 259 25304 PONTARLIER cedex
Courriel : rh@grandpontarlier.fr
Adresse de l'employeur
VILLE PONTARLIER
>56 rue de la république - bp 259
25304 Pontarlier
>56 rue de la république - bp 259
25304 Pontarlier
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.