Métier à forte technicité : Dans le cadre des missions de PMI, le ou la secrétaire assure la gestion des agréments des assistants maternels et familiaux.

- Accueil physique et téléphonique, réception et réponse aux demandes d'usagers, candidats potentiels à l'agrément ainsi qu'aux assistants maternels et familiaux en activité et aux animateurs des Relais Petite Enfance (RPE).
- Organisation et planification des réunions d'informations pour les candidats à l'agrément assistant maternel.
- Formation, conseil et guidance des (nouveaux) professionnels de PMI, en charge des agréments. Faire fonction de " centre de ressource " professionnel.
- Gestion de l'activité administrative et des dossiers individuels, en s'appuyant notamment sur des outils informatiques spécifiques (logiciel GAAM) + demande en ligne des extraits de casier judiciaire B2).
- Conception, réalisation, suivi et exploitation d'outils et de tableaux de bord concernant l'activité des agréments ASSMAT/ASSFAM sur le Pôle, permettant le pilotage de l'activité et l'équilibre des secteurs et charges de travail.
- Réalisation d'un classement dynamique et chronologique des demandes individuelles afin d'assurer la traçabilité des dossiers et des demandes.
- Veille juridique sur la règlementation des modes d'accueil et du droit du travail lié au métier.

Diplôme souhaité : Secrétaire médico-sociale
Expérience souhaitée : en secrétariat et bureautique - expérience de l'accueil du public en difficulté - maîtrise de WORLD, EXCEL, AIRS,IODAS et logiciel GAAM.
Une connaissance des politiques sociales sera appréciée.

SAVOIR-FAIRE
- Etre en lien avec le secrétariat du siège PMI et le médecin coordinateur.
- Etre disponible, à l'écoute, faire preuve de pédagogie, être en capacité de faire comprendre des informations complexes et des obligations réglementaires.
- Capacité à synthétiser la base réglementaire nécessaire avant d'exercer une activité liée à l'instruction des demandes d'agrément et à leur suivi.
- Capacité à transmettre ces informations réglementaires.
- Etre personne ressource pour toutes questions réglementaires ou être force de conseil pour préparer une démarche d'instruction d'agrément (dans les situations complexes) et en lien avec les responsables.
- Etre en capacité de renseigner avec précision et rapidité l'encadrement sur toutes questions réglementaires ou l'historique/l'état d'un dossier ASSMAT.
- Maitriser les outils informatiques dédiés.
- Capacité à porter une analyse sur une base statistique et à travailler en prospective (sur les charges d'activités).
- Savoir anticiper notamment pour ce qui relève des situations difficiles en alertant le siège PMI.
- Savoir rassembler, compiler et cataloguer les informations, les éléments et toutes traces de la vie d'un dossier et d'une demande.
- Capacité à appréhender le champ du droit du travail, à comprendre les enjeux réglementaires.
- Capacité à suivre l'évolution constante de cette réglementation spécifique.

SAVOIRS
- Maitriser l'environnement réglementaire et du droit du travail des assistantes maternelles.
- Connaitre les procédures, le champ réglementaire spécifique.
- Maitriser les outils nécessaires pour rendre une organisation efficiente (classement, archivage, conservation des informations, gestion des mails).
- Faire preuve de rigueur et de continuité dans l'action.

SAVOIRS -ETRE
- Développer un esprit de service public.
- Faire preuve de capacités d'adaptation dans une équipe importante.
- Développer des relations professionnelles harmonieuses.
- Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve.
- Avoir la capacité de travailler en équipe.