Au sein de la DCRH, sous l'autorité de la responsable du service Qualité de Vie au Travail  l'assistant administratif QVT apporte une aide permanente au service QVT par la réalisation de missions et de tâches d'ordre administratif, financier, et d'accueil. Organisation, traitement et gestion des informations (bibliothèque de documentations et veille sur l'actualité professionnelle et de l'activité).

Activités principales

Accueil et Partenariat

- Accueille, renseigne et oriente les différents interlocuteurs (notamment les agents, services, organismes, en lien avec les thématiques du service) sur place ou par téléphone.
- Analyse les demandes, identifie les besoins, apporte une réponse adaptée et/ou donne les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité, et fait le relais auprès des différents membres du service, de la direction, voire des élus.
- Assure le suivi des relations avec les tiers : associations, administrations, directions, services, agents, divers partenaires extérieurs, etc...

Soutien à l'organisation logistique et technique du service

-Gère les stocks et l'approvisionnement en matériel divers et/ou fournitures de bureau.
- Assure la gestion du photocopieur : suivi de la maintenance, approvisionnement en fournitures (papier, cartouches d'encre), relevé périodique du compte
- Centralise les demandes informatiques (dépannages, demandes nouvelles d'équipements).
- Gère les demandes d'intervention et le suivi des dossiers transversaux avec les directions
- Gère les plannings des agents du service (congés, absences...).
- Assure la mise en place de l'organisation de réunions (disponibilité et occupation des salles de réunion, réservation, préparation et mise en place du matériel dont matériel informatique et de projection etc....).

Gestion administrative

-Gère les courriers " arrivée/départ " : collecte, ouverture, tri, distribution et suivi des parapheurs.
-Réalise et met en forme des documents de formes et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage : courriers, courriers électroniques, arrêtés, délibérations, comptes-rendus de réunions, tableaux de bord d'activité, états à des fins statistiques, plannings, documents relatifs aux marchés publics décisions du Maire, cahiers des charges, analyses d'offres, rapports, décisions, mises au point des actes d'engagement...), divers guides ou brochures d'information,
documents de travail, etc...
- Planifie des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances, rédige et adresse les convocations.
- Assure la préparation administrative de réunions et en suit la logistique (réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents...).
- Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère des supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents.
- Centralise et gère les heures de travail des agents du service.
- Gère, traite et suit divers dossiers et documents relevant de son domaine de compétences et réalise et met en forme les contrats, les délibérations, les arrêtés, les convocations, les subventions, les courriers ou encore les notes aux services ...
- Peut être amené à élaborer et à assurer le suivi de marchés jusqu'à la clôture : procédures de passation, exécution, révision de prix...
- Réalise des statistiques.
- Elabore des indicateurs de gestion et des tableaux de bord.
- Assure une veille réglementaire sur les thématiques du service (suivi des évolutions réglementaires, juridiques et administratives), réalise des études (thématiques ou autres) et veille à l'application des règles.
- Apporte appui et conseils aux agents du service.

Missions comptables / financières

- Etablit des bons de commande.
- Traite, coordonne et suit : les recettes, subventions, dépenses, mandatements...
- Saisit, met en forme et vérifie des données d'ordre comptable et financier.
- Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d'alerte.
- Suit divers budgets (Ville et Agglo).
- Gère et paye les factures relevant du domaine du service.
- Participe à la préparation et à l'élaboration des budgets et assure le suivi de l'exécution, le contrôle et la clôture.

Autres activités, le cas échéant

- Par délégation assure de manière autonome la gestion et le suivi de dossiers spécifiques (projets du service, dossiers en lien avec la commission de réforme, le comité médical, recouvrement de frais, ....) : entre autre relais entre les différents interlocuteurs, mise à jour, saisie informatique, synthèse, force de propositions.
- Contribue à l'élaboration et à la réalisation des actions.
- Réalise la prospection et la collecte d'informations.

Techniques mises en œuvre :

- Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique,
- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage...
- Techniques liées au secrétariat : prise de note, mailing...
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Techniques et capacités rédactionnelles,
- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques (Word, Excel, Power Point, Acropolis, ...),
- Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet,
- Connaissance des principales règles comptables, et des principes de gestion du budget et de la comptabilité publique,
- Connaissances du cadre réglementaire de son domaine d'intervention et de l'environnement juridique des collectivités territoriales,
- Connaissances des notions réglementaires et techniques dans l'activité du service et de l'environnement du poste : services, directions et leur organisation ainsi que différents interlocuteurs et partenaires extérieurs,
- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la santé (congés maladie, accident de service, etc...).


Savoir-faire et savoir être :

- Autonomie, planification et organisation de son travail,
- Analyse, résolution de problèmes, et prise de décision,
- Respect des moyens matériels et application des règles de sécurité au travail,
- Compréhension des besoins exprimés et recherche de conformité du résultat par rapport à la demande,
- Travail en équipe, suppléance
- Adaptation ou amélioration des méthodes de travail,
- Délégation et adaptation aux imprévus,
- Transmission et partage d'informations,
- Discrétion, devoir de réserve, confidentialité,
- Ponctualité et assiduité,
- Aisance relationnelle,
- Sens, qualité d'écoute et gestion des conflits,
- Partenariat inter-services et externe.