Une ou un assistant administratif
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O029210600338701
Publiée le 30/06/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
24 rue Coat Ar Guéven - CS73826, Brest (Finistère)
Poste à pourvoir le
01/09/2021
Date limite de candidature
30/07/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Brest métropole recrute pour sa direction du Développement économique et international selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude
ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap
Les candidatures ne remplissant pas ces conditions ne seront pas traitées
Sous l'autorité du responsable de service :
Mission(s) principale(s) :
Assurer le secrétariat et gestion administrative du service Relations Internationales
Assistance logistique des missions à l'étranger, accueils de délégations ou d'évènements
Motif de recrutement : mobilité interne au sein de la collectivité
ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap
Les candidatures ne remplissant pas ces conditions ne seront pas traitées
Sous l'autorité du responsable de service :
Mission(s) principale(s) :
Assurer le secrétariat et gestion administrative du service Relations Internationales
Assistance logistique des missions à l'étranger, accueils de délégations ou d'évènements
Motif de recrutement : mobilité interne au sein de la collectivité
Missions / conditions d'exercice
Activités :
Assistance administrative :
Assurer l'accueil téléphonique et physique lié au fonctionnement du service et ponctuellement, de la direction en coordination avec les autres assistantes. Ponctuellement, assurer l'accueil de la Maison de l'International.
Assurer le secrétariat du service : courriers départ et arrivée du service. Travaux de bureautique, classement, archivage.
Gérer l'agenda du responsable et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
Assurer la gestion administrative des demandes de subventions en lien avec les chargé(e)s de projets et le SAG,
Suivi, mise à jour et partage des documents de pilotage du service : tableaux de bord d'activités, listing des associations et partenaires, alimenter le CRM
Assurer le lien avec le SAG notamment pour le suivi des factures, l'enregistrement et le suivi des délibérations et subventions
Assistance événementielle :
Assurer une assistance logistique aux missions à l'étranger, accueils de délégations ou évènements organisés par le service, en lien avec les chargés de projet ou de missions
Présence ponctuelle sur certains événements en soutien au(x) chargé(e)s de mission ou de projets
Aide à la planification de la diffusion des documents
Gestion et suivi de commande : lien direct avec certains prestataires (restaurateurs, agences de voyages, hôteliers, interprètes)
Régisseur du service
Assistance administrative :
Assurer l'accueil téléphonique et physique lié au fonctionnement du service et ponctuellement, de la direction en coordination avec les autres assistantes. Ponctuellement, assurer l'accueil de la Maison de l'International.
Assurer le secrétariat du service : courriers départ et arrivée du service. Travaux de bureautique, classement, archivage.
Gérer l'agenda du responsable et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
Assurer la gestion administrative des demandes de subventions en lien avec les chargé(e)s de projets et le SAG,
Suivi, mise à jour et partage des documents de pilotage du service : tableaux de bord d'activités, listing des associations et partenaires, alimenter le CRM
Assurer le lien avec le SAG notamment pour le suivi des factures, l'enregistrement et le suivi des délibérations et subventions
Assistance événementielle :
Assurer une assistance logistique aux missions à l'étranger, accueils de délégations ou évènements organisés par le service, en lien avec les chargés de projet ou de missions
Présence ponctuelle sur certains événements en soutien au(x) chargé(e)s de mission ou de projets
Aide à la planification de la diffusion des documents
Gestion et suivi de commande : lien direct avec certains prestataires (restaurateurs, agences de voyages, hôteliers, interprètes)
Régisseur du service
Profils recherchés
Compétences requises
Connaissances générales (savoir)
Connaissance générale de l'organisation de la métropole
Méthodologie du secrétariat et des procédures et circuits internes et externes
Compétences pratiques (savoir-faire)
Maîtrise des outils bureautiques (Mise en forme, traitement de texte, tableur)
Orientation efficace du public et des partenaires
Savoir prioriser et faire face aux échéances
Permis de conduire B
Maîtrise de l'anglais
Qualités professionnelles (savoir-être)
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte
Sens de l'accueil
Curiosité
Discrétion
Dynamique
Rigueur
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Rattachement hiérarchique : Responsable du service
Relations internes : Autres services de la direction, services de Brest métropole et de la Ville de Brest
Relations externes : Acteurs locaux du développement économique : S.E.M, prestataires de services, entreprises, C.C.I et établissements d'enseignement supérieur et de recherche, partenaires...
Conditions et modalités d'exercice :
Lieu de travail : Hôtel de métropole
Temps et horaires de travail, ATT : Temps plein 100% - Cycle aménagé sur 3 semaines (105 h / 14 j)
Moyens matériels du poste : Bureau, ordinateur, téléphone fixe
Contraintes particulières :
Disponibilité pour assurer des permanences lors de manifestations du service (accueils délégations à Brest Evénements grand public ...).
Travail exceptionnel en dehors des horaires classiques de la semaine (soirées, week-end...)
Profil souhaité :
Formation secrétariat de direction ou en administration publique
Tourisme
Connaissances générales (savoir)
Connaissance générale de l'organisation de la métropole
Méthodologie du secrétariat et des procédures et circuits internes et externes
Compétences pratiques (savoir-faire)
Maîtrise des outils bureautiques (Mise en forme, traitement de texte, tableur)
Orientation efficace du public et des partenaires
Savoir prioriser et faire face aux échéances
Permis de conduire B
Maîtrise de l'anglais
Qualités professionnelles (savoir-être)
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte
Sens de l'accueil
Curiosité
Discrétion
Dynamique
Rigueur
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Rattachement hiérarchique : Responsable du service
Relations internes : Autres services de la direction, services de Brest métropole et de la Ville de Brest
Relations externes : Acteurs locaux du développement économique : S.E.M, prestataires de services, entreprises, C.C.I et établissements d'enseignement supérieur et de recherche, partenaires...
Conditions et modalités d'exercice :
Lieu de travail : Hôtel de métropole
Temps et horaires de travail, ATT : Temps plein 100% - Cycle aménagé sur 3 semaines (105 h / 14 j)
Moyens matériels du poste : Bureau, ordinateur, téléphone fixe
Contraintes particulières :
Disponibilité pour assurer des permanences lors de manifestations du service (accueils délégations à Brest Evénements grand public ...).
Travail exceptionnel en dehors des horaires classiques de la semaine (soirées, week-end...)
Profil souhaité :
Formation secrétariat de direction ou en administration publique
Tourisme
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Contact :
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de : Julie Nuyts, Responsable Relations Internationales Tél : 02.98.33.52.50
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA - Tél : 02.98.33.57.74 unité Recrutements-Remplacements à la DRH.
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de : Julie Nuyts, Responsable Relations Internationales Tél : 02.98.33.52.50
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA - Tél : 02.98.33.57.74 unité Recrutements-Remplacements à la DRH.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.