Coordonnateur.trice du pool secrétariat et huisserie

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Offre n° O031210600310115
Publiée le 01/06/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA HAUTE-GARONNE
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE
31090 TOULOUSE
Lieu de travail
TOULOUSE CEDEX 9
Poste à pourvoir le
01/08/2021
Date limite de candidature
29/06/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Garantir et assurer une aide administrative et logistique aux cadres de la direction afin de faciliter la gestion de leur activité.
Accompagner les agents et agentes du pool secrétariat-huisserie dans l'accomplissement de leurs tâches auprès de la direction et des services.
Assurer l'encadrement et la coordination de l'activité des agents et agentes du pool.
Veiller à la continuité de service.
Missions / conditions d'exercice
Coordination du pool secrétariat-huisserie :
- Organiser et coordonner l'activité des agents et agentes
- Garantir la continuité de service
- Contrôler et évaluer le service rendu
- Conduire les entretiens professionnels annuels
- Participer aux réunions de direction

Secrétariat transversal de la direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Planifier et suivre les agendas de la direction et des cadres des services
- Organiser et planifier les réunions, les rendez-vous, les réservations de salles, les déplacements pour les services de la direction
- Superviser la gestion du courrier : trier, enregistrer, transmettre le courrier aux bons interlocuteurs afin qu'il soit traité en toute réactivité
- Identifier les courriers non courants, en adresser la copie aux différents services concernés avant d'en réaliser la distribution
- Traiter et diffuser les informations relatives à la direction
- Procéder à l'organisation matérielle de différents dossiers (recherche d'informations, copies, etc.) et au suivi de certains de ces dossiers
- Réaliser tous types de travaux bureautiques : courriers, notes, mail, convocations, scans, photocopies, contrôle de listes...
- Prendre des notes et rédiger les compte-rendu des réunions nécessitant un secrétariat
- Gérer, suivre et saisir sur OCTIME et GREV'TIME
- Veiller, relancer et récupérer les éléments auprès des gestionnaires, saisir et clôturer les courriers et commentaires de réponses sur POST-OFFICE WEB
- Instance du Comité médical : diffuser la liste des dossiers d'agents examinés avant la séance puis enregistrer et diffuser les PV reçus après la séance aux gestionnaires concernés par ces dossiers
- Instance de la Commission de Réforme : avant la séance, diffuser la liste des dossiers d'agents examinés, préparer et envoyer les fonds de dossiers aux représentants du personnel et élus présents en séance puis enregistrer et diffuser les PV reçus après la séance aux gestionnaires concernés par ces dossiers.

SECONDAIRES :
Assurer les tâches quotidiennes de secrétariat pour deux services de la direction.
Profils recherchés
SAVOIRS:
Maîtrise des techniques d'organisation et de planification
Connaissance des procédures et règlementation relatives aux domaines traités
Connaissance des méthodes et outils de management
Connaissance des techniques de communication, de médiation et de gestion des conflits
Maîtrise du formalisme des documents administratifs courants
Notions de l'environnement professionnel du domaine traité


SAVOIRS FAIRE OPERATIONNELS:
Faire appliquer la règlementation, les normes et les procédures de son champ d'intervention
Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire
Piloter, animer et mobiliser une équipe
Superviser, contrôler et évaluer les activités de l'entité encadrée
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique

Contact

Lien de candidature

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.