Assistant(e) administratif(ve)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033230200952371
Publiée le 22/02/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie de Talence (Gironde)
Poste à pourvoir le
17/04/2023
Date limite de candidature
24/03/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Ville universitaire, culturelle et sportive, Talence est la quatrième ville de l'agglomération Bordelaise, elle conjugue ses talents avec passion, déclinant la qualité de vie sous toutes ses formes avec ses commerces, ses jardins, ses associations, ses groupes scolaires et ses événements culturels.
Pour favoriser l'accès à la culture de tous les publics, la ville de Talence dispose de médiathèques qui forment un réseau de 3 structures : La médiathèque de Thouars, la médiathèque Gérard Castagnéra et la bibliothèque du Square Fehlmann (soit 26 agents, 130 000 documents et 260 000 prêts annuels). La diversité des collections, l'étendue des heures d'ouverture, la variété des ateliers, actions et animations proposées permettent de répondre aux demandes et aux attentes sur l'ensemble du territoire de la ville.
Pour accueillir et renseigner au mieux petits et grands au sein de la médiathèque Gérard Castagnéra, la ville de Talence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve).
Pour favoriser l'accès à la culture de tous les publics, la ville de Talence dispose de médiathèques qui forment un réseau de 3 structures : La médiathèque de Thouars, la médiathèque Gérard Castagnéra et la bibliothèque du Square Fehlmann (soit 26 agents, 130 000 documents et 260 000 prêts annuels). La diversité des collections, l'étendue des heures d'ouverture, la variété des ateliers, actions et animations proposées permettent de répondre aux demandes et aux attentes sur l'ensemble du territoire de la ville.
Pour accueillir et renseigner au mieux petits et grands au sein de la médiathèque Gérard Castagnéra, la ville de Talence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve).
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueillir physiquement et téléphoniquement les publics :
- Recevoir et orienter les demandes (collègues, usagers, fournisseurs, partenaires...) et au besoin rendre compte
- Répondre aux appels téléphoniques, gérer les courriels et courriers imprimés
Budget (fonctionnement et investissement) :
- Suivre, vérifier et valider le budget des médiathèques
- Saisir et mettre en forme des documents électroniques dédiés à la gestion budgétaire des Médiathèques
Suivi de dossiers en tant que référente :
- Entretien de la Médiathèque (lien avec l'entreprise titulaire du marché, contrôles qualité, signalements, comptes-rendus de réunion...)
- Gérer les fournitures (commandes et gestion de stock)
- Suivi du bâtiment (signaler dysfonctionnements, suivre les interventions...)
Documents et suivi divers
- Suivi administratif (absences, heures supplémentaires, stagiaires, animations etc...)
- Prendre et rédiger des notes, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, notes, documents de communication, plannings), les reproduire et les diffuser
Gestion de l'information, classement et archivage des documents
- Trier, vérifier et archiver des dossiers.
- Affichage, envoi en mailing,
- Saisie des animations sur Internet via les Portails BDP et Métropole de Bordeaux
MISSIONS ANNEXES :
- Effectuer des plages d'accueil dans les Médiathèques (dans le hall ou dans les secteurs)
- Participation à la mise en place d'animation (installation/désinstallation de salles)
- Participer à des groupes de travail transversaux
SPÉCIFICITÉS :
- Travail du mardi au samedi (1 samedi sur 2)
- Port de charges
Accueillir physiquement et téléphoniquement les publics :
- Recevoir et orienter les demandes (collègues, usagers, fournisseurs, partenaires...) et au besoin rendre compte
- Répondre aux appels téléphoniques, gérer les courriels et courriers imprimés
Budget (fonctionnement et investissement) :
- Suivre, vérifier et valider le budget des médiathèques
- Saisir et mettre en forme des documents électroniques dédiés à la gestion budgétaire des Médiathèques
Suivi de dossiers en tant que référente :
- Entretien de la Médiathèque (lien avec l'entreprise titulaire du marché, contrôles qualité, signalements, comptes-rendus de réunion...)
- Gérer les fournitures (commandes et gestion de stock)
- Suivi du bâtiment (signaler dysfonctionnements, suivre les interventions...)
Documents et suivi divers
- Suivi administratif (absences, heures supplémentaires, stagiaires, animations etc...)
- Prendre et rédiger des notes, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, notes, documents de communication, plannings), les reproduire et les diffuser
Gestion de l'information, classement et archivage des documents
- Trier, vérifier et archiver des dossiers.
- Affichage, envoi en mailing,
- Saisie des animations sur Internet via les Portails BDP et Métropole de Bordeaux
MISSIONS ANNEXES :
- Effectuer des plages d'accueil dans les Médiathèques (dans le hall ou dans les secteurs)
- Participation à la mise en place d'animation (installation/désinstallation de salles)
- Participer à des groupes de travail transversaux
SPÉCIFICITÉS :
- Travail du mardi au samedi (1 samedi sur 2)
- Port de charges
Profils recherchés
Vous devez être titulaire d'un Baccalauréat et/ou Baccalauréat Pro Gestion-administration et du permis B. Être diplômé d'un BTS support à l'action managérial ou DUT GEA serait un plus.
Vous devrez avoir des connaissances théoriques suivantes :
- Connaitre le cadre de fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale
- Connaître le fonctionnement des bibliothèques et leurs missions
- Connaître les règles de base de la gestion administrative et budgétaire
- Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître les techniques de base de communication écrite et orale
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique
Votre rigueur vous permettra d'appliquer les procédures inhérentes au service et à la collectivité mais aussi d'adopter un comportement conforme aux règles du service public et véhiculer une image professionnelle de qualité (courtoisie, respect, confidentialité...). Votre polyvalence et votre adaptabilité vous seront utiles pour mener à bien les différentes missions confiées. Votre aisance relationnelle sera un atout dans l'accueil du public et pour le travail en équipe.
Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires de catégorie C ou contractuels, en CDD d'un an renouvelable à temps complet.
Les avantages + :
- Complément Individuel Annuel (Intégrant le présentéisme)
- Compte épargne temps monétisable
- RTT
- Comité des uvres Sociales
- Participation mutuelle et transports
- Forfait mobilité durable
Votre profil et ce poste sont en adéquation, rejoignez-nous dans cette aventure en intégrant une équipe dynamique et bienveillante au sein d'une structure à taille humaine.
Vous devrez avoir des connaissances théoriques suivantes :
- Connaitre le cadre de fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale
- Connaître le fonctionnement des bibliothèques et leurs missions
- Connaître les règles de base de la gestion administrative et budgétaire
- Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître les techniques de base de communication écrite et orale
- Maîtriser l'utilisation des logiciels de bureautique
Votre rigueur vous permettra d'appliquer les procédures inhérentes au service et à la collectivité mais aussi d'adopter un comportement conforme aux règles du service public et véhiculer une image professionnelle de qualité (courtoisie, respect, confidentialité...). Votre polyvalence et votre adaptabilité vous seront utiles pour mener à bien les différentes missions confiées. Votre aisance relationnelle sera un atout dans l'accueil du public et pour le travail en équipe.
Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires de catégorie C ou contractuels, en CDD d'un an renouvelable à temps complet.
Les avantages + :
- Complément Individuel Annuel (Intégrant le présentéisme)
- Compte épargne temps monétisable
- RTT
- Comité des uvres Sociales
- Participation mutuelle et transports
- Forfait mobilité durable
Votre profil et ce poste sont en adéquation, rejoignez-nous dans cette aventure en intégrant une équipe dynamique et bienveillante au sein d'une structure à taille humaine.
Contact et modalités de candidature
Contact
0556847854
Informations complémentaires
Les candidatures seront étudiées après le 24/03/23. Les candidats retenus seront conviés à un entretien dans un délai de 2 à 3 semaines.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE TALENCE
>Rue professeur arnozan
33400 Talence
>Rue professeur arnozan
33400 Talence
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.