1 Assistant administratif (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034211200472394
Publiée le 02/12/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MONTPELLIER
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
31/01/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Il apporte une aide permanente au Maire, en termes d'organisation personnelle, de relais d'information, de coordination, d'accueil et de suivi de dossiers afin de faciliter sa vie professionnelle.
Il assure l'interface entre les directions, partenaires extérieurs, élus, usagers et travaille en étroite collaboration avec les assistants de direction générale de l'ensemble des directions.
Il assure l'interface entre les directions, partenaires extérieurs, élus, usagers et travaille en étroite collaboration avec les assistants de direction générale de l'ensemble des directions.
Missions / conditions d'exercice
PRINCIPALES ACTIVITES
Traiter les courriers
* Réceptionner et pré-trier les courriers, notes, mails et fax (invitations, demandes de la Direction des Ressources Humaines, demandes diverses) et les soumettre à la lecture du Maire, Directeur de Cabinet ou Chef de Cabinet
* Ventiler auprès des destinataires les courriers annotés par le Maire
* Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, mails, rapports...)
* Contrôler tout courrier, tout parapheur des directions avant présentation à la signature du Maire
Organiser des réunions et l'accueil physique et téléphonique
* Assurer la tenue des agendas papier et électronique en interface avec la Direction Générale des Services mutualisée
* Préparer et organiser les réunions de travail : convocations, préparation de dossiers préalables, réservation de salles
* Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur
* Rédiger des notes, recueillir des éléments d'information pour réunions
* Organiser les déplacements, suivre les frais de déplacements
* Prévoir une commande de plateaux-repas ou de réservation restaurant
Contribuer au suivi de dossiers
* En interface avec la Direction Générale des Services mutualisée et/ou tout autre interlocuteur institutionnel ou privé, établir le contact pour travailler sur un projet
* Transmettre tout document susceptible d'intéresser l'interlocuteur concerné
* Assurer la logistique organisationnelle
* Contrôler les signatures des documents par toutes les parties
* Centraliser tout élément nécessaire au bon fonctionnement
* Classer et archiver les documents
Assurer l'interface avec les élus concernant la représentation du Maire
* Transmettre la fiche interne ou externe des manifestations aux élus le cas échéant, selon présence établie
* Prévenir les acteurs de l'événementiel de la présence de l'élu
* Centraliser et ventiler tout élément d'information nécessaire au bon fonctionnement
Traiter les courriers
* Réceptionner et pré-trier les courriers, notes, mails et fax (invitations, demandes de la Direction des Ressources Humaines, demandes diverses) et les soumettre à la lecture du Maire, Directeur de Cabinet ou Chef de Cabinet
* Ventiler auprès des destinataires les courriers annotés par le Maire
* Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, mails, rapports...)
* Contrôler tout courrier, tout parapheur des directions avant présentation à la signature du Maire
Organiser des réunions et l'accueil physique et téléphonique
* Assurer la tenue des agendas papier et électronique en interface avec la Direction Générale des Services mutualisée
* Préparer et organiser les réunions de travail : convocations, préparation de dossiers préalables, réservation de salles
* Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur
* Rédiger des notes, recueillir des éléments d'information pour réunions
* Organiser les déplacements, suivre les frais de déplacements
* Prévoir une commande de plateaux-repas ou de réservation restaurant
Contribuer au suivi de dossiers
* En interface avec la Direction Générale des Services mutualisée et/ou tout autre interlocuteur institutionnel ou privé, établir le contact pour travailler sur un projet
* Transmettre tout document susceptible d'intéresser l'interlocuteur concerné
* Assurer la logistique organisationnelle
* Contrôler les signatures des documents par toutes les parties
* Centraliser tout élément nécessaire au bon fonctionnement
* Classer et archiver les documents
Assurer l'interface avec les élus concernant la représentation du Maire
* Transmettre la fiche interne ou externe des manifestations aux élus le cas échéant, selon présence établie
* Prévenir les acteurs de l'événementiel de la présence de l'élu
* Centraliser et ventiler tout élément d'information nécessaire au bon fonctionnement
Profils recherchés
SAVOIR-ÊTRE (comportements, qualités professionnelles attendues) :
Capacité à travailler en équipe et en transversalité, sens de l'initiative, forte réactivité, rigueur et organisation, qualités relationnelles, discrétion, confidentialité, disponibilité, ponctualité
SAVOIRS
Procédures et circuits hiérarchiques de la collectivité
Compétences de la collectivité, des instituions externes, des interlocuteurs et des orientations politiques
Techniques rédactionnelles, de synthèse et de l'orthographe
SAVOIRS-FAIRE
Utiliser l'outil bureautique et informatique
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des documents et courriers
Gérer les priorités
Rendre compte à sa hiérarchie
Veiller au respect des délais et procédures
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Capacité à travailler en équipe et en transversalité, sens de l'initiative, forte réactivité, rigueur et organisation, qualités relationnelles, discrétion, confidentialité, disponibilité, ponctualité
SAVOIRS
Procédures et circuits hiérarchiques de la collectivité
Compétences de la collectivité, des instituions externes, des interlocuteurs et des orientations politiques
Techniques rédactionnelles, de synthèse et de l'orthographe
SAVOIRS-FAIRE
Utiliser l'outil bureautique et informatique
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des documents et courriers
Gérer les priorités
Rendre compte à sa hiérarchie
Veiller au respect des délais et procédures
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Contact
Informations complémentaires
Aurélie DARFEUILLE TP 2021 25
04 48 18 32 53
04 48 18 32 53
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.