Au sein de la Ville de Montpellier, le service Etat civil est composé d'une équipe de 35 personnes. Il intervient tout au long de la vie des usagers de leur naissance à leur décès.
Afin de faire face aux évolutions réglementaires complexes en matière d'état civil depuis quelques années, le service recherche un nouveau collaborateur officier d'état civil.
C'est un service dynamique, certifié Qualivilles. Le service état civil de la Ville de Montpellier effectue plus de 40 000 prestations par an, près de 1000 mariages et 9300 naissances chaque année.Expérience dans un service Etat-Civil souhaitée.

MISSIONS :

L'agent instruit et constitue les actes d'Etat-Civil. Il assure la tenue administrative des registres dans le respect de la règlementation. Il assure également l'accueil téléphonique et physique du public. Il assure les cérémonies de mariage.

Assurer l'accueil physique et téléphonique :

* Recevoir, filtrer, traiter et orienter les appels téléphoniques ;
* Accueillir et renseigner les usagers sur le service état-civil ;
* Expliquer les modalités et les procédures, et les règlementations liées à l'état-civil.
* Gestion des demandes effectuées par courrier par les administrés, administrations et tout autre professionnel du droit.

Instruire les dossiers d'état-civil :

* Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil (naissances, reconnaissances, mariages, changements de noms etc...) ;
* Apprécier la demande au regard des différents documents ;
* Contrôler l'authenticité des documents fournis ;
* Etablir les différents actes d'état-civil dans le respect de la règlementation ;

Établir les dossiers de mariage :

* Instruire les dossiers de mariage ; Participer aux auditions
* Effectuer le suivi administratif, et célébrer les cérémonies de mariage et de parrainages civils avec les élus ;
* Etablir, à partir des dossiers de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage ;
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille, rédigés dans le respect de la règlementation ;
* Inscrire le mariage dans le registre ;

Assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil :

* Délivrer sur demande les actes d'état-civil ;
* Délivrer les actes sur la plateforme COMEDEC : indexation et signature ;
* Contrôler le droit à l'acte des mandats ;
* Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés ;
* Rédiger les mentions et les courriers ;
* Remplir et délivrer les livrets de famille dans le respect de la règlementation en vigueur ;
* Apposer les mentions avec rigueur et analyse dans les registres d'état-civil ;

Eléments spécifiques : Officier d'état civil par délégation du Maire sous le contrôle et la surveillance du Procureur de la République ; Travail en bureau et en guichet d'accueil ; Port de charges supérieures à 5 kg ; Déplacements en semaine pour la célébration de mariages à Grammont, et dans les trois maternités ; Travail le samedi (célébrations de mariage) ; Accueil du public jusqu'à 19h le jeudi ; Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes ; Grande disponibilité vis-à-vis du public ; Risques de tensions avec le public ; Garant de la bonne image de la collectivité.

SAVOIRS : Connaissances juridiques ; Informations générales et règlementation relatives à l'état-civil ;. Connaissance de l'Instruction Générale de l'État Civil (IGREC) Procédures relatives à la délivrance des actes d'état-civil et aux mariages ; Progiciel de gestion de l'état-civil (OPUS); Techniques rédactionnelles ; Tenue des registres ; Démarche qualité (Qualivilles) ; Connaissance de COMEDEC.

SAVOIR FAIRE : Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ; Accueil du public ; Réguler les conflits ; Identifier et gérer une demande et son degré d'urgence.

SAVOIR-ETRE : Fortes qualités rédactionnelles ; Rigueur et organisation ; Réactivité ; Capacité à travailler en équipe et en transversalité ; Gestion du stress ; Capacité à l'assimilation et à la mémorisation d'informations ; Autonomie et disponibilité. Discrétion professionnelle.