Officier ou officière d'état civil

Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Instruit et constitue les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Assure l'accueil physique et téléphonique du public

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe)

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Commune
  • Généralement rattaché aux services de l'état civil ou de la population
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
    • Préparation des mariages
    • Accueil et renseignement du public
    • Délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
    • Appréciation du certificat médical en cas de décès
    • Établissement des dossiers de mariage
    • Formation des officières et officiers d'état civil
    • Tenue administrative des registres d'état civil
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Information générale relative à l'état civil (IGREC)
  • Techniques d'accueil et de régulation
  • Conventions internationales sur la délivrance des actes
  • Techniques d'écoute
  • Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
  • Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
  • Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
  • Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
  • Progiciel de gestion de l'état civil
  • Notions de généalogie
  • Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
  • Procédures relatives aux formalités administratives
  • Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
  • Droit des étrangers résidant sur le territoire
  • Tenue des registres
  • Tribunaux (TI, TGI)
  • Techniques rédactionnelles administratives
  • Logiciels dédiés
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau et guichet d'accueil ; seul dans les petites communes
  • Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur ou de la procureure en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis)
  • Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)
  • Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits ; devoir de confidentialité
Spécialisations :
  • En fonction de la taille de la collectivité et de la présence sur le territoire de maternité ou établissement d'accueil pour personnes âgées ; livret de famille, numérisation, mentions
Relations fonctionnelles :
  • Contacts directs avec le public
  • Travail en équipe avec d'autres officières et officiers d'état civil
  • Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques, sociaux (aide sociale à l'enfance)
  • Collaboration avec la préfecture, le procureur et le parquet civil
  • Relations avec le ministère de la Justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
  • Contrôle de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés)
  • Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
  • Travail en réseau avec les officières et officiers d'état civil d'autres communes
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Obligation d'information des usagers sur les évolutions réglementaires
    • Nouvelles législations spécialisées
  • Évolutions socio-économiques
    • Évolution du motif de la demande sociale
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Développement de l'e-administration

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