La Ville de Déols, 7 665 habitants, recrute son responsable du secrétariat du maire et de l'administration générale, à temps complet, et placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services.

Ce poste a pour objectif de moderniser le fonctionnement de l'administration générale de la ville de Déols, en assurant le secrétariat de Madame le Maire ainsi que l'organisation des conseils municipaux et des commissions municipales, la gestion des actes administratifs, le conseil juridique, l'organisation du suivi du courrier.
Ce recrutement est une continuation du processus de modernisation de la ville de Déols, l'agent devra aider les services opérationnels de la ville à s'approprier les procédures administratives et à effectuer les tâches administratives quotidiennes.

Sous l'autorité de Madame le Maire et du DGS, vous exercez les missions principales suivantes :

1. Gérer le secrétariat de Madame le Maire :
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de Madame le Maire, des adjoints et des conseillers délégués.
* Assurer la rédaction des courriers, de notes, établis par le Maire, les adjoints et le Directeur Général des Services.
* Assurer et faciliter la communication interne entre Madame le Maire, les différents services et les élus.
* Organiser et optimiser : les agendas, la planification des réunions, la préparation et le suivi des dossiers de Madame le Maire.
* Organiser les repas de travail et les déplacements de Madame le Maire.
* Classer les sollicitations en identifiant les sujets sensibles et prioritaires.
* Suivre et contrôler les parapheurs et les circuits de validation.
* Alerter et identifier les sujets sensibles et les priorités.

2. Organiser l'ensemble des travaux de l'assemblée délibérante dans l'intégralité du processus (conseils municipaux et commissions municipales)
* Organiser sur l'année un calendrier général et un rétroplanning de travail à transmettre aux directions et aux élus (conseils municipaux et commissions municipales).
* Assurer la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes directions.

Préparer les séances du conseil municipal :
* Avant le conseil : première relecture des projets de rapports remis par les directions, envoi dans les délais réglementaires de la convocation, de l'ordre du jour, des rapports et annexes, envoi des rapports et annexes aux élus rapporteurs, transmission aux élus et à l'administration, affichages réglementaires, mise en forme et préparation du dossier du conseil municipal et création du dossier pour Madame le Maire et le DGS.
* Préparer la salle du conseil municipal et mettre à jour la liste des présents et absents ainsi que les pouvoirs.
* Après le conseil : Formaliser et télétransmettre les délibérations, archiver les délibérations et tenir le registre des délibérations, formaliser, afficher et diffuser la liste des délibérations, rédiger et diffuser le procès-verbal de séance.

Préparer les séances des commissions municipales :
* Formaliser les convocations et l'ordre du jour pour validation par le Directeur général des Services, envoi dans les délais, mise à jour de la liste des présents et absents.
* Organiser les différentes commissions (commission communale des impôts directs (CCID), ...).
* Mettre à jour le calendrier des instances et, plus généralement, garantir la tenue des délais d'envoi et la diffusion des différents documents.

3. Gérer l'ensemble des actes administratifs
* Première relecture des projets d'arrêtés et décisions transmis par les directions.
* Centralisation des projets de décisions et d'arrêtés préparés par les directions en vue d'une validation par le Directeur Général des Services.
* Assurer la télétransmission au contrôle de légalité, l'archivage et la tenue des registres.
* Assurer le suivi et archiver les diverses conventions.

4. Gérer le courrier papier et les courriels
* Organiser l'affectation du courrier papier et des courriels (boîte Mairie).
* Selon l'urgence identifiée et le respect des délais réglementaires, suivi et alerte le cas échéant du Directeur général des Services et des directions concernées sur la nécessité d'une réponse.
* Référent(e) sur le suivi du courrier.
* Participer aux améliorations de la procédure courrier.

Titulaire d'un niveau BAC, BAC+2, vous bénéficiez d'une expérience significative sur un poste équivalent.
Le poste est à pourvoir à temps complet.
Avantages liés au poste : RIFSEEP, RTT, CET et CNAS.

Vous disposez des savoir-faire et savoir-être suivants :
* Connaissances du fonctionnement des collectivités et des conseils municipaux indispensables.
* Connaissances de l'environnement et des partenaires institutionnels.
* Connaissances juridiques liées à la fonction publique territoriale.
* Qualités rédactionnelles confirmées.
* Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
* Faire preuve de capacité d'analyse et synthèse.
* Savoir gérer les priorités et les urgences.
* Savoir travailler de manière autonome et prendre des initiatives.
* Savoir s'adapter à la diversité des interlocuteurs.
* Prise de recul dans les situations de stress.
* Disponibilité notamment à l'approche des conseils municipaux (6 à 7 par an).
* Discrétion et fiabilité.