Responsable des affaires générales

Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Fonctions : Assiste et conseille la direction générale de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d'actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et/ou les élues et élus. Apporte aux élues et élus des arguments stratégiques d'aide à la décision

Autres appellations :

Directeur ou directrice des affaires générales
Responsable du secrétariat général
Responsable du service des assemblées
Responsable des affaires générales et des moyens

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :

Attachées et attachés territoriaux (catégorie A , filière Administrative)
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (catégorie B , filière Administrative)

Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :

Commune (plus de 3 500 habitants), département, région, structure intercommunale
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Généralement rattaché à la direction générale des services

Activités

techniques, spécifiques au métier :
- Gestion budgétaire et comptable
- Gestion de l'état civil
- Gestion administrative
- Organisation des élections
- Sécurisation juridique
- Gestion des équipements
- Gestion patrimoniale et logistique
- Organisation et gestion des assemblées délibérantes
- Évaluation de la qualité des services
transverses :
- Conseil, appui technique et organisationnel
- Veille et observation sectorielle
- Management intermédiaire
- Maîtrise d'œuvre de projets
- Mise en œuvre et suivi administratif, juridique, commande publique
- Élaboration, suivi, contrôle budgétaires et financiers
- Organisation de la mise en œuvre des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
- Gestion administrative des ressources humaines
- Organisation et animation des relations à la population

Compétences ou connaissances souhaitées :

Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Techniques et supports de communication
Procédures d'attribution et arbitrage budgétaire
Modalités d'application du code des marchés publics
Procédures d'appels d'offres et d'achat public
Cadre juridique de la responsabilité civile et pénale
Procédures administratives
Procédures de contrôle des actes
Mise en place d'un pré-contrôle de légalité
Techniques de planification
Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité
Techniques d'analyse et de diagnostic
Outils d'aide à la décision
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse

Conditions d'exercice :

Travail en bureau, déplacements sur le territoire
Pics d'activité liés aux réunions de l'assemblée délibérante et aux projets de la collectivité
Devoir de réserve et sens du service public
Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public

Spécialisations :

En fonction de la taille et du type de collectivité

Relations fonctionnelles :

Relations fréquentes avec le public, notamment dans le cadre des établissements publics
Échanges permanents d'informations avec la direction générale et l'élu ou l'élue, en charge du secteur d'activité
Relations avec l'ensemble des services (comité de direction, suivi de dossiers transverses)
Relations avec d'autres collectivités (intercommunalité), partenaires publics, institutions privées, entreprises, associations en fonction des domaines d'activités
Représentation de la direction générale et de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures

Facteurs d'évolution du métier :

Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
- Développement des politiques publiques globales et transverses
- Réforme territoriale et intercommunalité
- Développement des logiques de coopération avec la préfecture
- Nouvelles compétences des communes issues de la loi 2016-1947 de modernisation de la justice du 21ème siècle (PACS, changements de nom...)
- Entrée en vigueur du système de répertoire électoral unique
Évolutions organisationnelles et managériales
- Dématérialisation des procédures (COMEDEC)
- Développement du management transversal par projet et par objectif, et des démarches qualité et relatives au développement durable
Évolutions techniques et technologiques
- Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)