Agent d'accueil et de gestion administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O037220300569772
Publiée le 08/03/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
15 bis rue Louis de Barberin (mairie) et 28 rue des Sabotiers (bibliothèque), Reignac-sur-Indre (Indre-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/05/2022
Date limite de candidature
08/04/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dans une équipe de trois agents administratifs, dont la secrétaire de Mairie vous aurez pour MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique du public et renseignements généraux
Secrétariat
Suivi de dossiers et rédaction d'actes : État Civil
Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
Comptabilité de fonctionnement
Tenue des permanences de la bibliothèque et animation de l'équipe bénévole
Accueil physique et téléphonique du public et renseignements généraux
Secrétariat
Suivi de dossiers et rédaction d'actes : État Civil
Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
Comptabilité de fonctionnement
Tenue des permanences de la bibliothèque et animation de l'équipe bénévole
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS - ACTIVITES
Accueil physique et téléphonique du public et renseignements généraux
Accueillir toute personne entrant au sein de la Mairie: usagers, élus, collègues, entreprises extérieures.
Réceptionner les appels téléphoniques et effectuer la prise de messages
Distribuer les imprimés nécessaires aux usagers, si besoin les guider dans le remplissage de ces derniers
Répondre aux demandes de photocopies, émanant des administrés ou des associations
Secrétariat et affaires générales
Rédaction de courriers divers et convocations diverses
Enregistrement départ/arrivée du courrier
Recensement Obligatoire de Citoyenneté : convocation des jeunes, collecte des informations et signatures
Location de salles: rédaction et envoi des conventions, tenue du planning
Demandes de logements sociaux: enregistrement sur logiciel fourni par le bailleur, rédaction des baux des logements communaux
Gestion des dossiers d'obligés alimentaires
Inscriptions des enfants pour rentrée scolaire
Gestion des débits de boissons
Déclarations des chiens dangereux
Suivi de dossiers et rédaction d'actes : Urbanisme et État Civil
Urbanisme:
Renseigner les usagers sur les zones de règlement du PLU
Distribuer les imprimés d'urbanisme, guider l'usager pour leur remplissage si besoin
Enregistrement des dossiers sur registre et/ou informatique, et de chaque document de chaque dossier
Etat Civil:
Photocopie des actes
Etablissement des actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcription
Apposition des mentions marginales
Enregistrement des avis de naissance
Gestion des dossiers de mariage et de parrainage civil, PACS
Gestion des mentions marginales, changement de Nom et Prénom
Traitement des demandes de duplicata de livret de famille
Elections
Effectuer les inscriptions
Préparer les diverses élections
Comptabilité
Récupérer les factures sur Chorus, les enregistrer
Envoi des devis signés aux fournisseurs
Faire la comptabilité de fonctionnement dépenses et recettes
Bibliothèque municipale
Tenir les deux permanences par semaine d'ouverture au public de la bibliothèque
Gérer le flux des ouvrages entrants et sortants, participer au choix de l'achat de nouveaux ouvrages, couvrir ces derniers
Animer l'équipe de bénévoles en lien avec l'élu référent
Accueil physique et téléphonique du public et renseignements généraux
Accueillir toute personne entrant au sein de la Mairie: usagers, élus, collègues, entreprises extérieures.
Réceptionner les appels téléphoniques et effectuer la prise de messages
Distribuer les imprimés nécessaires aux usagers, si besoin les guider dans le remplissage de ces derniers
Répondre aux demandes de photocopies, émanant des administrés ou des associations
Secrétariat et affaires générales
Rédaction de courriers divers et convocations diverses
Enregistrement départ/arrivée du courrier
Recensement Obligatoire de Citoyenneté : convocation des jeunes, collecte des informations et signatures
Location de salles: rédaction et envoi des conventions, tenue du planning
Demandes de logements sociaux: enregistrement sur logiciel fourni par le bailleur, rédaction des baux des logements communaux
Gestion des dossiers d'obligés alimentaires
Inscriptions des enfants pour rentrée scolaire
Gestion des débits de boissons
Déclarations des chiens dangereux
Suivi de dossiers et rédaction d'actes : Urbanisme et État Civil
Urbanisme:
Renseigner les usagers sur les zones de règlement du PLU
Distribuer les imprimés d'urbanisme, guider l'usager pour leur remplissage si besoin
Enregistrement des dossiers sur registre et/ou informatique, et de chaque document de chaque dossier
Etat Civil:
Photocopie des actes
Etablissement des actes de naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcription
Apposition des mentions marginales
Enregistrement des avis de naissance
Gestion des dossiers de mariage et de parrainage civil, PACS
Gestion des mentions marginales, changement de Nom et Prénom
Traitement des demandes de duplicata de livret de famille
Elections
Effectuer les inscriptions
Préparer les diverses élections
Comptabilité
Récupérer les factures sur Chorus, les enregistrer
Envoi des devis signés aux fournisseurs
Faire la comptabilité de fonctionnement dépenses et recettes
Bibliothèque municipale
Tenir les deux permanences par semaine d'ouverture au public de la bibliothèque
Gérer le flux des ouvrages entrants et sortants, participer au choix de l'achat de nouveaux ouvrages, couvrir ces derniers
Animer l'équipe de bénévoles en lien avec l'élu référent
Profils recherchés
COMPETENCES MOBILISEES
Savoirs
Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Connaître le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil
Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Connaissance de base: comptabilité, budget, marchés publics, statut des agents
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Connaître les techniques de communication
Connaître le cadre réglementaire des élections
Connaître le cadre réglementaire de l'urbanisme
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Savoir-Faire
Savoir travailler seule ou en équipe
Savoir s'organiser et gérér les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Savoir gérer des situations de stress
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Savoir appliquer les techniques de communication
Savoir apppliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil
Savoir appliquer le cadre réglementaire des élections
Savoir-Etre
Savoir accueillir le public avec amabilité et diplomatie (être sociable, discrète et courtoise)
Sens de l'écoute et de l'observation
Etre dynamique
Respecter la confidentialité
Conditions d'exercice de la fonction
Travail en intérieur, principalement position assise
Travail seule ou en équipe
Contraintes et risques particuliers associés au poste
Travail sur écran au quotidien
Agressivité du public
Sur des absences de courte durée ou des congés, le poste de l'adjoint administratif n'est pas remplacé ce qui créée une surcharge de travail
Pics d'activité liés aux échéances des élections, à l'urbanisme, ...
MOYENS MIS A DISPOSITION
Moyens techniques : ordinateur et imprimante/photocopieuse
Moyens humains : travail seul ou en petite équipe
Savoirs
Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Connaître le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil
Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Connaissance de base: comptabilité, budget, marchés publics, statut des agents
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Connaître les techniques de communication
Connaître le cadre réglementaire des élections
Connaître le cadre réglementaire de l'urbanisme
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Savoir-Faire
Savoir travailler seule ou en équipe
Savoir s'organiser et gérér les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Savoir gérer des situations de stress
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Savoir appliquer les techniques de communication
Savoir apppliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil
Savoir appliquer le cadre réglementaire des élections
Savoir-Etre
Savoir accueillir le public avec amabilité et diplomatie (être sociable, discrète et courtoise)
Sens de l'écoute et de l'observation
Etre dynamique
Respecter la confidentialité
Conditions d'exercice de la fonction
Travail en intérieur, principalement position assise
Travail seule ou en équipe
Contraintes et risques particuliers associés au poste
Travail sur écran au quotidien
Agressivité du public
Sur des absences de courte durée ou des congés, le poste de l'adjoint administratif n'est pas remplacé ce qui créée une surcharge de travail
Pics d'activité liés aux échéances des élections, à l'urbanisme, ...
MOYENS MIS A DISPOSITION
Moyens techniques : ordinateur et imprimante/photocopieuse
Moyens humains : travail seul ou en petite équipe
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous adresserez votre candidature par courrier, lettre manuscrite de préférence accompagnée de votre curriculum vitae à la Mairie de Reignac-sur-Indre
15 bis rue Louis de Barberin
37310 REIGNAC-SUR-INDRE
Les candidatures reçues par mail ne seront pas étudiées et ne recevront pas de réponse.
15 bis rue Louis de Barberin
37310 REIGNAC-SUR-INDRE
Les candidatures reçues par mail ne seront pas étudiées et ne recevront pas de réponse.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE REIGNAC SUR INDRE
>
37310 REIGNAC SUR INDRE
>
37310 REIGNAC SUR INDRE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.