Assistant administratif
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Offre n° O038220100531654
Publiée le 31/01/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la libération, Sassenage (Isère)
Poste à pourvoir le
15/03/2022
Date limite de candidature
02/03/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assiste administrativement le service
Accueille, oriente, renseigne le public.
Accueille, oriente, renseigne le public.
Missions / conditions d'exercice
* Accueillir le public sur place ou par téléphone au secrétariat :
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Cahier de messages
- Courrier arrivée et départ
- Actualisation message répondeur après chaque spectacle
* Renseigner le public sur place ou par téléphone :
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Renseigner quant aux spectacles et autres évènements culturels
* Orienter le public vers les services ou organigrammes compétents :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
* Effectuer des travaux bureautiques administratifs et comptables
- Etablir les bons de commande et en effectuer le suivi.
- Effectuer le suivi comptable des encaissements (CB, MRA, chèques, espèces, VA, vente en ligne)
- Etablir et envoyer convention utilisation du Théâtre (écoles, associations, locations)
- Gérer et mettre en forme tous types de courriers (factures, délibérations, déclarations droits d'auteurs)
- Etablissement d'une feuille de route pour l'organisation des spectacles
- Suivi des règlements artistiques (tableaux et suivi compta, suivi prod)
- Etablissement des factures manuelles et classement
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Salto
* Gestion des intermittents :
- A réception du prévisionnel de l'Entrepôt, établissement des contrats et des DPAE
- Après le spectacle réception du réalisé pour établissement des GUSO
- Mise à jour des tableaux excel de simulation, compta et tableaux suivi de l'intermittence
- Transmission à la comptabilité des données pour paiement des intermittents
- Déclaration Sacem, SACD
- Transmission à la compta pour le paiement des contrats des artistes - tableau suivi compta - suivi prod.
- Envoi du bilan pour chaque spectacle à l'entrepôt
* Actions de communication :
- Assurer la revue de presse
- Participer à la validation des encarts pub auprès des annonceurs
- Préparation des livres d'or (en fin de saison)
- Mise à jour et développement du site internet, alimentation Facebook
- Création et envoi des newsletter après validation
- Création et édition des flyers après validation
- Mise à jour listing presse
* Gérer la billetterie et l'accueil du public les soirs de
spectacles :
- Accueillir le public à la billetterie
- Encaisser les entrées
- Renvoyer les situations d'agressivité
- Veiller au bon état de marche du matériel de caisse
* Billetterie :
- Utilisation et maitrise du logiciel Rodrigue Open
- Journal de caisse
- Saisir les données de paramétrage début et fin de saison
- Un mois avant un spectacle épuration.
* Autres missions
- Transport artistes (arrivée gare)
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Cahier de messages
- Courrier arrivée et départ
- Actualisation message répondeur après chaque spectacle
* Renseigner le public sur place ou par téléphone :
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Renseigner quant aux spectacles et autres évènements culturels
* Orienter le public vers les services ou organigrammes compétents :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
* Effectuer des travaux bureautiques administratifs et comptables
- Etablir les bons de commande et en effectuer le suivi.
- Effectuer le suivi comptable des encaissements (CB, MRA, chèques, espèces, VA, vente en ligne)
- Etablir et envoyer convention utilisation du Théâtre (écoles, associations, locations)
- Gérer et mettre en forme tous types de courriers (factures, délibérations, déclarations droits d'auteurs)
- Etablissement d'une feuille de route pour l'organisation des spectacles
- Suivi des règlements artistiques (tableaux et suivi compta, suivi prod)
- Etablissement des factures manuelles et classement
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Salto
* Gestion des intermittents :
- A réception du prévisionnel de l'Entrepôt, établissement des contrats et des DPAE
- Après le spectacle réception du réalisé pour établissement des GUSO
- Mise à jour des tableaux excel de simulation, compta et tableaux suivi de l'intermittence
- Transmission à la comptabilité des données pour paiement des intermittents
- Déclaration Sacem, SACD
- Transmission à la compta pour le paiement des contrats des artistes - tableau suivi compta - suivi prod.
- Envoi du bilan pour chaque spectacle à l'entrepôt
* Actions de communication :
- Assurer la revue de presse
- Participer à la validation des encarts pub auprès des annonceurs
- Préparation des livres d'or (en fin de saison)
- Mise à jour et développement du site internet, alimentation Facebook
- Création et envoi des newsletter après validation
- Création et édition des flyers après validation
- Mise à jour listing presse
* Gérer la billetterie et l'accueil du public les soirs de
spectacles :
- Accueillir le public à la billetterie
- Encaisser les entrées
- Renvoyer les situations d'agressivité
- Veiller au bon état de marche du matériel de caisse
* Billetterie :
- Utilisation et maitrise du logiciel Rodrigue Open
- Journal de caisse
- Saisir les données de paramétrage début et fin de saison
- Un mois avant un spectacle épuration.
* Autres missions
- Transport artistes (arrivée gare)
Profils recherchés
Particularités du poste
Temps de travail sur l'année scolaire en respectant l'ouverture au public et l'activité de la structure
Contraintes horaire soirée et week-end
Titulaire du permis B et posséder un véhicule
Avoir un intérêt particulier pour le spectacle vivant et une aisance relationnelle certaine
Une connaissance et/ou expérience dans les domaines culturel, événementiel et des pratiques en communication seraient appréciées.
Disponibilité et polyvalence indispensable.
Temps de travail sur l'année scolaire en respectant l'ouverture au public et l'activité de la structure
Contraintes horaire soirée et week-end
Titulaire du permis B et posséder un véhicule
Avoir un intérêt particulier pour le spectacle vivant et une aisance relationnelle certaine
Une connaissance et/ou expérience dans les domaines culturel, événementiel et des pratiques en communication seraient appréciées.
Disponibilité et polyvalence indispensable.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Emploi sous contrat jusqu'au 13 Juillet inclus
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE SASSENAGE
>Place de la libération
38360 Sassenage
>Place de la libération
38360 Sassenage
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.