Secrétaire d'EHPAD (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038220500627599
Publiée le 03/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Agglomération grenobloise, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
03/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
CONTEXTE
Dans un contexte socio-économique en évolution constante, et face à une demande sociale toujours plus complexe, le CCAS de Grenoble porte et anime l'orientation sociale de la Ville, en lien étroit avec l'ensemble des services municipaux et des acteur-rice-s de la solidarité. Son action s'articule aujourd'hui autour de 3 axes stratégiques :
- Consolider la place de nos usager-ère-s au cœur de nos préoccupations et de nos façons de travailler ;
- Positionner le CCAS dans un réseau territorial des politiques sociales ;
- Faire de nos établissements des " lieux de vie " et de convivialité.
Les directions d'action sociale du CCAS s'organisent autour d'une approche " publics " :
- La DAS " Petite Enfance "
- La DAS " Personnes Agées " ;
- La DAS " Lutte contre la pauvreté et la précarité "
La DAS personnes âgées se compose de 3 directions déléguées : accueil et accompagnement social, autonomie te veille sociale, Dépendances et soins.
La direction déléguée " Dépendances et soins " comprend les 4 EHPAD, le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l'Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).
Le CCAS recherche un-e secrétaire pour l'EHPAD André Léo dont l'ouverture est prévue en Septembre 2022, situé à Grenoble.
La secrétaire intervient au sein d'un établissement de type EHPAD de 84 places avec une unité UPG. Le public résident est hétérogène pouvant être composé de personnes dépendantes, handicapées vieillissantes, de personnes atteintes de pathologies chroniques, neurodégénératives ou psychiatriques.
Le fondement des pratiques d'intervention auprès des usagers évolue. Les nouvelles technologies et approches en matière d'accompagnement demandent de nouveaux positionnements des professionnel-les, décloisonnement des systèmes d'informations, déploiement de la télémédecine, territorialisation des services et des prestations autour du parcours de vie et de santé de l'usager demandent une coopération et une coordination des services et des acteurs. Cela demande de s'inscrire dans les réformes pour " l'adaptation de la société au vieillissement " et à la " modernisation de notre système de santé ".
Au sein de l'établissement sous la responsabilité de la Direction, la secrétaire de l'EHPAD aura un rôle pivot, en lien avec l'équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles - elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.
MISSIONS / FINALITES
* Assurer un accueil de qualité de l'usager et des familles - identifier dès l'accueil les points d'appui et les obstacles potentiels et savoir transmettre la juste information.
* Transmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires) -
* Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l'admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, monatge du dossier ...)
* Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH.
* Apporter un rôle de soutien à l'ensemble de l'équipe, participer à la vie de l'établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai ...) et en lien avec les associations et les bénévoles
* Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles
* Travailler en coordination avec la direction - gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d'évènements ...
Dans un contexte socio-économique en évolution constante, et face à une demande sociale toujours plus complexe, le CCAS de Grenoble porte et anime l'orientation sociale de la Ville, en lien étroit avec l'ensemble des services municipaux et des acteur-rice-s de la solidarité. Son action s'articule aujourd'hui autour de 3 axes stratégiques :
- Consolider la place de nos usager-ère-s au cœur de nos préoccupations et de nos façons de travailler ;
- Positionner le CCAS dans un réseau territorial des politiques sociales ;
- Faire de nos établissements des " lieux de vie " et de convivialité.
Les directions d'action sociale du CCAS s'organisent autour d'une approche " publics " :
- La DAS " Petite Enfance "
- La DAS " Personnes Agées " ;
- La DAS " Lutte contre la pauvreté et la précarité "
La DAS personnes âgées se compose de 3 directions déléguées : accueil et accompagnement social, autonomie te veille sociale, Dépendances et soins.
La direction déléguée " Dépendances et soins " comprend les 4 EHPAD, le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l'Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).
Le CCAS recherche un-e secrétaire pour l'EHPAD André Léo dont l'ouverture est prévue en Septembre 2022, situé à Grenoble.
La secrétaire intervient au sein d'un établissement de type EHPAD de 84 places avec une unité UPG. Le public résident est hétérogène pouvant être composé de personnes dépendantes, handicapées vieillissantes, de personnes atteintes de pathologies chroniques, neurodégénératives ou psychiatriques.
Le fondement des pratiques d'intervention auprès des usagers évolue. Les nouvelles technologies et approches en matière d'accompagnement demandent de nouveaux positionnements des professionnel-les, décloisonnement des systèmes d'informations, déploiement de la télémédecine, territorialisation des services et des prestations autour du parcours de vie et de santé de l'usager demandent une coopération et une coordination des services et des acteurs. Cela demande de s'inscrire dans les réformes pour " l'adaptation de la société au vieillissement " et à la " modernisation de notre système de santé ".
Au sein de l'établissement sous la responsabilité de la Direction, la secrétaire de l'EHPAD aura un rôle pivot, en lien avec l'équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles - elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.
MISSIONS / FINALITES
* Assurer un accueil de qualité de l'usager et des familles - identifier dès l'accueil les points d'appui et les obstacles potentiels et savoir transmettre la juste information.
* Transmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires) -
* Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l'admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, monatge du dossier ...)
* Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH.
* Apporter un rôle de soutien à l'ensemble de l'équipe, participer à la vie de l'établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai ...) et en lien avec les associations et les bénévoles
* Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles
* Travailler en coordination avec la direction - gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d'évènements ...
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
* Accueil et information physique et téléphonique du public :
" Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
" Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
" Conseiller les usagers sur les procédures, lors des préadmissions où arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d'accueil, les tarifs, les modalités de paiement ...)
" Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services
* Gestion de l'information :
" Gérer la diffusion de l'information : informations générales aux familles et partenaires
" Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters...).
" Inviter aux réunions et manifestations institutionnelles
" Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
* Soutien pour la circulation de l'information entre professionnels de santé :
" Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l'EHPAD
" Faire le relais d'informations simples au service de la coordination des soins
* Gestion administrative :
" Mettre à jour et actualiser les listes d'attente (un dossier unique centralisé via le logiciel du département - maitriser le logiciel, utilisation de la plateforme Via trajectoire)
" Instruire les dossiers d'entrée (assurer la complétude de cette activité - veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l'intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires). Ordonnancer et archiver (activité en continue)
" Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l'information sur la récolte des documents utiles)
" Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
" Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi admininistratif des résidents sur le logiciel Millésime
" Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs
" Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l'amélioration continue
* Gestion Ressources Humaines :
" Mettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par les cadres de direction)
" Mettre à jour les données d'absentéisme
" Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (valider par la direction ou la cadre de santé)
" Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service " Tempo emploi " tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction - demandes doivent être réactualisées en lien avec le taux d'occupation
" Saisir et transmettre les éléments variables de paie au service " Tempo Emploi " et au service " Carrières " via le logiciel Régence.
" Alerter, informer sa direction sur toute problématique RH qui se poserait à son niveau
* Gestion d'intervention de travaux :
" Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic
" Transmettre les demandes d'intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux
* Gestion budgétaire, comptable et achats :
" Engager et liquider les factures, certifier les factures d'investissement - logiciel Astre et Millésime
" Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d'investissement,
" Réaliser une gestion raisonnée des fournitures administratives, alerter les référents (protections, produits d'entretien, animation) sur l'avancement de leur enveloppe
" Engager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants
" Assurer un suivi des achats délégués ou les investissements
" Gérer les stocks pour les fournitures administratives,
" Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d'entretien et de la petite alimentation
" Gérer la régie d'avance pour les imprévus
* Suivi des bénévoles et des partenariats avec les associations :
" Gérer les entrées et les sorties, gérer les temps de présence et les thématiques et ou en lien avec l'animatrice
" Rédiger et assurer le suivi des conventions
" Sur certains temps fort, assurer une présence et aide à la préparation des espaces (fête de noël etc.)
" Commander des goûters spécifiques pour les animations
* Participation aux réunions d'équipe :
" Participer, proposer des sujets
" Prendre des notes, rédiger les comptes rendus
" Etre à l'écoute et participer à la régulation du collectif
" Participer à l'amélioration continue
* Participation à la réalisation du Rapport d'activité :
" Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction
" Participer au rapport d'activité
* Accueil et information physique et téléphonique du public :
" Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
" Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
" Conseiller les usagers sur les procédures, lors des préadmissions où arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d'accueil, les tarifs, les modalités de paiement ...)
" Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services
* Gestion de l'information :
" Gérer la diffusion de l'information : informations générales aux familles et partenaires
" Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters...).
" Inviter aux réunions et manifestations institutionnelles
" Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
* Soutien pour la circulation de l'information entre professionnels de santé :
" Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l'EHPAD
" Faire le relais d'informations simples au service de la coordination des soins
* Gestion administrative :
" Mettre à jour et actualiser les listes d'attente (un dossier unique centralisé via le logiciel du département - maitriser le logiciel, utilisation de la plateforme Via trajectoire)
" Instruire les dossiers d'entrée (assurer la complétude de cette activité - veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l'intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires). Ordonnancer et archiver (activité en continue)
" Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l'information sur la récolte des documents utiles)
" Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
" Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi admininistratif des résidents sur le logiciel Millésime
" Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs
" Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l'amélioration continue
* Gestion Ressources Humaines :
" Mettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par les cadres de direction)
" Mettre à jour les données d'absentéisme
" Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (valider par la direction ou la cadre de santé)
" Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service " Tempo emploi " tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction - demandes doivent être réactualisées en lien avec le taux d'occupation
" Saisir et transmettre les éléments variables de paie au service " Tempo Emploi " et au service " Carrières " via le logiciel Régence.
" Alerter, informer sa direction sur toute problématique RH qui se poserait à son niveau
* Gestion d'intervention de travaux :
" Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic
" Transmettre les demandes d'intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux
* Gestion budgétaire, comptable et achats :
" Engager et liquider les factures, certifier les factures d'investissement - logiciel Astre et Millésime
" Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d'investissement,
" Réaliser une gestion raisonnée des fournitures administratives, alerter les référents (protections, produits d'entretien, animation) sur l'avancement de leur enveloppe
" Engager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants
" Assurer un suivi des achats délégués ou les investissements
" Gérer les stocks pour les fournitures administratives,
" Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d'entretien et de la petite alimentation
" Gérer la régie d'avance pour les imprévus
* Suivi des bénévoles et des partenariats avec les associations :
" Gérer les entrées et les sorties, gérer les temps de présence et les thématiques et ou en lien avec l'animatrice
" Rédiger et assurer le suivi des conventions
" Sur certains temps fort, assurer une présence et aide à la préparation des espaces (fête de noël etc.)
" Commander des goûters spécifiques pour les animations
* Participation aux réunions d'équipe :
" Participer, proposer des sujets
" Prendre des notes, rédiger les comptes rendus
" Etre à l'écoute et participer à la régulation du collectif
" Participer à l'amélioration continue
* Participation à la réalisation du Rapport d'activité :
" Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction
" Participer au rapport d'activité
Profils recherchés
COMPETENCES ET CONNAISSANCES ATTENDUES
" Technique de secrétariat
" Bonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel - Word - Libre office - Photoshop - Indesign,
" Prologiciel : Régence - Netsoins - Millésime - Astre
" Disposer de compétences relationnelles et d'argumentation au service de la relation à l'usager, être capable d'adopter des comportements et des codes professionnels
" S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral pour s'inscrire dans un travail en équipe, échanger avec les professionnels du secteur
" Disposer de capacités d'organisation, de rigueur et d'autonomie
" Disposer du vocabulaire professionnel et Médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale
" Être intéressé par la prise en charge administrative des usagers du secteur sanitaire et social
" Politiques personnes âgées - approche territoriale de la prise en charge de la personne âgée
" Fonctionnement d'un EHPAD
" Connaissance des acteurs du soin et de la dépendance (Département, CPAM, ARS, Médecin etc.)
" Connaissance de la personne âgée (pathologies etc.)
" Connaissance et appétence pour l'amélioration continue - connaissance de la loi 2002-2
" Connaissance du mode de fonctionnement - des bénévoles et des associations
" Technique de secrétariat
" Bonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel - Word - Libre office - Photoshop - Indesign,
" Prologiciel : Régence - Netsoins - Millésime - Astre
" Disposer de compétences relationnelles et d'argumentation au service de la relation à l'usager, être capable d'adopter des comportements et des codes professionnels
" S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral pour s'inscrire dans un travail en équipe, échanger avec les professionnels du secteur
" Disposer de capacités d'organisation, de rigueur et d'autonomie
" Disposer du vocabulaire professionnel et Médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale
" Être intéressé par la prise en charge administrative des usagers du secteur sanitaire et social
" Politiques personnes âgées - approche territoriale de la prise en charge de la personne âgée
" Fonctionnement d'un EHPAD
" Connaissance des acteurs du soin et de la dépendance (Département, CPAM, ARS, Médecin etc.)
" Connaissance de la personne âgée (pathologies etc.)
" Connaissance et appétence pour l'amélioration continue - connaissance de la loi 2002-2
" Connaissance du mode de fonctionnement - des bénévoles et des associations
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CONDITION DE TRAVAIL :
» Service fonctionnant 7j/7j 24 heures sur 24
» Travail du lundi au vendredi
» Rémunération selon le cadre d'emploi, régime indemnitaire, 13ème mois, participation mutuelle et transports.
CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER :
» Formation souhaitée : Bac technologique de la santé et du social ou BTS SP3S Services et prestations des secteurs sanitaire et social
» Expérience de 2 à 3 ans souhaitée
» Fournir la copie de vos diplômes et de votre dernier arrêté
Nous étudierons toutes les candidatures y compris celles des agent-e-s contractuel-le-s
Pour toute information relative à ce poste, nous vous remercions de vous adresser à Marion Leduc Directrice d'action sociale personnes âgées, 04 80 70 12 40
» Service fonctionnant 7j/7j 24 heures sur 24
» Travail du lundi au vendredi
» Rémunération selon le cadre d'emploi, régime indemnitaire, 13ème mois, participation mutuelle et transports.
CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER :
» Formation souhaitée : Bac technologique de la santé et du social ou BTS SP3S Services et prestations des secteurs sanitaire et social
» Expérience de 2 à 3 ans souhaitée
» Fournir la copie de vos diplômes et de votre dernier arrêté
Nous étudierons toutes les candidatures y compris celles des agent-e-s contractuel-le-s
Pour toute information relative à ce poste, nous vous remercions de vous adresser à Marion Leduc Directrice d'action sociale personnes âgées, 04 80 70 12 40
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.