Assistante administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038220700734439
Publiée le 27/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Avec ses 17 728 habitants, la ville de Meylan est la 5e commune de la métropole grenobloise.
La ville de Meylan est forte de 550 agents qui œuvrent chaque jour pour offrir aux Meylanais(es) l'accès aux 87 équipements communaux ainsi qu'à deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.
Grâce à ses équipements et ses services municipaux, la ville de Meylan veille à offrir à ses usagers un service public en lien avec ses besoins et ses valeurs.
La ville de Meylan est forte de 550 agents qui œuvrent chaque jour pour offrir aux Meylanais(es) l'accès aux 87 équipements communaux ainsi qu'à deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.
Grâce à ses équipements et ses services municipaux, la ville de Meylan veille à offrir à ses usagers un service public en lien avec ses besoins et ses valeurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Meylan
Poste à pourvoir le
05/10/2022
Date limite de candidature
27/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
* Contribuer au bon fonctionnement de l'organisation administrative du service administratif et budgétaire du Département des Services Techniques et de l'Aménagement Urbain.
* Assurer la polyvalence entre les assistantes du pôle
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au traitement des dossiers selon l'organisation mise en place par le responsable hiérarchique
* Assurer la polyvalence entre les assistantes du pôle
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au traitement des dossiers selon l'organisation mise en place par le responsable hiérarchique
Missions / conditions d'exercice
Au sein du service administratif et budgétaire des services techniques et de l'aménagement urbain :
- Assurer l'accueil des habitants / des professionnels / des partenaires institutionnels / des élus.
- Appels téléphoniques : environ 300 appels externes mensuels
Prise en charge, hiérarchisation de l'information, filtrage des appels et transmission synthétique des messages aux destinataires (plateau et ensemble de la collectivité) Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Assurer le suivi de la boite mail du service Maintenance du Patrimoine communal: enregistrement sous Kolok des courriels arrivés, transmission au service compétent, réponse à l'usager.
- Gestion du circuit des parapheurs et des courriers : Ventilation / enregistrement / réattribution / ajout d'information / liens et clôture des courriers selon les directives des services. Transmission papier ou par voie dématérialisée des informations aux élus.
- Vérification de la conformité des commandes approvisionneurs
- Arrêtés : impression, suivi du circuit de signatures, récupération, scan, enregistrement et transmission.
- Assurer la continuité de service lors de congés, de maladie :
-Edition et suivi des arrêtés temporaires et permanents de voirie
-Mise en place de rdv urgents, organisation des salles
-Traitement de documents, courriers ne pouvant attendre le retour de l'assistante " mission "
Missions spécifiques :
- Poste à mi-temps à l'Hôtel de ville, mi-temps délocalisé au Centre Technique
- définir selon les besoins du Département .
- Assurer l'accueil des habitants / des professionnels / des partenaires institutionnels / des élus.
- Appels téléphoniques : environ 300 appels externes mensuels
Prise en charge, hiérarchisation de l'information, filtrage des appels et transmission synthétique des messages aux destinataires (plateau et ensemble de la collectivité) Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Assurer le suivi de la boite mail du service Maintenance du Patrimoine communal: enregistrement sous Kolok des courriels arrivés, transmission au service compétent, réponse à l'usager.
- Gestion du circuit des parapheurs et des courriers : Ventilation / enregistrement / réattribution / ajout d'information / liens et clôture des courriers selon les directives des services. Transmission papier ou par voie dématérialisée des informations aux élus.
- Vérification de la conformité des commandes approvisionneurs
- Arrêtés : impression, suivi du circuit de signatures, récupération, scan, enregistrement et transmission.
- Assurer la continuité de service lors de congés, de maladie :
-Edition et suivi des arrêtés temporaires et permanents de voirie
-Mise en place de rdv urgents, organisation des salles
-Traitement de documents, courriers ne pouvant attendre le retour de l'assistante " mission "
Missions spécifiques :
- Poste à mi-temps à l'Hôtel de ville, mi-temps délocalisé au Centre Technique
- définir selon les besoins du Département .
Profils recherchés
SAVOIR
* Maitrise des techniques rédactionnelles et des outils bureautiques
* Maîtrise des outils de communication : téléphone, internet, intranet
* Maitrise de l'expression orale et écrite
ACCUEIL
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers / des professionnels / des partenaires institutionnels / des élus
* Appels téléphoniques : Prise en charge, hiérarchisation de l'information, filtrage des appels et transmission synthétique des messages aux destinataires (plateau et ensemble de la collectivité)
* Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents
TRAITEMENT DE DOCUMENTS
* Enregistrement informatique de l'ensemble des courriers et documents
* Photocopie, scan, archivage
* Suivre les procédures en place
COURRIERS
* Gestion des arrivées / départs
* Suivi du circuit des parafeurs
* Savoir lier les courriers entre eux
* Diffusion des versions papier et/ou dématérialisée
* Suivi des clôtures courriers par services/pôles
SAVOIR FAIRE
* Etre polyvalent et relativement autonome
* Etre organisé(e) et méthodique
* Capacité de veille et de remontée d'information
LOGICIELS :
* Pack office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
LOGICIELS SPECIFIQUES :
* Kolok, AirsDélib
* E-Atal, CMS
SAVOIR ETRE
* Savoir s'adapter aux évolutions et aux changements de l'environnement de travail
* Avoir un intérêt pour travailler dans la diversité des domaines d'activités
* Bonne capacité relationnelle, d'écoute, de diplomatie, patience, discrétion
* Respect de la confidentialité
* Respect des consignes, procédures
* Travail en open space
* Goût pour le travail en équipe
* Maitrise des techniques rédactionnelles et des outils bureautiques
* Maîtrise des outils de communication : téléphone, internet, intranet
* Maitrise de l'expression orale et écrite
ACCUEIL
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers / des professionnels / des partenaires institutionnels / des élus
* Appels téléphoniques : Prise en charge, hiérarchisation de l'information, filtrage des appels et transmission synthétique des messages aux destinataires (plateau et ensemble de la collectivité)
* Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents
TRAITEMENT DE DOCUMENTS
* Enregistrement informatique de l'ensemble des courriers et documents
* Photocopie, scan, archivage
* Suivre les procédures en place
COURRIERS
* Gestion des arrivées / départs
* Suivi du circuit des parafeurs
* Savoir lier les courriers entre eux
* Diffusion des versions papier et/ou dématérialisée
* Suivi des clôtures courriers par services/pôles
SAVOIR FAIRE
* Etre polyvalent et relativement autonome
* Etre organisé(e) et méthodique
* Capacité de veille et de remontée d'information
LOGICIELS :
* Pack office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
LOGICIELS SPECIFIQUES :
* Kolok, AirsDélib
* E-Atal, CMS
SAVOIR ETRE
* Savoir s'adapter aux évolutions et aux changements de l'environnement de travail
* Avoir un intérêt pour travailler dans la diversité des domaines d'activités
* Bonne capacité relationnelle, d'écoute, de diplomatie, patience, discrétion
* Respect de la confidentialité
* Respect des consignes, procédures
* Travail en open space
* Goût pour le travail en équipe
Contact
Informations complémentaires
Rémunération statutaire, 13 ème mois, régime indemnitaire de 155€ (GF2), chèques vacances, aide aux repas, participation mutuelle et/ou prévoyance labellisée, participation abonnement transports en commun.
casier judiciaire vierge exigé.
Candidatures
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de M. le Maire à recrutementrh@meylan.fr.
casier judiciaire vierge exigé.
Candidatures
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de M. le Maire à recrutementrh@meylan.fr.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.