Secrétaire Accueil de Jour 100 %
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Offre n° O038221000823986
Publiée le 21/10/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
47 avenue Marcelin Berthelot, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
" Apporter un soutien permanent au Directeur, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers, afin d'optimiser la gestion des activités ;
" Être une personne ressource, savoir trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser efficacement
" Assurer le suivi des plannings
" Assurer le suivi des enveloppes budgétaires
" Garantir un accueil de qualité à toute personne interpellant le service.
" Contribuer au bien-être des personnes accueillies et de leur entourage par une écoute attentive
" Assurer la gestion administrative des mouvements au CAJ (VIATRAJECTOIRE et en direct)
" Assurer le fonctionnement administratif et logistique de l'équipement.
" Être une personne ressource, savoir trouver l'information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser efficacement
" Assurer le suivi des plannings
" Assurer le suivi des enveloppes budgétaires
" Garantir un accueil de qualité à toute personne interpellant le service.
" Contribuer au bien-être des personnes accueillies et de leur entourage par une écoute attentive
" Assurer la gestion administrative des mouvements au CAJ (VIATRAJECTOIRE et en direct)
" Assurer le fonctionnement administratif et logistique de l'équipement.
Missions / conditions d'exercice
" Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les interlocuteur-rices, ainsi que les usagers-res, et relayer si nécessaire vers les personnes compétentes
- Savoir écouter, analyser la situation en première instance et prendre en compte la demande
- Accueillir un public fragile et complexe, éventuellement le rassurer et faciliter la séparation d'avec l'accompagnant
- Ecouter l'aidant, analyser la demande et orienter vers le professionnel ad' hoc en fonction du besoin
- Assurer l'interface entre les interlocuteur-rices et les membres du service
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur-rice
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers en priorisant les urgences et en orientant vers le professionnel ou le service compétent
" Traitement de l'information
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents : courriers, comptes rendus de réunions, rapports, dossiers administratifs (mise en forme et rédaction en lien avec l'équipe et la direction) ,enquêtes de satisfaction...
- Collecter, analyser et diffuser l'information aux personnes concernées, prioriser les urgences
- Etre en capacité de réaliser des outils de communication : PowerPoint, courriers d'information, plaquettes d'information....
- Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents ;
- Prendre des notes avec esprit de synthèse ;
- Respecter la charte courrier.
" Gestion de plannings
- Organiser l'agenda, les réunions et prendre des rendez-vous (admission, rencontre famille...) en fonction des priorités de l'équipe pluridisciplinaire et de la direction
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Sous couvert de la direction : recenser les besoins en remplacements, être force de propositions en fonction des urgences, planifier les demandes de congés du service et organiser les plannings en conséquence en lien avec le service Tempo Emploi du CCAS
- Remplir les états d'heures sur papier et sur logiciel concernant le suivi des paies du personnel
- Elaboration hebdomadaire du guide journalier nécessaire à l'organisation et à l'adaptation de l'organisation en fonction des priorités et contraintes
" Gestion Administrative :
- Contribuer à l'évolution des procédures d'organisation en construisant dans les délais des outils de pilotage efficaces
- Renseigner quotidiennement les tableaux de bord d'activité et être force de proposition pour la création d'outils de suivi adaptés et efficients ; alerter en cas de besoin
- Renseigner et être personne ressource pour les logiciels utilisés dans le service
- Assurer une veille documentaire en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier
- Faire des extractions pour synthèse et analyses statistiques sur les différents supports existants pour la réalisation des bilans annuels d'activités ou de statistiques ponctuelles spécifiques
- Assurer l'envoie, la réception, la saisie et l'analyse poussée des données d'enquêtes de satisfaction
- Référente informatique et mise en place et formation des pros logiciels pour l'équipe
" Traitement et suivi des dossiers des usagers
- Réception et suivi du dossier administratif d'entrée et de sortie (et transmission des éléments au services ressources)
- Tenir à jour et assurer le suivi quotidien des mouvements au CAJ (entrées sorties, suspensions, absences...) et transmettre les éléments pour la facturation
- Numérisation des dossiers et suivi VIATRAJECTOIRE
- Renseigner et actualiser les bases d'information relatives aux usagers
- Trier, classer, archiver les documents.
" Gestion budgétaire sous couvert de la direction :
- Participer à la préparation du budget prévisionnel avec la direction
- Assurer le suivi des achats et des enveloppes budgétaires en lien avec le service finances du CCAS ;
- Réaliser des bons de commandes, factures et suivi sur le logiciel ASTRE
- Suivi des impayés en lien avec les finances
>> Relations avec les services et partenaires extérieurs :
- Service finance ( finance et activité)
- Avec la DIM : réceptionner les dysfonctionnements techniques rencontrés dans l'établissement, les transmettre auprès des différents interlocuteurs et en assurer le suivi ;
- Avec le service remplacement : suivi des états d'heures des remplaçants et des demandes de remplacement
- Avec la restauration : Prévoir et réajuster les besoins en lien avec l'équipe et la cuisine centrale et assurer le suivi des réclamations et de la facturation
- Partenaires du réseau : Réseau Assistantes sociales, référent APA, DAC, CPAM, CPA et CMRR... : suivi des outils de coordination des services : listes d'usagers et statistiques, transmission d'informations
- Fournisseur de matériel et d'alimentation (contact avec les responsables clientèle)
- Reprographie
- Préparation et organisation d'évènements type forum, réunions importantes ... : être en capacité d'en assurer la logistique, la communication et l'analyse
- Assurer le suivi des conventions de stage
>> Cadre institutionnel :
- Référent administratif pour l'agent d'accueil /AES de la Maison des aidants
- Participer à la démarche qualité
- Participer à des réunions institutionnelles ( équipe, famille, Conseil de Maison... et en assurer la préparation et les comptes rendus
- Participer à l'analyse de la pratique
- Renseigner les interlocuteur-rices, ainsi que les usagers-res, et relayer si nécessaire vers les personnes compétentes
- Savoir écouter, analyser la situation en première instance et prendre en compte la demande
- Accueillir un public fragile et complexe, éventuellement le rassurer et faciliter la séparation d'avec l'accompagnant
- Ecouter l'aidant, analyser la demande et orienter vers le professionnel ad' hoc en fonction du besoin
- Assurer l'interface entre les interlocuteur-rices et les membres du service
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur-rice
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers en priorisant les urgences et en orientant vers le professionnel ou le service compétent
" Traitement de l'information
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents : courriers, comptes rendus de réunions, rapports, dossiers administratifs (mise en forme et rédaction en lien avec l'équipe et la direction) ,enquêtes de satisfaction...
- Collecter, analyser et diffuser l'information aux personnes concernées, prioriser les urgences
- Etre en capacité de réaliser des outils de communication : PowerPoint, courriers d'information, plaquettes d'information....
- Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents ;
- Prendre des notes avec esprit de synthèse ;
- Respecter la charte courrier.
" Gestion de plannings
- Organiser l'agenda, les réunions et prendre des rendez-vous (admission, rencontre famille...) en fonction des priorités de l'équipe pluridisciplinaire et de la direction
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Sous couvert de la direction : recenser les besoins en remplacements, être force de propositions en fonction des urgences, planifier les demandes de congés du service et organiser les plannings en conséquence en lien avec le service Tempo Emploi du CCAS
- Remplir les états d'heures sur papier et sur logiciel concernant le suivi des paies du personnel
- Elaboration hebdomadaire du guide journalier nécessaire à l'organisation et à l'adaptation de l'organisation en fonction des priorités et contraintes
" Gestion Administrative :
- Contribuer à l'évolution des procédures d'organisation en construisant dans les délais des outils de pilotage efficaces
- Renseigner quotidiennement les tableaux de bord d'activité et être force de proposition pour la création d'outils de suivi adaptés et efficients ; alerter en cas de besoin
- Renseigner et être personne ressource pour les logiciels utilisés dans le service
- Assurer une veille documentaire en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier
- Faire des extractions pour synthèse et analyses statistiques sur les différents supports existants pour la réalisation des bilans annuels d'activités ou de statistiques ponctuelles spécifiques
- Assurer l'envoie, la réception, la saisie et l'analyse poussée des données d'enquêtes de satisfaction
- Référente informatique et mise en place et formation des pros logiciels pour l'équipe
" Traitement et suivi des dossiers des usagers
- Réception et suivi du dossier administratif d'entrée et de sortie (et transmission des éléments au services ressources)
- Tenir à jour et assurer le suivi quotidien des mouvements au CAJ (entrées sorties, suspensions, absences...) et transmettre les éléments pour la facturation
- Numérisation des dossiers et suivi VIATRAJECTOIRE
- Renseigner et actualiser les bases d'information relatives aux usagers
- Trier, classer, archiver les documents.
" Gestion budgétaire sous couvert de la direction :
- Participer à la préparation du budget prévisionnel avec la direction
- Assurer le suivi des achats et des enveloppes budgétaires en lien avec le service finances du CCAS ;
- Réaliser des bons de commandes, factures et suivi sur le logiciel ASTRE
- Suivi des impayés en lien avec les finances
>> Relations avec les services et partenaires extérieurs :
- Service finance ( finance et activité)
- Avec la DIM : réceptionner les dysfonctionnements techniques rencontrés dans l'établissement, les transmettre auprès des différents interlocuteurs et en assurer le suivi ;
- Avec le service remplacement : suivi des états d'heures des remplaçants et des demandes de remplacement
- Avec la restauration : Prévoir et réajuster les besoins en lien avec l'équipe et la cuisine centrale et assurer le suivi des réclamations et de la facturation
- Partenaires du réseau : Réseau Assistantes sociales, référent APA, DAC, CPAM, CPA et CMRR... : suivi des outils de coordination des services : listes d'usagers et statistiques, transmission d'informations
- Fournisseur de matériel et d'alimentation (contact avec les responsables clientèle)
- Reprographie
- Préparation et organisation d'évènements type forum, réunions importantes ... : être en capacité d'en assurer la logistique, la communication et l'analyse
- Assurer le suivi des conventions de stage
>> Cadre institutionnel :
- Référent administratif pour l'agent d'accueil /AES de la Maison des aidants
- Participer à la démarche qualité
- Participer à des réunions institutionnelles ( équipe, famille, Conseil de Maison... et en assurer la préparation et les comptes rendus
- Participer à l'analyse de la pratique
Profils recherchés
COMPETENCES :
" Qualités requises pour travailler auprès de publics en fragilités :
- avoir de bonnes dispositions relationnelles,
- savoir prendre du recul et de la distance professionnelle,
- bonne gestion de ses émotions (public pouvant présenter des troubles du comportement de type agressivité...)
- bonne réactivité,
- capacités d'adaptation.
" Capacité à travailler en transversalité avec les équipes pluridisciplinaires
" Autonomie dans l'organisation du travail ;
" Bonne Gestion du temps et de l'urgence ;
" Rigueur organisationnelle et méthodologie ;
" Esprit de synthèse et d'initiative ;
" Bonnes capacités rédactionnelles ;
" Maîtrise des outils bureautiques (Word Excel, Astre, logiciel (REGENCE, MILLESIME, NET SOINS...) etc...)
CONNAISSANCES SOUHAITEES
" Organisation des Collectivités Territoriales,
" Connaissance de la Personne Âgée présentant des troubles cognitifs
" Connaissance du réseau gérontologique de Grenoble et Agglo
" Qualités requises pour travailler auprès de publics en fragilités :
- avoir de bonnes dispositions relationnelles,
- savoir prendre du recul et de la distance professionnelle,
- bonne gestion de ses émotions (public pouvant présenter des troubles du comportement de type agressivité...)
- bonne réactivité,
- capacités d'adaptation.
" Capacité à travailler en transversalité avec les équipes pluridisciplinaires
" Autonomie dans l'organisation du travail ;
" Bonne Gestion du temps et de l'urgence ;
" Rigueur organisationnelle et méthodologie ;
" Esprit de synthèse et d'initiative ;
" Bonnes capacités rédactionnelles ;
" Maîtrise des outils bureautiques (Word Excel, Astre, logiciel (REGENCE, MILLESIME, NET SOINS...) etc...)
CONNAISSANCES SOUHAITEES
" Organisation des Collectivités Territoriales,
" Connaissance de la Personne Âgée présentant des troubles cognitifs
" Connaissance du réseau gérontologique de Grenoble et Agglo
Contact et modalités de candidature
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.