Coordonnateur(trice) de la Cellule des Aides Financières aux Familles
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Offre n° O040220200553839
Publiée le 13/04/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
23 rue Victor Hugo, Mont-de-Marsan (Landes)
Poste à pourvoir le
01/06/2022
Date limite de candidature
13/05/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer principalement la gestion et la coordination technique, administrative, financière et statistique du Fonds Départemental d'Aides Financières aux Familles sur les territoires dévolus à chaque coordinateur(trice).
Participer à l'évolution du règlement du FDAFF en faisant remonter auprès de la responsable les problématiques rencontrées aux suggestions d'amélioration du dispositif.
Assurer le suivi et la gestion des dispositifs en lien avec le logement.
Participer à l'évolution du règlement du FDAFF en faisant remonter auprès de la responsable les problématiques rencontrées aux suggestions d'amélioration du dispositif.
Assurer le suivi et la gestion des dispositifs en lien avec le logement.
Missions / conditions d'exercice
Description détaillée
> Traitement des demandes d'aides financières
Moyenne de 35 dossiers par jour reçus au service des aides financières, dont le traitement représente environ 80% du temps de travail quotidien :
- Réception des demandes d'aides financières (98% par voie dématérialisée sur la bal FDAFF), pré-étude des dossiers et orientation vers les instances de décision
- Prises directes de décisions, par délégation, dans le cadre réglementaire défini
- Envoi d'attestations de prises en charge aux instructeurs dans le cadre du volet
" procédure d'urgence " des aides à l'installation
- Communication avec les instructeurs, les usagers, les partenaires et les destinataires financiers du Fonds Départemental autour du traitement des demandes
- Gestion des relations avec les bailleurs dans le recouvrement de dépôts de garantie
- Transmission des chèques de restitution de dépôt de garantie à la paierie départementale pour encaissement sur P503
> Gestion administrative des commissions d'attribution
- Préparation des dossiers (vérification des données, édition d'historiques d'intervention)
- Tenue des commissions, secrétariat des instances et tâches en découlant
> Coordination et soutien technique des agents de la cellule du Fonds Départemental dans la saisie informatique et l'organisation autour du traitement des aides financières
>Animation de la cellule : organisation de réunions mensuelles autour d'objectifs d'optimisation, d'harmonisation et d'évaluation du travail de la cellule
> Gestion du progiciel " IODAS ", outil de traitement des aides financières
- Maintenance, développements et modifications du paramétrage liés à l'évolution du dispositif notamment sur la procédure de saisie des demandes d'aides financières, les éditions bureautiques (courriers types et phrases types). Dans le cadre de la dématérialisation du formulaire de demande, participation à l'élaboration de la nouvelle procédure décentralisée.
- Gestion des habilitations IODAS pour tous les acteurs du Département.
- Formation des utilisateurs : agents du service, travailleurs sociaux (consultation) par l'élaboration et mise à jour des guides de procédures.
> Conventions de partenariat
- Notification hebdomadaire des décisions les concernant aux fournisseurs et partenaires conventionnés
> Gestion financière - Traitement informatique hebdomadaire des paiements IODAS et mensuel des paiements de factures CHORUS. Sur IODAS : lancement et validation du traitement de calcul (édition d'un état permettant la vérification des paiements par gestionnaires). Sur ASTRE : préparation des pièces jointes dématérialisées à transmettre au Payeur départemental lors du mandatement (RIB, fichier RMH, fichier des chèques au trésor et règlement départemental) par scan des documents et enregistrement sur la GED, puis saisie des liquidations directes (dépenses) par imputations et transmission de la liste des liquidations à la Direction des Finances - Suivi des enveloppes budgétaires du Fonds Départemental et des participations des fournisseurs conventionnés - Tâches comptables liées à la gestion des aides financières : annulations, émission de titres de recette, création informatique de destinataires financiers. - Gestion et participation au développement du paiement de factures en procédure dématérialisée selon la procédure en cours concernant les aides financières aux familles.
> Suivi statistique de l'activité du Fonds Départemental
- Bilans d'activité (mensuels, annuels), statistiques ministérielles FSL, statistiques liées aux conventions de partenariat, statistiques ponctuelles diverses
> Transversalement à l'ensemble des tâches, gestion du secrétariat de la cellule de coordination
> Traitement des demandes d'aides financières
Moyenne de 35 dossiers par jour reçus au service des aides financières, dont le traitement représente environ 80% du temps de travail quotidien :
- Réception des demandes d'aides financières (98% par voie dématérialisée sur la bal FDAFF), pré-étude des dossiers et orientation vers les instances de décision
- Prises directes de décisions, par délégation, dans le cadre réglementaire défini
- Envoi d'attestations de prises en charge aux instructeurs dans le cadre du volet
" procédure d'urgence " des aides à l'installation
- Communication avec les instructeurs, les usagers, les partenaires et les destinataires financiers du Fonds Départemental autour du traitement des demandes
- Gestion des relations avec les bailleurs dans le recouvrement de dépôts de garantie
- Transmission des chèques de restitution de dépôt de garantie à la paierie départementale pour encaissement sur P503
> Gestion administrative des commissions d'attribution
- Préparation des dossiers (vérification des données, édition d'historiques d'intervention)
- Tenue des commissions, secrétariat des instances et tâches en découlant
> Coordination et soutien technique des agents de la cellule du Fonds Départemental dans la saisie informatique et l'organisation autour du traitement des aides financières
>Animation de la cellule : organisation de réunions mensuelles autour d'objectifs d'optimisation, d'harmonisation et d'évaluation du travail de la cellule
> Gestion du progiciel " IODAS ", outil de traitement des aides financières
- Maintenance, développements et modifications du paramétrage liés à l'évolution du dispositif notamment sur la procédure de saisie des demandes d'aides financières, les éditions bureautiques (courriers types et phrases types). Dans le cadre de la dématérialisation du formulaire de demande, participation à l'élaboration de la nouvelle procédure décentralisée.
- Gestion des habilitations IODAS pour tous les acteurs du Département.
- Formation des utilisateurs : agents du service, travailleurs sociaux (consultation) par l'élaboration et mise à jour des guides de procédures.
> Conventions de partenariat
- Notification hebdomadaire des décisions les concernant aux fournisseurs et partenaires conventionnés
> Gestion financière - Traitement informatique hebdomadaire des paiements IODAS et mensuel des paiements de factures CHORUS. Sur IODAS : lancement et validation du traitement de calcul (édition d'un état permettant la vérification des paiements par gestionnaires). Sur ASTRE : préparation des pièces jointes dématérialisées à transmettre au Payeur départemental lors du mandatement (RIB, fichier RMH, fichier des chèques au trésor et règlement départemental) par scan des documents et enregistrement sur la GED, puis saisie des liquidations directes (dépenses) par imputations et transmission de la liste des liquidations à la Direction des Finances - Suivi des enveloppes budgétaires du Fonds Départemental et des participations des fournisseurs conventionnés - Tâches comptables liées à la gestion des aides financières : annulations, émission de titres de recette, création informatique de destinataires financiers. - Gestion et participation au développement du paiement de factures en procédure dématérialisée selon la procédure en cours concernant les aides financières aux familles.
> Suivi statistique de l'activité du Fonds Départemental
- Bilans d'activité (mensuels, annuels), statistiques ministérielles FSL, statistiques liées aux conventions de partenariat, statistiques ponctuelles diverses
> Transversalement à l'ensemble des tâches, gestion du secrétariat de la cellule de coordination
Profils recherchés
Savoirs, savoir-faire et savoir être à mobiliser pour :
L'activité 1 :
- avoir la capacité d'évaluer rapidement les demandes d'aides financières, être autonome dans la prise de décision.
- savoir dégager des priorités de traitement dans les demandes au regard de leur nature et du volume de travail.
- instaurer une communication efficace et réactive avec les instructeurs des demandes d'aides.
- évaluer les demandes des interlocuteurs du Fonds départemental (fournisseurs, bailleurs, créanciers...), informer et orienter en conséquence.
- connaître le territoire et les différents partenaires institutionnels et associatifs intervenant dans les possibilités d'aides aux familles.
- connaître le règlement départemental d'aides financières aux familles, la réglementation en vigueur en matière de législation sociale et les différents dispositifs d'aides.
- être en capacité d'analyser l'activité et les évolutions des demandes pour être force de proposition auprès de la ou du responsable du FDAFF.
L'activité 2 :
- être rigoureux dans la préparation des commissions pour présenter des dossiers complets et aboutis.
- avoir la capacité à synthétiser les éléments des demandes d'aides lors de leur présentation en commission.
Les activités 3 et 4 :
- savoir définir et mettre en oeuvre des objectifs de travail.
- avoir l'aptitude à animer et à conduire une réunion.
- disposer de capacités pédagogiques et du sens des relations humaines dans l'accompagnement et le soutien technique des agents.
L'activité 5 :
- maîtriser IODAS
- avoir des compétences pédagogiques dans la transmission des connaissances.
- savoir mettre en adéquation les besoins et les possibilités techniques dans le traitement informatique des aides, en liaison avec le service informatique.
L'activité 6 :
- connaître les partenaires impliqués dans le financement du FDAFF et les engagements CG40µ/partenaires dans le cadre du volet FSL du FDAFF.
- savoir mettre en oeuvre les engagements établis dans le cadre des conventions de partenariat et dans le respect de la confidentialité des situations personnelles.
- savoir réaliser les synthèses des interventions et participations par partenaires.
L'activité 7 :
- maîtriser les outils de suivi financier, les procédures comptables des services financiers et de la Paierie départementale.
- avoir une rigueur administrative et comptable.
L'activité 8 :
- savoir utiliser Business Object.
- élaborer, avec le soutien technique du service informatique, les requêtes statistiques souhaitées.
- savoir mettre en valeur les éléments statistiques présentés.
- maîtriser les logiciel tableurs (Excel ou Calc) et de traitement de texte (World ou Open) pour la mise en forme et la présentation des données (bilans et statistiques)
L'activité 9 :
- connaître les critères d'intervention liés à la convention relative au dispositif "Habiter mieux".
- réceptionner les demandes éligibles à ce dispositif, traiter les dossiers, notifier les décisions au destinataire financier.
- suivre la réception des factures correspondant aux décisions avant mise en paiement.
- assurer le suivi et les statistiques correspondant aux interventions du CD40 dans ce dispositif.
L'activité 10 :
- maîtriser les techniques et outils relatifs aux tâches de secrétariat de la cellule de coordination.
Le Diplôme CESF serait apprécié.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Renseignements complémentaires : M. Stéphane FORBIN , Directeur adjoint de la Solidarité départementale tél 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature à M. le Président du conseil départemental des Landes 23 rue Victor Hugo 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Adressez votre candidature à M. le Président du conseil départemental des Landes 23 rue Victor Hugo 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES LANDES
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.