Assistant(e) Administratif(ve) et de Gestion
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O041230300970733
Publiée le 13/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - place de la république, Blois (Loir-et-Cher)
Poste à pourvoir le
01/05/2023
Date limite de candidature
13/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueillir et informer
- Assurer l'accueil et le filtrage téléphonique et physique de la Direction-Adjointe,
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire,
- Être un relai pour la direction et les services.
Gestion administrative
- Réceptionner le courrier, le tamponner et l'affecter,
- Procéder aux mises sous pli, affranchissement, aux envois,
- Procéder à l'enregistrement des courriers et/ou documents, parapheurs " entrants et sortants ",
- Classothèque ARSA : classement, désherbage et archivage,
- Participer aux travaux d'archivage de la Direction,
- Organiser, participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus de réunions,
- Gestion administrative des paiements :
Mise en paiement de factures et conventions
Rédaction de certificats de paiement
Mise à jour des suivis de paiement
Classement des pièces de liquidation
- Appui administratifs aux services,
- Appui administratif à la gestion des dossiers de surendettement, prévention des expulsions et préparation des dossiers pour les managers et suivi des échéances (surendettement FSL et prévention des expulsions, Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions, Pôle Départemental de Lutte contre l'Habitat Indigne, Mise en jeux Fonds Social Logement etc.)
Statistiques :
- Recherche et/ou extraction de données dans fichiers xls et logiciels métiers,
- Tri de données et tableaux croisés xls,
- Saisie de données dans supports existants (Détail "fichier mission" envoyé par mail).
Organisation et logistique :
- Réaliser des réservations de salles et de matériels,
- Recueillir et identifier tous les problèmes de maintenance (locaux, bureautique, informatique...), alerter les services,concernés et gérer le suivi des interventions,
- Suivre l'état des fournitures de l'ensemble de la direction-adjointe (besoins, commandes, budget).
CONDITIONS D'EXERCICE :
- BTS SP3S ou équivalent,
- Expérience dans le domaine du social et administratif requise.
Accueillir et informer
- Assurer l'accueil et le filtrage téléphonique et physique de la Direction-Adjointe,
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire,
- Être un relai pour la direction et les services.
Gestion administrative
- Réceptionner le courrier, le tamponner et l'affecter,
- Procéder aux mises sous pli, affranchissement, aux envois,
- Procéder à l'enregistrement des courriers et/ou documents, parapheurs " entrants et sortants ",
- Classothèque ARSA : classement, désherbage et archivage,
- Participer aux travaux d'archivage de la Direction,
- Organiser, participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus de réunions,
- Gestion administrative des paiements :
Mise en paiement de factures et conventions
Rédaction de certificats de paiement
Mise à jour des suivis de paiement
Classement des pièces de liquidation
- Appui administratifs aux services,
- Appui administratif à la gestion des dossiers de surendettement, prévention des expulsions et préparation des dossiers pour les managers et suivi des échéances (surendettement FSL et prévention des expulsions, Commission de Coordination des Actions de Prévention des Expulsions, Pôle Départemental de Lutte contre l'Habitat Indigne, Mise en jeux Fonds Social Logement etc.)
Statistiques :
- Recherche et/ou extraction de données dans fichiers xls et logiciels métiers,
- Tri de données et tableaux croisés xls,
- Saisie de données dans supports existants (Détail "fichier mission" envoyé par mail).
Organisation et logistique :
- Réaliser des réservations de salles et de matériels,
- Recueillir et identifier tous les problèmes de maintenance (locaux, bureautique, informatique...), alerter les services,concernés et gérer le suivi des interventions,
- Suivre l'état des fournitures de l'ensemble de la direction-adjointe (besoins, commandes, budget).
CONDITIONS D'EXERCICE :
- BTS SP3S ou équivalent,
- Expérience dans le domaine du social et administratif requise.
Missions / conditions d'exercice
IDENTIFICATION DU POSTE :
- Localisation fonctionnelle : Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- Rattachement hiérarchique : Direction de l'insertion de l'emploi et de l'habitat
- Affectation : Mission ressources et coordination
- Taux du poste : 100%
- N° Poste : 10382
- Télétravail : classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service
FINALITÉ DU POSTE :
Placée sous l'autorité de la Directrice Insertion emploi habitat, l'assistant(e) administratif(ve) assiste les cadres des services dans les tâches organisationnelles et administratives. Il/Elle peut également venir en appui administratif de missions plus transversales confiées à la Direction. L'assistant(e) administratif(ve) travaille en lien avec l'équipe d'encadrement de la direction, et en fonction des besoins avec les agents.
Dans le cadre des travaux et de l'organisation en cours de la Direction insertion, emploi habitat, les missions sont susceptibles d'évoluer.
- Localisation fonctionnelle : Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- Rattachement hiérarchique : Direction de l'insertion de l'emploi et de l'habitat
- Affectation : Mission ressources et coordination
- Taux du poste : 100%
- N° Poste : 10382
- Télétravail : classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service
FINALITÉ DU POSTE :
Placée sous l'autorité de la Directrice Insertion emploi habitat, l'assistant(e) administratif(ve) assiste les cadres des services dans les tâches organisationnelles et administratives. Il/Elle peut également venir en appui administratif de missions plus transversales confiées à la Direction. L'assistant(e) administratif(ve) travaille en lien avec l'équipe d'encadrement de la direction, et en fonction des besoins avec les agents.
Dans le cadre des travaux et de l'organisation en cours de la Direction insertion, emploi habitat, les missions sont susceptibles d'évoluer.
Profils recherchés
Compétences requises :
Savoir-faire/
Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires
Adapter sa communication (selon le public et la situation)
Utiliser les outils bureautiques standards
Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
Prendre des notes
Rédiger des comptes rendus
Respecter les différentes procédures internes
Rendre compte et alerter
Savoir-être/
Aisance relationnelle
Capacité d'adaptation
Disponibilité
Réactivité
Respect des délais
Rigueur et sens de l'organisation
Secret et discrétion professionnels-
Sens du travail en équipe
Connaissances/
Différentes procédures administratives en vigueur,
Dispositifs mis en œuvre au sein la DIEH
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Enjeux et projets de la collectivité
Outils bureautiques : Drive, Logiciels Word, Excel, Powerpoint...
Applications métier : Solis - Boxi - Déclik
Outils de communication numériques
Techniques de secrétariat
Savoir-faire/
Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires
Adapter sa communication (selon le public et la situation)
Utiliser les outils bureautiques standards
Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
Prendre des notes
Rédiger des comptes rendus
Respecter les différentes procédures internes
Rendre compte et alerter
Savoir-être/
Aisance relationnelle
Capacité d'adaptation
Disponibilité
Réactivité
Respect des délais
Rigueur et sens de l'organisation
Secret et discrétion professionnels-
Sens du travail en équipe
Connaissances/
Différentes procédures administratives en vigueur,
Dispositifs mis en œuvre au sein la DIEH
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Enjeux et projets de la collectivité
Outils bureautiques : Drive, Logiciels Word, Excel, Powerpoint...
Applications métier : Solis - Boxi - Déclik
Outils de communication numériques
Techniques de secrétariat
Contact et modalités de candidature
Contact
0254584141
Informations complémentaires
Service recrutement : 02.54.58.54.59
CV et lettre de motivation obligatoires. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Pour candidater, merci de cliquer sur le lien suivant :
https://jobaffinity.fr/apply/6gl3pdyhmf8lbu66gj
CV et lettre de motivation obligatoires. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Pour candidater, merci de cliquer sur le lien suivant :
https://jobaffinity.fr/apply/6gl3pdyhmf8lbu66gj
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU LOIR-ET-CHER
>Hôtel du département - place de la république
41000 Blois
>Hôtel du département - place de la république
41000 Blois
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.