Au sein de la Direction technique, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur technique et sous la responsabilité fonctionnelle de la Direction administrative et financière, le.la secrétaire technique assure l'assistanat de la Direction technique et assure la gestion de dossiers administratifs et financiers dans une logique de déconcentration des missions en ressources humaines et en gestion financière.
Il.elle veille à garantir la bonne exécution des procédures en gestion administrative et financière et favorise la transversalité de l'information et l'harmonisation des pratiques.

Missions principales du poste :

ASSISTANAT DE LA DIRECTION TECHNIQUE :
* Superviser la gestion du courrier entrant et sortant, des parapheurs, des circuits de validation et de signatures,
* Assurer l'accueil téléphonique de la Direction technique et la coordination des agendas de la Direction technique,
* Contrôler et traiter la gestion des courriers et documents administratifs (rédaction, mise en forme...)
* Coordonner l'archivage numérique des documents et fichiers internes à la direction technique,
* Apporter un appui dans l'organisation des réunions programmées par la Direction technique : réservation de salles sur l'outil DIESE, invitations et formalisation des ordres du jour, comptes rendus...
* Assurer la continuité des missions d'assistanat en cas d'absence d'un.e assistant.e de direction au sein de la structure
GESTION ADMINSITRATIVE ET FINANCIERE :
* Réaliser les contrats des intermittents techniciens dans le respect des budgets alloués selon les besoins identifiés par les responsables de service et la planification réalisées sur l'outil de gestion DIESE ;
* Assurer la gestion administrative des recrutements (DUE, constitution du dossier de recrutement, saisie des fiches contacts dans DIESE...) ;
* Assurer le suivi logistique des personnels techniques en déplacements : réalisation des ordres de mission, réalisation des états de frais pour la direction, réservation trains et hôtels,
* Suivi des congés et absences exceptionnelles des agents ;
* Garantir la bonne diffusion des notes, procédures et informations administratives en interne de la direction ;
* Être ressource en interne et assurer la coordination des procédures administratives et financières : évaluations professionnelles, bons de commandes dématérialisés, suivi de la validation des services faits, gestion des achats par carte achat ;
* Réaliser le suivi des budgets dédiés à la direction technique, en lien avec chaque responsable de service et le service finances, aussi bien en mains d'œuvre qu'en achat et prestations de service ;
* Assurer la sous-régie d'avances en qualité de mandataire