Assistant.e administratif.ve
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O045220300579284
Publiée le 17/03/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 rue Saint Pierre Lentin, Orléans (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
01/05/2022
Date limite de candidature
16/04/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Mission :
Le pôle Assemblée a, en premier lieu, la responsabilité de la préparation des Commissions permanentes, des commissions thématiques et des sessions plénières de la Région dans leurs aspects administratifs, règlementaires et logistiques.
Les assemblées ont également la charge du suivi des représentations de la Région par les élus dans les différentes instances et organismes.
En binôme, l'assistant·e administrative assiste la responsable des assemblées en assurant le suivi administratif nécessaire à la préparation des instances ; la relecture et les formalités de mises en oeuvre des délibérations et le suivi des représentations des élus.
Interlocuteur·rice privilégié·e des services rédacteurs de délibérations, il·elle apporte son soutien mais contribue également à la sécurisation et à la fluidité des activités des assemblées.
Dans un contexte d'évolution du processus délibératif et de son outillage, la présente fiche de poste est susceptible d'évoluer à l'échéance du 2nd semestre 2022.
Le pôle Assemblée a, en premier lieu, la responsabilité de la préparation des Commissions permanentes, des commissions thématiques et des sessions plénières de la Région dans leurs aspects administratifs, règlementaires et logistiques.
Les assemblées ont également la charge du suivi des représentations de la Région par les élus dans les différentes instances et organismes.
En binôme, l'assistant·e administrative assiste la responsable des assemblées en assurant le suivi administratif nécessaire à la préparation des instances ; la relecture et les formalités de mises en oeuvre des délibérations et le suivi des représentations des élus.
Interlocuteur·rice privilégié·e des services rédacteurs de délibérations, il·elle apporte son soutien mais contribue également à la sécurisation et à la fluidité des activités des assemblées.
Dans un contexte d'évolution du processus délibératif et de son outillage, la présente fiche de poste est susceptible d'évoluer à l'échéance du 2nd semestre 2022.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES :
Assurer la préparation des Commissions Permanentes
- Réceptionner les documents (rapports, délibérations et pièces
jointes) produits par les services
- Elaborer les ordres du jour
- Actualiser les tableaux de suivi de l'activité
- Editer les rapports, garantir leur finalisation en lien avec les directions et suivre le circuit de signature
- Préparer l'envoi des rapports aux élus (élaboration des convocations, envoi papier, envoi électronique via le logiciel Kbox)
- Vérifier les délibérations : mise en page, conformité avec le rapport et impression
- Légaliser les délibérations via le logiciel Ixbus et élaborer les différents documents relatifs à la publication des actes
- Relire le Procès-Verbal : mettre en page, indiquer les présents/absents, vérifier les votes...
Assurer l'organisation des Commissions Thématiques et participer aux réunions
- Élaborer et diffuser les calendriers des commissions, les
convocations, les ordres des jours
- Organiser les commissions et assurer leur suivi en lien avec les
Président·es des commissions, les élu·es et les services
- Participer aux Commissions Thématiques : prise en note des votes,
rédiger le compte rendu et l'avis des commissions
Assister la responsable des assemblées sur la préparation des Séances Plénières et des Commissions Consultatives des Services Publics locaux (CCSPL)
- Participer à la préparation des Séances Plénières : préparation des dossiers, élaboration et envoi des convocations, participer à l'envoi des rapports, reprographie des documents, préparation de la salle
- Participation éventuelle en salle le jour de la Séance
- Organiser les CCSPL : fixer les dates de réunions en lien avec le/la Président·e de la commission et les directions, préparer et envoyer les convocations et documents, réserver les salles
Assurer le suivi des représentations régionales des élu·es
- Assurer le suivi des représentations en lien avec le Cabinet du Président et les directions : traiter le courrier arrivé, transmettre la demande au cabinet, élaborer la réponse à l'organisme demandeur
- Réunir les éléments d'analyse pour aider à la prise de décision
- Assurer la mise à jour régulière des dossiers numériques / papiers et des tableaux de suivi des représentations
- Rédiger les rapports - délibérations - arrêtés - courriers
- Renseigner les différents organismes (téléphonique / courriel)
Gérer l'absentéisme des élus régionaux
- Mettre à jour le tableau d'absentéisme des élus
- Enregistrer les justificatifs d'absence des élus
Participer aux autres activités du pôle des assistantes :
- Assurer le secrétariat du service : assistanat de la responsable du pôle, préparation de courriers, commande des fournitures
- Assurer le suivi de la mise en ligne des différents documents du pôle Assemblée sous Oasis (intranet)
- Mettre à jour les listes de diffusion
- Renseigner le public extérieur (téléphonique ou par courriel)
- Effectuer du classement et de l'archivage
- Soutien ponctuel à l'activité de secrétariat DGS
Contraintes du poste :
Prise de congés compatible avec les calendriers des Commissions Permanentes et des Séances Plénières. Organisation obligatoire des congés entre les deux assistants·es administratifs·ves.
Exceptionnellement contraintes horaires et déplacements régionaux liés à l'organisation des séances plénières
Assurer la préparation des Commissions Permanentes
- Réceptionner les documents (rapports, délibérations et pièces
jointes) produits par les services
- Elaborer les ordres du jour
- Actualiser les tableaux de suivi de l'activité
- Editer les rapports, garantir leur finalisation en lien avec les directions et suivre le circuit de signature
- Préparer l'envoi des rapports aux élus (élaboration des convocations, envoi papier, envoi électronique via le logiciel Kbox)
- Vérifier les délibérations : mise en page, conformité avec le rapport et impression
- Légaliser les délibérations via le logiciel Ixbus et élaborer les différents documents relatifs à la publication des actes
- Relire le Procès-Verbal : mettre en page, indiquer les présents/absents, vérifier les votes...
Assurer l'organisation des Commissions Thématiques et participer aux réunions
- Élaborer et diffuser les calendriers des commissions, les
convocations, les ordres des jours
- Organiser les commissions et assurer leur suivi en lien avec les
Président·es des commissions, les élu·es et les services
- Participer aux Commissions Thématiques : prise en note des votes,
rédiger le compte rendu et l'avis des commissions
Assister la responsable des assemblées sur la préparation des Séances Plénières et des Commissions Consultatives des Services Publics locaux (CCSPL)
- Participer à la préparation des Séances Plénières : préparation des dossiers, élaboration et envoi des convocations, participer à l'envoi des rapports, reprographie des documents, préparation de la salle
- Participation éventuelle en salle le jour de la Séance
- Organiser les CCSPL : fixer les dates de réunions en lien avec le/la Président·e de la commission et les directions, préparer et envoyer les convocations et documents, réserver les salles
Assurer le suivi des représentations régionales des élu·es
- Assurer le suivi des représentations en lien avec le Cabinet du Président et les directions : traiter le courrier arrivé, transmettre la demande au cabinet, élaborer la réponse à l'organisme demandeur
- Réunir les éléments d'analyse pour aider à la prise de décision
- Assurer la mise à jour régulière des dossiers numériques / papiers et des tableaux de suivi des représentations
- Rédiger les rapports - délibérations - arrêtés - courriers
- Renseigner les différents organismes (téléphonique / courriel)
Gérer l'absentéisme des élus régionaux
- Mettre à jour le tableau d'absentéisme des élus
- Enregistrer les justificatifs d'absence des élus
Participer aux autres activités du pôle des assistantes :
- Assurer le secrétariat du service : assistanat de la responsable du pôle, préparation de courriers, commande des fournitures
- Assurer le suivi de la mise en ligne des différents documents du pôle Assemblée sous Oasis (intranet)
- Mettre à jour les listes de diffusion
- Renseigner le public extérieur (téléphonique ou par courriel)
- Effectuer du classement et de l'archivage
- Soutien ponctuel à l'activité de secrétariat DGS
Contraintes du poste :
Prise de congés compatible avec les calendriers des Commissions Permanentes et des Séances Plénières. Organisation obligatoire des congés entre les deux assistants·es administratifs·ves.
Exceptionnellement contraintes horaires et déplacements régionaux liés à l'organisation des séances plénières
Profils recherchés
COMPÉTENCES REQUISES :
-Connaître l'organisation interne de la Région et de ses processus de décision
-Connaitre les principes réglementaires régissant l'administration des collectivités locales et en particulier de la production des actes administratifs
-Maîtriser les procédures du service et notamment celles de la Commission Permanente et de la Séance Plénière et leurs impératifs
-Maitriser les outils bureautiques et connaître les outils collaboratifs
-Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
-Comprendre, mémoriser des informations et faire preuve de discernement
-Avoir des capacités d'analyse, d'adaptation et de réactivité, notamment pour faire face aux pics d'activités et aux situations inattendues
-Avoir des capacités rédactionnelles
-Contribuer à la continuité de service en veillant au partage des informations et à la remontée d'éléments sensibles
-Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
-Comprendre, mémoriser des informations et faire preuve de discernement
-Avoir des capacités d'analyse, d'adaptation et de réactivité, notamment pour faire face aux pics d'activités et aux situations inattendues
-Avoir des capacités rédactionnelles
-Contribuer à la continuité de service en veillant au partage des informations et à la remontée d'éléments sensibles
-Connaître l'organisation interne de la Région et de ses processus de décision
-Connaitre les principes réglementaires régissant l'administration des collectivités locales et en particulier de la production des actes administratifs
-Maîtriser les procédures du service et notamment celles de la Commission Permanente et de la Séance Plénière et leurs impératifs
-Maitriser les outils bureautiques et connaître les outils collaboratifs
-Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
-Comprendre, mémoriser des informations et faire preuve de discernement
-Avoir des capacités d'analyse, d'adaptation et de réactivité, notamment pour faire face aux pics d'activités et aux situations inattendues
-Avoir des capacités rédactionnelles
-Contribuer à la continuité de service en veillant au partage des informations et à la remontée d'éléments sensibles
-Savoir identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
-Comprendre, mémoriser des informations et faire preuve de discernement
-Avoir des capacités d'analyse, d'adaptation et de réactivité, notamment pour faire face aux pics d'activités et aux situations inattendues
-Avoir des capacités rédactionnelles
-Contribuer à la continuité de service en veillant au partage des informations et à la remontée d'éléments sensibles
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidater : Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation par courriel sous la référence C-SG-Assistant.e avant le 10/04/2022 à :
dgrh-candidature-annonce@centrevaldeloire.fr
Renseignements administratifs : Sandra MAILLY, chargée de recrutement : sandra.mailly@centrevaldeloire.fr
dgrh-candidature-annonce@centrevaldeloire.fr
Renseignements administratifs : Sandra MAILLY, chargée de recrutement : sandra.mailly@centrevaldeloire.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.