Chargé des enregistrements courriers H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O045220800740321
Publiée le 01/08/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Etape, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
04/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction du secrétariat général est placée sous l'autorité du directeur général des services mutualisés de la commune d'Orléans et d'Orléans Métropole. La direction est composée de deux services : le service de la vie institutionnelle et le service de l'administration générale. La direction gère également les questions en lien avec la protection des données ainsi que l'accès aux documents administratifs.
Le service de l'administration générale est en charge du pôle courrier, des appariteurs, de l'atelier numérique. Ce service gère certains outils et logiciels (logiciel de gestion du courrier, parapheur électronique etc.).
Le poste de chargé des enregistrements courriers est placé sous l'autorité du responsable du pôle courrier au sein d'une équipe de 4 agents (2 agents au bureau du courrier et 2 agents chargés des enregistrements des courriers Maarch).
Le service de l'administration générale est en charge du pôle courrier, des appariteurs, de l'atelier numérique. Ce service gère certains outils et logiciels (logiciel de gestion du courrier, parapheur électronique etc.).
Le poste de chargé des enregistrements courriers est placé sous l'autorité du responsable du pôle courrier au sein d'une équipe de 4 agents (2 agents au bureau du courrier et 2 agents chargés des enregistrements des courriers Maarch).
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITE 1 : Enregistrement des courriers / mails (60%)
- Scanner les originaux papiers
- Gérer la boîte mail de la direction : faire le tri pour transmettre directement au service concerné ou l'intégrer dans Maarch pour enregistrement
- Saisir les enregistrements selon la grille d'attribution et les procédures Maarch
- Editer les bordereaux
- Envoyer les AR lorsque nécessaire
- Distribuer aux différents services
ACTIVITE 2 : Bureau du courrier (20%)
- Participer au tri et/ou à l'ouverture du courrier plusieurs fois par semaine en fonction du planning ou des besoins
- Aider à la distribution des fiches de paie
- Traiter le courrier départ. Tri, pesage, affranchissement, rangement
ACTIVITE 3 : Missions Spécifiques (15%)
Des missions spécifiques sont effectuées par les agents en fonction de l'activité liée aux enregistrements des courriers / mails
- Gérer les dossiers de regroupements familiaux
- Répondre aux demandes de renseignements sur les habitants de la commune selon la procédure en respectant les délais impartis
ACTIVITE 4 : Procédures (5%)
- Renseigner les personnes sur les questions liées aux problèmes d'enregistrement Maarch (pièces jointes, bordereaux...) selon la procédure Maarch
- Participer à la rédaction des procédures en lien avec le poste ou sur Expresso
- Participer aux réunions Maarch
Vous pourrez également être amené à participer ponctuellement aux différentes mission assignées à al Direction du Secrétariat Général
- Scanner les originaux papiers
- Gérer la boîte mail de la direction : faire le tri pour transmettre directement au service concerné ou l'intégrer dans Maarch pour enregistrement
- Saisir les enregistrements selon la grille d'attribution et les procédures Maarch
- Editer les bordereaux
- Envoyer les AR lorsque nécessaire
- Distribuer aux différents services
ACTIVITE 2 : Bureau du courrier (20%)
- Participer au tri et/ou à l'ouverture du courrier plusieurs fois par semaine en fonction du planning ou des besoins
- Aider à la distribution des fiches de paie
- Traiter le courrier départ. Tri, pesage, affranchissement, rangement
ACTIVITE 3 : Missions Spécifiques (15%)
Des missions spécifiques sont effectuées par les agents en fonction de l'activité liée aux enregistrements des courriers / mails
- Gérer les dossiers de regroupements familiaux
- Répondre aux demandes de renseignements sur les habitants de la commune selon la procédure en respectant les délais impartis
ACTIVITE 4 : Procédures (5%)
- Renseigner les personnes sur les questions liées aux problèmes d'enregistrement Maarch (pièces jointes, bordereaux...) selon la procédure Maarch
- Participer à la rédaction des procédures en lien avec le poste ou sur Expresso
- Participer aux réunions Maarch
Vous pourrez également être amené à participer ponctuellement aux différentes mission assignées à al Direction du Secrétariat Général
Profils recherchés
Compétences techniques :
- Connaissance de l'organisation des collectivités
- Connaissance des procédures courrier
- Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe
- Maîtrise du logiciel courrier et de la bureautique
Compétences généralistes et transversales :
- Capacité de synthèse et de rédaction
- Aptitude au travail en équipe
- Rigueur, discrétion
- Sens de l'organisation
Conditions particulières du poste :
- Temps de travail annuel : 1 607 heures
- Horaires variables avec ponctuellement la présence entre 8h et 8h30 pour le tri du courrier (en fonction du planning)
- Lieu de travail : Mairie centrale, place de l'Etape à Orléans
Le poste est soumis au devoir de confidentialité
Avantages liés au poste :
- Avantages internes et CNAS
- Accès à la formation tout au long de la carrière
- Tarif préférentiel au restaurant inter-administratif
- Horaires fixes et variables
- RTT
- Ordinateur portable
- Participation mutuelle / prévoyance
- Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnements)
- CIA
- 2 jours de télétravail/semaine (selon besoins et organisation du service)
- Forfait mobilités durables
- Connaissance de l'organisation des collectivités
- Connaissance des procédures courrier
- Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe
- Maîtrise du logiciel courrier et de la bureautique
Compétences généralistes et transversales :
- Capacité de synthèse et de rédaction
- Aptitude au travail en équipe
- Rigueur, discrétion
- Sens de l'organisation
Conditions particulières du poste :
- Temps de travail annuel : 1 607 heures
- Horaires variables avec ponctuellement la présence entre 8h et 8h30 pour le tri du courrier (en fonction du planning)
- Lieu de travail : Mairie centrale, place de l'Etape à Orléans
Le poste est soumis au devoir de confidentialité
Avantages liés au poste :
- Avantages internes et CNAS
- Accès à la formation tout au long de la carrière
- Tarif préférentiel au restaurant inter-administratif
- Horaires fixes et variables
- RTT
- Ordinateur portable
- Participation mutuelle / prévoyance
- Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnements)
- CIA
- 2 jours de télétravail/semaine (selon besoins et organisation du service)
- Forfait mobilités durables
Contact et modalités de candidature
Adresse de l'employeur
MÉTROPOLE D'ORLÉANS
>5 place du 6-juin-1944 CS 95801
45058 ORLEANS CEDEX 1
>5 place du 6-juin-1944 CS 95801
45058 ORLEANS CEDEX 1
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.