Assistant du service maintenance et exploitation

Offre n° O049220500638544
Publiée le 14/06/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Département de Maine et Loire
Hotel du département - cs 94104
49941 Angers cedex 9
Environ 2 800 agents territoriaux, assurent des missions de service public pour le Département de Maine-et-Loire. Ils oeuvrent chaque jour à la mise en place de la politique décidée par les conseillers départementaux.
Les métiers exercés par les agents du Département sont très variés et parfois peu connus. Quelques exemples :
Pour les solidarités : médecins, puéricultrices, sages-femmes, assistantes sociales, éducateurs
Pour le territoire : archéologues, cuisiniers, agents de maintenance et d'entretien, jardiniers, dessinateurs, techniciens
L Hôtel du Département, situé au 48B boulevard Foch à Angers, héberge la majorité des services administratifs.
11 Maisons des solidarités dispersées sur tout le département permettent d'offrir un service de proximité aux habitants.
4 Agences techniques départementales regroupent le personnel, le matériel et les équipements des services techniques, en particulier celui des routes.
Site web de l'employeur
Département de travail
Maine-et-Loire
Secteur du lieu de travail
Angers
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
13/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction du Patrimoine Immobilier, l'assistant du chef du service maintenance et exploitation assure le secrétariat et l'accueil.
Missions
30 %Appui administratif au service
Assure les missions de secrétariat pour le service : gestion du courrier, gestion de l'agenda, accueil téléphonique, préparation de dossiers, organisation/participation aux réunions, rédaction de compte rendu, mise en forme de diaporama, compilations, synthèses et saisies de données...
Assure le traitement des demandes de sous-traitance
Assure le suivi des nouveaux arrivants (administratif et logistique) et les mouvements d'agents en lien avec l'assistante de direction
Assure le suivi des formations : recensement, suivi du tableau de bord, transmission des informations
Assure le suivi et gestion des tableaux de bord de l'activité du service : Correspondants de site, DPI assistance, permanence des collèges, tableau des sites par thématique

30 %Appui administratif à l'unité exploitation
- Contribution à l'organisation des déménagements : participation aux réunions, rédaction des comptes rendus, suivi des plannings, transmission des informations
- Assistance à la régie, : suivi des congés, suivi et transmission des heures supplémentaires, rattachement des bons de livraison aux demandes d'achat
- Participation aux différentes réunions, prise de note et compte rendu : réunion d'unité, mobilier, déploiement du tri sélectif ...

30 %Appui administratif à l'unité maintenance
Assure le suivi administratif des contrats de maintenance en lien avec le gestionnaire :
- recensement des rapports et facturation
- gestion de la boite mail,
- correspondance avec les établissements et sites (diffusion de planning),
- participation aux réunions avec les entreprises et rédaction de compte rendu

10 %Activités secondaires
Suivi comptable : mise en signature des bons de commande, visa des factures
Assure le remplacement de l'assistante de direction et/ou des autres services en cas d'absence
Assure le classement et l'archivage (papier et numérique) selon le tableau de gestion des archives
Total 100 %
Profils recherchés
Savoirs (connaissances théoriques) :
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de la collectivité
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse

Savoir-faire (lié à l'expérience pratique) :
Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint...)
Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie,
agenda électronique...)
Analyse et gestion des demandes d'information.
Aptitude à travailler en équipe
Capacité d'organisation et planifier le travail, polyvalence

Savoir procédural (procédures) :
Repérer les priorités
Respecter des procédures de la démarche qualité

Savoir relationnel (relations humaines) :
Discrétion, sens de la confidentialité
Bon relationnel, bonne présentation
Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
Retrouvez la fiche de poste détaillée et postulez en ligne sur : https://www.maine-et-loire.fr/aides-et-services/offres-de-linstitution/offres-demploi

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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