Assistant de gestion administrative (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O052220500638655
Publiée le 16/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Nos coordonnées de recrutement :
contact.recrutement@haute-marne.fr
ou
0325328888 (demander le service recrutement)
S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
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S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Joinville
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
16/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du responsable de circonscription, l'assistant(e) de gestion administrative de la circonscription d'action sociale assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d'informations internes et externes. Elle/il intervient plus spécifiquement auprès des équipes de l'aide sociale à l'enfance. Assure le binôme de l'assistante administrative qui assure le secrétariat des responsables.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
Suivi administratif des enfants confiés au titre d'une mesure de prévention
- suivi des calendriers de visites et des tableaux de mesure par référent ASE
- gestion des échéanciers de toutes mesures administratives et judiciaires
- organisation du calendrier des synthèses, préparation du support d'animation de synthèse pour les responsables, participation et compte rendu des synthèses
- suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d'un enfant confié
- préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse
- participation à l'organisation des sorties
- instruction des demandes de TISF dans le cadre de la prévention
- gestion et préparation des contrats de prévention et sollicitation des rapports
- enregistrement préalable des courriers du pôle prévention
- création et suivi des tableaux de bord liés à l'activité du pôle prévention
- mise en place et aide à la création de projets innovants d'actions collectives
Partenariat
- prise de contact, modalité d'inscription, délai, places disponibles
Suivi des soit-transmis
- Enregistrement
- Veille et relance concernant les délais de réponse
Missions transversales
- réception et ventilation du courrier
- préparation et suivi des tableaux de bords de la circonscription
Animation
- recherche et synthèse de documents, textes législatifs en vue de l'animation d'une réunion qui sera portée par le responsable
MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Accueil physique et téléphonique du public
- accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la CAS et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs (administrations, associations existantes sur le territoire)
- prise d'informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux
- suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant)
Remplacement de l'agent administratif en charge du RSA
- instruction des dossiers SOLIS
- gestion des listes à mettre à jour
- éditions des courriers et dossiers divers
Mise en forme, classement des documents
- Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques y compris en soutien des collègues intervenant sur l'ensemble des activités de la circonscription d'action sociale
Participation aux astreintes administratives de la circonscription.
Suivi administratif des enfants confiés au titre d'une mesure de prévention
- suivi des calendriers de visites et des tableaux de mesure par référent ASE
- gestion des échéanciers de toutes mesures administratives et judiciaires
- organisation du calendrier des synthèses, préparation du support d'animation de synthèse pour les responsables, participation et compte rendu des synthèses
- suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d'un enfant confié
- préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse
- participation à l'organisation des sorties
- instruction des demandes de TISF dans le cadre de la prévention
- gestion et préparation des contrats de prévention et sollicitation des rapports
- enregistrement préalable des courriers du pôle prévention
- création et suivi des tableaux de bord liés à l'activité du pôle prévention
- mise en place et aide à la création de projets innovants d'actions collectives
Partenariat
- prise de contact, modalité d'inscription, délai, places disponibles
Suivi des soit-transmis
- Enregistrement
- Veille et relance concernant les délais de réponse
Missions transversales
- réception et ventilation du courrier
- préparation et suivi des tableaux de bords de la circonscription
Animation
- recherche et synthèse de documents, textes législatifs en vue de l'animation d'une réunion qui sera portée par le responsable
MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Accueil physique et téléphonique du public
- accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la CAS et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs (administrations, associations existantes sur le territoire)
- prise d'informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux
- suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant)
Remplacement de l'agent administratif en charge du RSA
- instruction des dossiers SOLIS
- gestion des listes à mettre à jour
- éditions des courriers et dossiers divers
Mise en forme, classement des documents
- Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques y compris en soutien des collègues intervenant sur l'ensemble des activités de la circonscription d'action sociale
Participation aux astreintes administratives de la circonscription.
Profils recherchés
CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
- sens du service public, des responsabilités
- formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.)
- maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l'usager (SOLIS)
- aptitude à communiquer et à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- aisance relationnelle et écoute d'un public en difficulté
- entière discrétion professionnelle, rigueur et efficacité
- capacité d'adaptation et réactivité
- capacité d'anticipation et d'organisation
- sens du service public, des responsabilités
- formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.)
- maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l'usager (SOLIS)
- aptitude à communiquer et à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire
- aisance relationnelle et écoute d'un public en difficulté
- entière discrétion professionnelle, rigueur et efficacité
- capacité d'adaptation et réactivité
- capacité d'anticipation et d'organisation
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + curriculum vitae) à :
contact.recrutement@haute-marne.fr
À Monsieur le Président - Conseil Départemental de la Haute-Marne - 1, rue du Commandant Hugueny - 52000 Chaumont
contact.recrutement@haute-marne.fr
À Monsieur le Président - Conseil Départemental de la Haute-Marne - 1, rue du Commandant Hugueny - 52000 Chaumont
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.