2099 - Secrétaire de la Maison départementale des solidarités (MDS) (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O054210400279610
Publiée le 22/04/2021
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
MDS de Jarny-Piennes Site de Piennes (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
21/06/2021
Date limite de candidature
22/05/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique de l'assistant (e) du responsable de la MDS, il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l'équipe, les usagers, les différents services de l'institution et les partenaires. Il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.
De plus, dans le cadre d'un dispositif expérimental d'une durée d'un an concernant la coordination territoriale des aides sociales facultatives (CTASF) sur le territoire de Briey, il (elle) apporte un appui administratif aux responsables concernés. Il (elle) suit les dossiers des usagers selon les modalités d'organisation de la CTASF. Il (elle) assure l'ensemble du secrétariat relatif à ce dispositif.
De plus, dans le cadre d'un dispositif expérimental d'une durée d'un an concernant la coordination territoriale des aides sociales facultatives (CTASF) sur le territoire de Briey, il (elle) apporte un appui administratif aux responsables concernés. Il (elle) suit les dossiers des usagers selon les modalités d'organisation de la CTASF. Il (elle) assure l'ensemble du secrétariat relatif à ce dispositif.
Missions / conditions d'exercice
Accueil
- Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents
- Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,
- Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré, évalue l'urgence et alerte les travailleurs sociaux en cas de nécessité
- Participe à la gestion des plannings des permanences, gère la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
- Accueille les partenaires extérieurs
- Peut contribuer à des réunions d'informations et d'animation à destination des publics, en MDS
Gestion et suivi administratif des dossiers
- Gère et suit administrativement les dossiers : en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux (traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels), renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes d'expulsion (tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie)
- Assure le classement, l'archivage et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux,
- Prépare les dossiers bilans en école maternelle et des mises à disposition des professionnels de la PMI
Organisation et secrétariat
- Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
- Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
- Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions
- Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archive
- Veille à l'articulation avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
- Participe, en lien avec l'ARMDS, à l'organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d'interventions...)
- Participe aux réunions d'équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
- Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)
Spécificités
* Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social,...)
Dans le cadre de la coordination territoriale des aides sociales facultatives (CTASF) :
* Apporte un appui à l'organisation et au suivi de dossiers
* En lien avec le DTTS, gère l'organisation des commissions mensuelles d'attribution des aides (planning, ordre du jour)
* Assure l'organisation logistique des commissions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Prépare les dossiers à soumettre en commission : enregistre les dossiers, étudie la recevabilité (vérification complétude du dossier, vérification des informations sur l'accès aux droits), transmet au DTTS pour avis
* Après les commissions : enregistre et notifie les décisions, prépare la liquidation et contribue au suivi budgétaire (aides accordées) en lien avec le Pôle Ressources DGA Solidarités
* Trie, classe et archive les documents liés au fonctionnement de la CTASF
- Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents
- Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,
- Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré, évalue l'urgence et alerte les travailleurs sociaux en cas de nécessité
- Participe à la gestion des plannings des permanences, gère la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
- Accueille les partenaires extérieurs
- Peut contribuer à des réunions d'informations et d'animation à destination des publics, en MDS
Gestion et suivi administratif des dossiers
- Gère et suit administrativement les dossiers : en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux (traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels), renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes d'expulsion (tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie)
- Assure le classement, l'archivage et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux,
- Prépare les dossiers bilans en école maternelle et des mises à disposition des professionnels de la PMI
Organisation et secrétariat
- Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
- Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
- Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions
- Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archive
- Veille à l'articulation avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
- Participe, en lien avec l'ARMDS, à l'organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d'interventions...)
- Participe aux réunions d'équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
- Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)
Spécificités
* Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social,...)
Dans le cadre de la coordination territoriale des aides sociales facultatives (CTASF) :
* Apporte un appui à l'organisation et au suivi de dossiers
* En lien avec le DTTS, gère l'organisation des commissions mensuelles d'attribution des aides (planning, ordre du jour)
* Assure l'organisation logistique des commissions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Prépare les dossiers à soumettre en commission : enregistre les dossiers, étudie la recevabilité (vérification complétude du dossier, vérification des informations sur l'accès aux droits), transmet au DTTS pour avis
* Après les commissions : enregistre et notifie les décisions, prépare la liquidation et contribue au suivi budgétaire (aides accordées) en lien avec le Pôle Ressources DGA Solidarités
* Trie, classe et archive les documents liés au fonctionnement de la CTASF
Profils recherchés
Compétences techniques :
* Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité
* Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
* Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d'intervention
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
* Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information
* Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
* Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
- Savoir créer un climat et une relation de confiance
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Respecter la notion de secret professionnel
- Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Savoir écouter
- Etre capable de reformuler
- Savoir faire respecter des règles /échéances
- S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
- Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
- Etre en mesure de travailler en équipe
- Savoir faire respecter des règles / échéances
Compétences stratégiques :
* Décrypter les attentes et identifier les besoins
* Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
* Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
* Faire preuve de curiosité intellectuelle
* Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité
* Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
* Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d'intervention
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
* Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information
* Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
* Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
- Savoir créer un climat et une relation de confiance
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Respecter la notion de secret professionnel
- Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Savoir écouter
- Etre capable de reformuler
- Savoir faire respecter des règles /échéances
- S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
- Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
- Etre en mesure de travailler en équipe
- Savoir faire respecter des règles / échéances
Compétences stratégiques :
* Décrypter les attentes et identifier les besoins
* Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
* Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
* Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
* Faire preuve de curiosité intellectuelle
Contact et modalités de candidature
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
>D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
>D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.