Secrétaire de direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O057221200875158
Publiée le 12/12/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
6 rue de la mairie, Moulins-lès-Metz (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/03/2023
Date limite de candidature
11/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction de l'Urbanisme et des services techniques recherche son/sa futur(e) secrétaire.
Missions / conditions d'exercice
Renseignements physiques et téléphoniques des professionnels et du public (administrés, notaires, entreprises) :
- Recherche d'informations et de dossiers archivés
- Gestion des appels téléphoniques, prise et transmission de messages
- Réponses aux différentes demandes par mail (riverains / notaires)
- Classement de documents / archivage des dossiers du service DUST
Rédaction de divers courriers (Urba + ST) et soutien au CTM (vérification de documents administratifs)
Gestion des PC, PD, DP et CU :
- Enregistrement des dossiers sur les différents registres + dématérialisation et intégration des dossiers sur plateforme DROIT DE CITÉS
- Rédaction des avis de dépôts et avis du Maire, envoi des récépissés
- Affichage des avis de dépôts et des arrêtés sur panneaux extérieurs de la Mairie + Annexe
- Gestion du retour de la navette de Metz Métropole (signature des arrêtés par le Maire + courriers aux pétitionnaires)
- Transmission et suivi des arrêtés en dématérialisation (plateforme internet) pour contrôle de légalité
- Traitement des avis de début et fin de travaux et des demandes d'attestation de non-recours et de conformité
- RV riverains pour aide au montage de dossiers simples de DP
Vente au déballage :
- Vérifier la règlementation et les pièces fournies, rendre réponse au demandeur
Gestion des ERP :
- Enregistrement des demandes d'Autorisation de Travaux pour les ERP
- Scan des dossiers et envoi au SDIS + DDT
DIA :
- Enregistrement de la demande, fiche de liaison à faire signer au Maire pour transmission à Metz Métropole, dématérialisation et intégration des dossiers sur plateforme DROIT DE CITÉS
Licences de boissons :
- Remplir le document reçu de la Préfecture avec les informations en notre possession
TLPE :
- Edition des courriers de taxation et taxation d'office TLPE et envoi aux redevables
Transmission des déclarations annuelles et courriers de réclamation des enseignes à REFPAC
- Mise en forme et correction des courriers de réponses proposés par Refpac pour signature au Maire et envoi aux enseignes concernées
Permanence en Mairie Annexe le vendredi matin
Chauffage :
- Création du planning annuel de chauffage des bâtiments communaux en fonction des occupations des salles
- Transmission hebdomadaire des demandes supplémentaires (en fonction des besoins des services et des locations de salles)
- Demandes et suivi des interventions de la société IDEX dans les bâtiments communaux, transmission des retours aux personnes concernées
Commissions du service DUST et des manifestations :
- Convocations, relecture et correction des documents de préparation aux réunions et des comptes-rendus + transmission aux élus
Concessionnaires (UEM, Metz Métropole, Sécuritas, SNCF, Orange...) :
- Demandes d'intervention auprès des différents concessionnaires des réseaux de la commune
DT / DICT / ATU :
- Rédaction de DT / DICT en fonction des travaux du CTM à effectuer sur la commune
- Réponses aux DT, DICT, ATU
- Mise à jour du tableau récapitulatif des travaux sur la commune et envoi régulier aux personnes concernées
Demandes d'autorisation de voirie / arrêtés de circulation :
- Réponse aux demandes d'autorisation de voirie (signature de l'élu) et transmission des informations à la PM pour un éventuel arrêté de circulation en cas de demande de l'entreprise.
- Transmission des arrêtés de circulation effectués par la PM susceptibles d'impacter la circulation des bus au service du MET
Compte-rendu du contrôle des eaux de l'ARS :
- Affichage en Mairie et transmission au service DJCSAS pour affichage sur leurs panneaux d'information (périscolaire et Ados)
- Recherche d'informations et de dossiers archivés
- Gestion des appels téléphoniques, prise et transmission de messages
- Réponses aux différentes demandes par mail (riverains / notaires)
- Classement de documents / archivage des dossiers du service DUST
Rédaction de divers courriers (Urba + ST) et soutien au CTM (vérification de documents administratifs)
Gestion des PC, PD, DP et CU :
- Enregistrement des dossiers sur les différents registres + dématérialisation et intégration des dossiers sur plateforme DROIT DE CITÉS
- Rédaction des avis de dépôts et avis du Maire, envoi des récépissés
- Affichage des avis de dépôts et des arrêtés sur panneaux extérieurs de la Mairie + Annexe
- Gestion du retour de la navette de Metz Métropole (signature des arrêtés par le Maire + courriers aux pétitionnaires)
- Transmission et suivi des arrêtés en dématérialisation (plateforme internet) pour contrôle de légalité
- Traitement des avis de début et fin de travaux et des demandes d'attestation de non-recours et de conformité
- RV riverains pour aide au montage de dossiers simples de DP
Vente au déballage :
- Vérifier la règlementation et les pièces fournies, rendre réponse au demandeur
Gestion des ERP :
- Enregistrement des demandes d'Autorisation de Travaux pour les ERP
- Scan des dossiers et envoi au SDIS + DDT
DIA :
- Enregistrement de la demande, fiche de liaison à faire signer au Maire pour transmission à Metz Métropole, dématérialisation et intégration des dossiers sur plateforme DROIT DE CITÉS
Licences de boissons :
- Remplir le document reçu de la Préfecture avec les informations en notre possession
TLPE :
- Edition des courriers de taxation et taxation d'office TLPE et envoi aux redevables
Transmission des déclarations annuelles et courriers de réclamation des enseignes à REFPAC
- Mise en forme et correction des courriers de réponses proposés par Refpac pour signature au Maire et envoi aux enseignes concernées
Permanence en Mairie Annexe le vendredi matin
Chauffage :
- Création du planning annuel de chauffage des bâtiments communaux en fonction des occupations des salles
- Transmission hebdomadaire des demandes supplémentaires (en fonction des besoins des services et des locations de salles)
- Demandes et suivi des interventions de la société IDEX dans les bâtiments communaux, transmission des retours aux personnes concernées
Commissions du service DUST et des manifestations :
- Convocations, relecture et correction des documents de préparation aux réunions et des comptes-rendus + transmission aux élus
Concessionnaires (UEM, Metz Métropole, Sécuritas, SNCF, Orange...) :
- Demandes d'intervention auprès des différents concessionnaires des réseaux de la commune
DT / DICT / ATU :
- Rédaction de DT / DICT en fonction des travaux du CTM à effectuer sur la commune
- Réponses aux DT, DICT, ATU
- Mise à jour du tableau récapitulatif des travaux sur la commune et envoi régulier aux personnes concernées
Demandes d'autorisation de voirie / arrêtés de circulation :
- Réponse aux demandes d'autorisation de voirie (signature de l'élu) et transmission des informations à la PM pour un éventuel arrêté de circulation en cas de demande de l'entreprise.
- Transmission des arrêtés de circulation effectués par la PM susceptibles d'impacter la circulation des bus au service du MET
Compte-rendu du contrôle des eaux de l'ARS :
- Affichage en Mairie et transmission au service DJCSAS pour affichage sur leurs panneaux d'information (périscolaire et Ados)
Profils recherchés
- Technique rédactionnelle et de synthèse,
- Sens de l'organisation,
- Sens du contact et du service,
- Capacité à prioriser les informations,
- Dynamisme et discrétion à la fois,
- Maîtrise du pack office,
- Sens de l'organisation,
- Sens du contact et du service,
- Capacité à prioriser les informations,
- Dynamisme et discrétion à la fois,
- Maîtrise du pack office,
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV et LM sur le site ou sur l'adresse : drh@moulins-les-metz.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE MOULINS LES METZ
>6 rue de la mairie
57160 Moulins les metz
>6 rue de la mairie
57160 Moulins les metz
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.