Secrétaire de Direction F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059210400283339
Publiée le 28/04/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DTC 42 rue des Rôtisseurs, Cambrai (Nord)
Poste à pourvoir le
01/06/2021
Date limite de candidature
31/05/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice Territoriale de Prévention et d'Action Sociale (DTPAS), le ou la secrétaire de direction assure et organise le secrétariat de la Directrice et de la Direction.
À l'interne, il ou elle est en relation avec les cadres de la Direction, la Direction Générale Adjointe de la Solidarité et ses Directions et les autres Directions Générales Adjointes.
À l'externe, il ou elle est en relation avec les partenaires extérieurs et les élus sur l'ensemble des politiques publiques en lien avec le territoire : social, culture, sport, voirie, collèges...
Assure le remplacement de l'autre assistante de Direction en cas d'absence et inversement
Horaires variables en fonction des pics d'activités
À l'interne, il ou elle est en relation avec les cadres de la Direction, la Direction Générale Adjointe de la Solidarité et ses Directions et les autres Directions Générales Adjointes.
À l'externe, il ou elle est en relation avec les partenaires extérieurs et les élus sur l'ensemble des politiques publiques en lien avec le territoire : social, culture, sport, voirie, collèges...
Assure le remplacement de l'autre assistante de Direction en cas d'absence et inversement
Horaires variables en fonction des pics d'activités
Missions / conditions d'exercice
Assurer l'organisation du secrétariat et de la Direction :
* Préparer, mettre à disposition et suivre les dossiers nécessaires au Directeur (recueil des informations, constitution de fonds de dossier, ...)
* Respecter les échéances
* Organiser des prises de relais avec les services
* Gérer les questions matérielles
* Assurer la circulation de l'information dans les services
* Assurer un rôle d'alerte concernant les dossiers signalés auprès des services
Le cas échéant :
* Encadrer le personnel affecté au secrétariat
* Coordonner les secrétariats de la Direction
Proposer un accueil adapté :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du Directeur
* Filtrer et orienter les appels, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Organiser et planifier l'agenda :
* Organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
* Organiser les réunions (réserver les salles, envoyer les convocations, assurer la logistique...)
* Organiser les déplacements de la Directrice
Assurer la gestion du courrier :
* Trier, diffuser, enregistrer les courriers
* Assurer la traçabilité des courriers
* Etre en veille sur les délais
Assister la Directrice sur la rédaction et la mise en forme des documents :
* Prendre des notes
* Rédiger et mettre en forme tout type de document selon la charte graphique en vigueur
* Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec la Directrice
* Rédiger et diffuser les comptes-rendus
Assister la Directrice dans le suivi des projets et des activités de la Direction :
* Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de la direction
* Renseigner et suivre les tableaux de bord
* Préparer et suivre les dossiers de la Directrice sur l'ensemble des politiques publiques : sport, culture, tourisme, voirie, éducation, ...
* Préparer, mettre à disposition et suivre les dossiers nécessaires au Directeur (recueil des informations, constitution de fonds de dossier, ...)
* Respecter les échéances
* Organiser des prises de relais avec les services
* Gérer les questions matérielles
* Assurer la circulation de l'information dans les services
* Assurer un rôle d'alerte concernant les dossiers signalés auprès des services
Le cas échéant :
* Encadrer le personnel affecté au secrétariat
* Coordonner les secrétariats de la Direction
Proposer un accueil adapté :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du Directeur
* Filtrer et orienter les appels, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Organiser et planifier l'agenda :
* Organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
* Organiser les réunions (réserver les salles, envoyer les convocations, assurer la logistique...)
* Organiser les déplacements de la Directrice
Assurer la gestion du courrier :
* Trier, diffuser, enregistrer les courriers
* Assurer la traçabilité des courriers
* Etre en veille sur les délais
Assister la Directrice sur la rédaction et la mise en forme des documents :
* Prendre des notes
* Rédiger et mettre en forme tout type de document selon la charte graphique en vigueur
* Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec la Directrice
* Rédiger et diffuser les comptes-rendus
Assister la Directrice dans le suivi des projets et des activités de la Direction :
* Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de la direction
* Renseigner et suivre les tableaux de bord
* Préparer et suivre les dossiers de la Directrice sur l'ensemble des politiques publiques : sport, culture, tourisme, voirie, éducation, ...
Profils recherchés
Compétences organisationnelles :
* Savoir organiser son travail
* Favoriser la bonne circulation de l'information
* Être rigoureux
* Savoir travailler dans l'urgence
Aptitudes personnelles et savoir-être :
* Avoir un bon esprit de synthèse
* Faire preuve de réserve, de discrétion
Aptitudes relationnelles :
* Faire preuve de diplomatie
* Avoir de bonnes capacités d'écoute
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle
* Faire preuve d'adaptabilité
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
Organisation de l'Institution :
* Connaître les missions, élus et compétences du Département
* Connaître l'organisation générale et le fonctionnement des Directions du Département
* Connaître les projets du territoire : social, culture, sport, tourisme, éducation, insertion
Social santé - tronc commun :
* Connaître l'organisation des services d'une DTPAS
* Connaître le Règlement Départemental de l'Action Sociale
Accueil :
* Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Bureautique :
* Maîtriser les outils bureautiques courants
Techniques de secrétariat :
* Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents, suivi des tableaux de bord...
Écrit professionnels :
* Disposer d'une bonne aisance rédactionnelle
* Savoir organiser son travail
* Favoriser la bonne circulation de l'information
* Être rigoureux
* Savoir travailler dans l'urgence
Aptitudes personnelles et savoir-être :
* Avoir un bon esprit de synthèse
* Faire preuve de réserve, de discrétion
Aptitudes relationnelles :
* Faire preuve de diplomatie
* Avoir de bonnes capacités d'écoute
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle
* Faire preuve d'adaptabilité
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
Organisation de l'Institution :
* Connaître les missions, élus et compétences du Département
* Connaître l'organisation générale et le fonctionnement des Directions du Département
* Connaître les projets du territoire : social, culture, sport, tourisme, éducation, insertion
Social santé - tronc commun :
* Connaître l'organisation des services d'une DTPAS
* Connaître le Règlement Départemental de l'Action Sociale
Accueil :
* Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Bureautique :
* Maîtriser les outils bureautiques courants
Techniques de secrétariat :
* Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents, suivi des tableaux de bord...
Écrit professionnels :
* Disposer d'une bonne aisance rédactionnelle
Contact et modalités de candidature
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.