Sous l'autorité du Responsable d'Unité Territoriale de Prévention et d'Action Sociale (RUTPAS), le ou la Secrétaire Médico-social(e) (SMS) contribue au fonctionnement des services de l'UTPAS en apportant sa collaboration aux travailleurs sociaux et médico-sociaux ainsi qu'aux Responsables de service. Il ou elle est chargé(e) d'assurer l'accueil et l'orientation du public, il ou elle contribue à l'accès aux droits des personnes, assure le suivi des dossiers administratifs qui lui sont confiés. Il ou elle exerce sa mission dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel lié au statut et à la mission exercée.

A l'interne, il ou elle travaille en relation avec les professionnels et les responsables des services de l'UTPAS (Social Départemental, Enfance, Protection Maternelle et Infantile, Prévention Santé) et ceux des autres services de la DTPAS
À l'externe, il ou elle est en relation avec les partenaires institutionnels et associatifs.

Conditions particulières de travail :
Accueil de publics.
Déplacements fréquents - Permis B souhaité

Assurer l'accueil et l'accès aux droits du public :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, le renseigner et/ou l'orienter, organiser l'attente
* Identifier l'objet de la demande et repérer la situation relevant d'un accueil social et médico-social sensible
* Apporter une première réponse à l'usager et, si nécessaire, un appui dans les démarches administratives initiales
* Suivre la demande administrative dans le respect des délais et des procédures
* Relayer les informations auprès du coordinateur socio-administratif et/ou des travailleurs sociaux référents
* Contribuer à l'organisation des rencontres parents-enfants
* Assurer le secrétariat administratif, notamment les tâches liées au remboursement des actes de soin des consultations de PMI et des consultations de SPS

Contribuer à l'évaluation des demandes des usagers, en collaboration avec le travailleur social ou médico-social :
* Réceptionner et repérer l'information potentiellement préoccupante,
* Rassembler l'ensemble des informations nécessaires au sein de l'UTPAS, et les transmettre au responsable de permanence
* Participer au traitement et suivi de l'ensemble des procédures d'évaluation dans l'UTPAS (agréments, adoption, etc.)
* Rassembler l'ensemble des informations disponibles au sein de l'UTPAS et nécessaires à l'évaluation des demandes diverses

Contribuer à l'accompagnement en apportant une assistance bureautique et administrative aux travailleurs sociaux/ médico-sociaux :
* Saisir et suivre le volet administratif des dossiers des usagers dans les différents logiciels
* Mettre en forme les travaux bureautiques
* Assurer, en lien avec le Travailleur Social/médico-social un relais d'information et d'écoute auprès des familles et partenaires
* Transmettre les communications et informations aux professionnels
* Participer à la formalisation du Projet Pour l'Enfant (PPE)
* Contribuer au classement, à l'archivage et à la transmission des dossiers des usagers

Contribuer à la mission de veille sociale :
* Contribuer par la saisie de données statistiques à la connaissance et à l'analyse des besoins de la population
* Renseigner les outils de suivi d'activité

Contribuer au Développement Social Local (DSL) :
* Contribuer, par sa connaissance de l'activité et du public accueilli à l'identification de demandes ou besoins pouvant relever d'une démarche de DSL
* Participer aux actions collectives

Contribuer au fonctionnement général du service et à la qualité des prestations :
* Participer aux réunions de service, de l'UTPAS et en accord avec le RUTPAS aux groupes de travail et aux instances du réseau partenarial
* Prendre part à des réunions de synthèse
* Contribuer à l'accueil et à l'accompagnement des stagiaires
* Participer aux groupes d'analyse de pratiques, solliciter les outils départementaux d'aide à la prise de recul
* Assurer l'accueil téléphonique en l'absence du standardiste
* Contribuer à l'accueil administratif en relais du Coordinateur Socio-Administratif

Missions Spécifiques :

Assurer l'assistance d'un responsable de service :
* Organiser le secrétariat du responsable : gestion d'agenda, réalisation et mise en forme des travaux bureautiques, réalisation des comptes rendus
* Organiser et participer aux réunions de service
* Assurer le suivi des plannings du personnel rattaché au service
* Assurer, en lien avec le responsable de service, un relais d'information auprès des professionnels et partenaires
* Contribuer au suivi de l'activité du service

Selon l'organisation de l'UTPAS :
* Gérer le planning de réservation des salles (permanences / réunions/ visites Parents - Enfants, etc.)
* Participer à l'organisation logistique du service (commande de fournitures, mobiliers, véhicules de service...), à la gestion du courrier
* Être référent-utilisateur pour les différents logiciels métiers
* Assurer la fonction de régisseur dans les conditions prévues par le cadre légal.
* Contribuer à la qualité de l'accueil téléphonique en l'absence du standardiste.
* Assurer la gestion administrative du bilan médical des enfants confiés à l'Aide sociale à l'Enfance

Compétences organisationnelles :
* Être rigoureux
* Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
* Favoriser la bonne circulation de l'information

Aptitudes personnelles et savoir-être :
* Faire preuve de réserve, de discrétion

Aptitudes relationnelles :
* Avoir le sens de l'accueil
* Avoir de bonnes capacités d'écoute
* Savoir identifier, analyser, reformuler et synthétiser une demande
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
* Faire preuve d'adaptabilité
Accueil :
* Maîtriser les techniques d'accueil physique
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique

Technique de secrétariat :
* Maîtriser les techniques de secrétariat : prises de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents...

Écrits professionnels :
* Connaitre les règles orthographiques, de syntaxe et de grammaire

Bureautique :
* Savoir utiliser le traitement de texte
* Savoir utiliser un tableur
* Savoir utiliser une messagerie

Social - Santé :
* Connaître l'organisation et le fonctionnement de la DG Solidarité
* Connaître les partenaires institutionnels et les dispositifs d'action sociale en vigueur
* Savoir utiliser les logiciels départementaux spécifiques à l'action sociale