Responsable du service secrétariat général

Offre n° O059220100530989
Publiée le 28/01/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE ROUBAIX
- Grand Place - CS 70737
59066 ROUBAIX Cedex 1
Département de travail
Nord
Poste à pourvoir le
01/03/2022
Date limite de candidature
01/03/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché hors classe
Attaché principal
Métier(s)
Responsable des affaires générales
Descriptif de l'emploi
Rattaché au Pôle Coordination et Ressources depuis mi 2021, le service du Secrétariat général assure la sécurisation des actes et des instances de la ville d'une part et le circuit général du courrier d'autre part.
Dans un souci de sécurisation des actes de la collectivité, le secrétariat général a pour mission l'organisation et le suivi des réunions municipales et le suivi et le pré contrôle des actes réglementaires de la collectivité.
Engagé depuis plusieurs années dans une démarche de modernisation du service public, le service est garant du circuit général du courrier entrant et contribue à l'objectif d'optimisation des délais de réponse aux usagers.
Le service du Secrétariat général est également pleinement impliqué dans les projets d'optimisation et de modernisation de l'administration.
Le service du Secrétariat général est donc placé au cœur du fonctionnement institutionnel. Il est amené à travailler en transversalité avec l'ensemble des services municipaux et des élus et à appréhender l'activité municipale dans sa globalité.


Encadré par le responsable de service, le service accueille deux cellules : la cellule des Actes pilotée par une responsable de cellule et trois gestionnaires administratifs et la cellule du Courrier coordonnée par une collaboratrice accompagnée de trois gestionnaires administratifs. Pour la sécurisation des actes et des instances, le responsable du service pourra particulièrement s'appuyer sur la ou le responsable de la cellule des Actes ( catégorie A).

La ou le responsable du service devra engager son équipe et l'ensemble des services municipaux dans un dispositif de modernisation des outils, en profiter pour redéfinir les process et sensibiliser, former les acteurs municipaux.

Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités à manager une équipe et accompagner les services. De formation juridique, vous maitrisez le fonctionnement des instances municipales et faites preuve de méthode. Membre de l'équipe de direction du Pôle Coordination et Ressources,
Missions
* Piloter l'organisation des instances municipales de la ville (Conseils municipaux, commissions et réunions préparatoires)
* Assurer un rôle d'appui auprès de la Direction générale et des élus dans la préparation des instances et dans leur déroulement
* Suivre les instances municipales avec l'appui de la responsable de la cellule des Actes
* Contrôler les actes produits par les services en collaboration avec les services de la Direction de la Commande publique et des Affaires Juridiques
* Piloter l'activité de la cellule du Courrier dans son fonctionnement quotidien (tri, orientation, enregistrement, traçabilité...)
* Contrôler la mise en œuvre des actions visant à améliorer le circuit du courrier et particulièrement les délais de traitement
* Contribuer au développement de futurs outils de gestion de la relation usagers
* Sensibiliser et former les services municipaux, en reprenant la totalité des process sous la forme de procédures internes
* Animer et coordonner les équipes placées sous sa responsabilité
* Gérer l'administration et le budget dédié au service en proposant des optimisations des couts dont celui de l'affranchissement
* Piloter les projets de modernisation des outils et contribuer à des projets complexes
* Etablir une veille juridique et réglementaire
* Se mobiliser sur des thématiques particulières
* En qualité de personne responsable de l'accès aux documents administratifs (PRADA), piloter les saisines de la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA)
Profils recherchés
❱ Savoirs
* Formation supérieure en droit public, administration générale
* Maitrise de l'organisation communale, du fonctionnement des instances municipales et du circuit décisionnel des actes
* Maîtrise des outils bureautiques

❱ Savoir faire
* Animer une équipe et accompagner les agents au changement
* Anticiper les difficultés et proposer des solutions
* Travailler dans l'urgence et des délais contraints
* Négocier et mobiliser les ressources
* Assurer une veille juridique et un pré-contrôle aigüe des actes de la collectivité
* Travailler en transversalité avec l'ensemble des services municipaux
* Expérience réussie dans des fonctions similaires

❱ Savoir être
* Rigueur
* Organisation et Méthode
* Réactivité
* Discrétion professionnelle et réserve
* Capacités relationnelles et rédactionnelles
* Sens des responsabilités
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 20 66 46 00
Informations complémentaires
MAIRIE DE ROUBAIX
- Grand Place - CS 70737
59066 ROUBAIX Cedex 1

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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