Assistant-e de direction de l'espace public
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059220500635119
Publiée le 11/08/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
15/10/2022
Date limite de candidature
12/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Les missions de la DGAA Espace Public et Nature est organisée autour de 6 thématiques : aménagements, mobilité, nature en ville, déchets et propreté, éclairage public, occupations du domaine public. Elle est composée d'environ 300 collaborateurs.
Acteur indispensable de la DGAA, l'assistant-e est le-la collaborateur-trice direct-e du DGAA et est chargé(e) de l'accompagner et l'assister dans l'organisation administrative de la DGAA. Il intervient sur l'ensemble des missions liées au travail du DGAA et celles liées en matière de gestion des Ressouces Humaines (et/ou Finances) en lien avec l'adjoint-e au DGAA Espace Public et Nature et Directeur-trice Ressources.
Acteur indispensable de la DGAA, l'assistant-e est le-la collaborateur-trice direct-e du DGAA et est chargé(e) de l'accompagner et l'assister dans l'organisation administrative de la DGAA. Il intervient sur l'ensemble des missions liées au travail du DGAA et celles liées en matière de gestion des Ressouces Humaines (et/ou Finances) en lien avec l'adjoint-e au DGAA Espace Public et Nature et Directeur-trice Ressources.
Missions / conditions d'exercice
La répartition des missions au sein de la DGAA se décompose de la manière suivante :
1) Vous assurerez l'ensemble des missions d'assistanat et liées au secrétariat :
Organiser la gestion du temps et l'agenda du manager (prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation et planification des réunions, ...)
Assurer le traitement et le suivi des courriers sur le logiciel de traitement Elise
Rédiger les courriers, notes, comptes rendus des réunions
Alimenter, vérifier et suivre les tableaux de suivi de la DGAA
Préparer les dossiers, ordres du jour nécessaires aux réunions ; semainier
Recevoir, orienter et filtrer les appels téléphoniques : être en capacité de hiérarchiser les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
Suivre les commandes de fournitures de bureau
Participer à l'organisation d'évènements (séminaire, journée évènementielle)
Etre un-e des référents.es pour le logiciel de traitement de courrier Elise, le temps de travail et les congés
Archiver les documents produits et/ou réceptionnés
2) Vous assurerez l'accompagnement des missions en termes de Ressources Humaines en appui du - de la collaborateur-trice Ressources :
Alimenter et mise à jour du tableau de suivi des effectifs
Suivre les mouvements de personnels (entrants et sortants) et en assurer un suivi
Suivre et mettre jour le suivi du plan de formation
Contribuer à l'élaboration et au suivi de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) sur l'ensemble de la DGAA
Harmoniser ou mettre en place les procédures sur tous les volets ressources (fiches procédures)
Savoir renseigner les directions/services en matière de procédures à mettre en œuvre (discipline, carrière) et suivi
Conseiller les agents s'agissant de leurs droits et devoirs
Participation aux réunions spécifiques RH et rédiger les comptes rendus
1) Vous assurerez l'ensemble des missions d'assistanat et liées au secrétariat :
Organiser la gestion du temps et l'agenda du manager (prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation et planification des réunions, ...)
Assurer le traitement et le suivi des courriers sur le logiciel de traitement Elise
Rédiger les courriers, notes, comptes rendus des réunions
Alimenter, vérifier et suivre les tableaux de suivi de la DGAA
Préparer les dossiers, ordres du jour nécessaires aux réunions ; semainier
Recevoir, orienter et filtrer les appels téléphoniques : être en capacité de hiérarchiser les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
Suivre les commandes de fournitures de bureau
Participer à l'organisation d'évènements (séminaire, journée évènementielle)
Etre un-e des référents.es pour le logiciel de traitement de courrier Elise, le temps de travail et les congés
Archiver les documents produits et/ou réceptionnés
2) Vous assurerez l'accompagnement des missions en termes de Ressources Humaines en appui du - de la collaborateur-trice Ressources :
Alimenter et mise à jour du tableau de suivi des effectifs
Suivre les mouvements de personnels (entrants et sortants) et en assurer un suivi
Suivre et mettre jour le suivi du plan de formation
Contribuer à l'élaboration et au suivi de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) sur l'ensemble de la DGAA
Harmoniser ou mettre en place les procédures sur tous les volets ressources (fiches procédures)
Savoir renseigner les directions/services en matière de procédures à mettre en œuvre (discipline, carrière) et suivi
Conseiller les agents s'agissant de leurs droits et devoirs
Participation aux réunions spécifiques RH et rédiger les comptes rendus
Profils recherchés
Compétences métier
Connaissances :
- Bureautiques
- Ressources Humaines
- Règles d'engagement de confidentialité, discrétion de l'administration
Savoir-faire :
Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint) et logiciels spécifiques (airdelib, elise, foederis...)
Qualités rédactionnelles
Capacité d'organisation et de priorisation
Adaptabilité face à de nouvelles missions
Assurer un accueil de qualité (physique et/ou téléphonique)
Compétences comportementales
Compétences comportementales :
Rigueur
Autonomie
Réactivité
Souci d'efficacité et de résultat
Respect des règles
Esprit d'équipe
Connaissances :
- Bureautiques
- Ressources Humaines
- Règles d'engagement de confidentialité, discrétion de l'administration
Savoir-faire :
Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint) et logiciels spécifiques (airdelib, elise, foederis...)
Qualités rédactionnelles
Capacité d'organisation et de priorisation
Adaptabilité face à de nouvelles missions
Assurer un accueil de qualité (physique et/ou téléphonique)
Compétences comportementales
Compétences comportementales :
Rigueur
Autonomie
Réactivité
Souci d'efficacité et de résultat
Respect des règles
Esprit d'équipe
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.