Assistant-e administratif-ve
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Offre n° O059230100901419
Publiée le 20/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/06/2023
Date limite de candidature
19/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le/la secrétaire a une fonction polyvalente forte et peut être affecté-e, à missions et compétences équivalentes, et sous réserves de formations complémentaires si besoin, à l'une des équipes (Transition écologique, Risques, Observatoire, NPNRU ou équipe de direction) en fonction des besoins. L'encadrement est donc assuré sous la responsabilité directe du / de la responsable administratif-ve et financier-ère. Les responsables d'équipe sont associés à cet encadrement pour ce qui concerne leur fonctionnement quotidien.
Missions / conditions d'exercice
Gérer l'accueil téléphonique et l'accueil du public (prise de messages, identification de la demande, apport des premiers éléments d'information au public, évaluation de l'urgence, organisation de la réponse à apporter avec le technicien ou le cadre)
Secrétariat quotidien : suivre administrativement l'ensemble des dossiers et saisines : classement et archivage, suivi et gestion des courriers, gestion et suivi des délibérations, actes et conventions, rapports, enquêtes publiques, notifications, gestion d'agendas, accueil téléphonique, interface usagers et partenaires...
Assister quotidiennement les techniciens et cadres et aider à la gestion des dossiers des chargés de mission : mise en forme et finalisation des courriers, envoi des comptes rendus, tableaux de bord de suivi des projets, certificats carrières, saisie de données en appui à l'observatoire, mailings et invitations, classement, organisation d'agendas, montage de RV et réunions, relances des dossiers en attente, recherche d'information dans les bases de données, enregistrement de formulaires, organisation d'événements, saisie de données dans des logiciels spécifiques (Esabora, Qgis...)...
Produire des éléments de bilan d'activité et de tableaux de bord réguliers
Secrétariat quotidien : suivre administrativement l'ensemble des dossiers et saisines : classement et archivage, suivi et gestion des courriers, gestion et suivi des délibérations, actes et conventions, rapports, enquêtes publiques, notifications, gestion d'agendas, accueil téléphonique, interface usagers et partenaires...
Assister quotidiennement les techniciens et cadres et aider à la gestion des dossiers des chargés de mission : mise en forme et finalisation des courriers, envoi des comptes rendus, tableaux de bord de suivi des projets, certificats carrières, saisie de données en appui à l'observatoire, mailings et invitations, classement, organisation d'agendas, montage de RV et réunions, relances des dossiers en attente, recherche d'information dans les bases de données, enregistrement de formulaires, organisation d'événements, saisie de données dans des logiciels spécifiques (Esabora, Qgis...)...
Produire des éléments de bilan d'activité et de tableaux de bord réguliers
Profils recherchés
Compétences métier
Accueil physique et téléphonique
Maîtrise des outils bureautique (word, excel, messagerie, internet, teams...)
Aptitude à travailler sur bases de données, agendas partagés et logiciel spécifique (SIG...)
Approche statistique simple
Connaissance des techniques et procédures administratives (rédaction de courriers, rapports, PV, arrêtés, procédures de notification et d'affichage...)
Une connaissance du logiciel Progos serait un atout.
Compétences comportementales
Réactivité, rigueur et organisation
Qualités relationnelles
Aptitude au travail en équipe
Adaptabilité et souplesse
Curiosité intellectuelle
Prise d'initiative et autonomie
Discrétion
Accueil physique et téléphonique
Maîtrise des outils bureautique (word, excel, messagerie, internet, teams...)
Aptitude à travailler sur bases de données, agendas partagés et logiciel spécifique (SIG...)
Approche statistique simple
Connaissance des techniques et procédures administratives (rédaction de courriers, rapports, PV, arrêtés, procédures de notification et d'affichage...)
Une connaissance du logiciel Progos serait un atout.
Compétences comportementales
Réactivité, rigueur et organisation
Qualités relationnelles
Aptitude au travail en équipe
Adaptabilité et souplesse
Curiosité intellectuelle
Prise d'initiative et autonomie
Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0320495556
Informations complémentaires
CV + LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.