Assurer la gestion administrative du service animation. Participer au bon fonctionnement de la structure.

Mission 1 : Assurer la gestion administrative du service

o Réaliser un ensemble de tâches administratives (archivage, courriers, tenue du fichier adhérents, agendas, etc.) et de secrétariat (organisation de réunions, rédaction et diffusion de compte-rendus, suivi des actions ...)
o Rédiger et organiser le suivi administratif des conventions administratives. S'assurer de l'anticipation des arrêtés, décisions, conventions relatifs aux manifestations.
o Réaliser des missions de comptabilité (suivi de tableaux divers...), gestion du personnel (congés, suivi des absences...)
o Travailler en lien avec les associations, partenaires institutionnels, services de la collectivité sur certaines activités/ s'assurer de la bonne coordination et répartition des tâches
o Gérer simultanément les activités en cours et les nombreuses demandes ponctuelles

Mission 2 : Veiller à la communication sur les activités

o Proposer les plans de communication des animations gérées par le service en lien avec le service Communication et le cabinet de monsieur le Maire
o Assurer sa mise en œuvre par le biais d'une demande auprès du service communication
o Assurer le suivi et la meilleure diffusion de la communication garantissant ainsi le succès des animations mises en place
o Préparer les conférences de presse liées aux animations évènementielles
o Décrypter et relayer les besoins en communication associés à l'ensemble des diverses demandes adressées au service animation
o Vérifier toutes les informations pratiques du service et leurs mises à jour sur le site de la ville (actualités municipales, agenda...)
o Participer, en lien étroit avec le service communication, à l'élaboration du magazine municipal

Mission 3 : Assurer la gestion des délibérations

o Rédiger les délibérations
o Organiser le suivi administratif des délibérations du service animation en lien avec le service juridique et financier

SAVOIR

o Connaître le cadre législatif et réglementaire
o Maitriser les règles de fonctionnement d'une collectivité (règles administratives et financières)
o Connaître les techniques de secrétariat
o Connaître les services municipaux
o Posséder une capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit)

SAVOIR FAIRE

o Etablir des projets / aider à la leur mise en œuvre
o Etablir des contacts relationnels
o Mettre en place et faire appliquer les procédures administratives
o Se tenir informer des nouvelles réglementations / législations
o Avoir le sens de l'organisation, de l'initiative et de l'anticipation
o Savoir mettre en œuvre des solutions adaptées dans des situations imprévues
o Etre capable de travailler en transversalité
o Etre capable de rendre compte

SAVOIR-ETRE

o Posséder une autorité naturelle
o Etre capable de travailler en équipe et en partenariat.
o Avoir le sens des responsabilités et de l'initiative
o Etre rigoureux
o Etre réactif
o Etre à l'aise dans les relations