Assistant(e) administratif(ve)
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Offre n° O064221000807824
Publiée le 28/10/2022
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CASERNE DE LA NIVE - Allées des Platanes, Bayonne (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/01/2023
Date limite de candidature
28/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la DGATEVE, Direction des Territoires, Mission Ingénierie et Développement territorial, l'assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif et logistique aux responsables de projets de la mission, sur le dispositif soutien des communes et assure la gestion du SIG développement territorial et la maintien du bon fonctionnement de l'outil.
Missions / conditions d'exercice
* Mission 1 : Apporter un soutien administratif et logistique aux responsables de projets de la Mission (Ingénierie, Petites Villes de Demain, Fenics, Leader, Urbanisme) :
- Assurer les tâches de secrétariat (courriers, notifications,...)
- Suivre les délibérations, les paiements sur Astre
- Organisation de réunions, tenue de tableaux de bords,...
* Mission 2: Apporter un soutien administratif et logistique aux responsables de projets sur le dispositif de soutien aux communes (en coordination avec la seconde assistante) :
- tenue du Point d'Entrée Unique
- assistance à l'instruction des demandes initiales et d'acomptes
- assistance à la gestion administrative et financière des dossiers
- suivre les délibérations, les paiements sur astre.
* Mission 3 : Assurer le suivi administratif et logistique de la mission : Assurer les tâches de secrétariat : accueil téléphonique, courriers, agenda, organisation de réunions, octime,...
* Mission 4 : Assurer la gestion du SIG développement territorial et le maintien du bon fonctionnement de l'outil :
- Mise à jour régulière des projets accompagnés, remontées d'informations des services sectoriels, gestion des différentes bases de données sources
- Extractions pour les besoins de communication ; propositions d'améliorations si nécessaire.
- Assurer les tâches de secrétariat (courriers, notifications,...)
- Suivre les délibérations, les paiements sur Astre
- Organisation de réunions, tenue de tableaux de bords,...
* Mission 2: Apporter un soutien administratif et logistique aux responsables de projets sur le dispositif de soutien aux communes (en coordination avec la seconde assistante) :
- tenue du Point d'Entrée Unique
- assistance à l'instruction des demandes initiales et d'acomptes
- assistance à la gestion administrative et financière des dossiers
- suivre les délibérations, les paiements sur astre.
* Mission 3 : Assurer le suivi administratif et logistique de la mission : Assurer les tâches de secrétariat : accueil téléphonique, courriers, agenda, organisation de réunions, octime,...
* Mission 4 : Assurer la gestion du SIG développement territorial et le maintien du bon fonctionnement de l'outil :
- Mise à jour régulière des projets accompagnés, remontées d'informations des services sectoriels, gestion des différentes bases de données sources
- Extractions pour les besoins de communication ; propositions d'améliorations si nécessaire.
Profils recherchés
Compétences générales
* Connaître l'environnement territorial, le fonctionnement et le processus de décision de l'Institution Départementale.
* Maîtriser l'outil informatique et de communication (Suite Office, Internet...).
* Maîtriser les outils de communication de base (standard téléphonique, Intranet, agenda...).
* Maîtriser l'expression orale et écrite.
Compétences techniques spécifiques au poste
* Disposer d'une bonne connaissance des procédures budgétaires et réglementaires générales
* Connaître les circuits et procédures administratifs.
* Savoir mettre en œuvre les techniques d'accueil téléphoniques
* Maîtriser les techniques de classement et d'archivage standardisées
* Maîtriser les techniques de secrétariat (publipostage, traitement des documents, ...)
* Connaître les logiciels métiers (Astre, Délib64, Airs courrier)
Savoir-faire relationnel
* Posséder des qualités relationnelles : capacité d'écoute, de dialogue.
* Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse
* Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur
* Savoir prioriser les demandes,
* Capacité d'adaptation
* Savoir travailler en équipe.
* Etre autonome dans l'organisation de son travail et savoir prendre des initiatives
* Etre rigoureux et méthodique
* Faire preuve de réserve et de confidentialité
* Etre polyvalent
* Connaître l'environnement territorial, le fonctionnement et le processus de décision de l'Institution Départementale.
* Maîtriser l'outil informatique et de communication (Suite Office, Internet...).
* Maîtriser les outils de communication de base (standard téléphonique, Intranet, agenda...).
* Maîtriser l'expression orale et écrite.
Compétences techniques spécifiques au poste
* Disposer d'une bonne connaissance des procédures budgétaires et réglementaires générales
* Connaître les circuits et procédures administratifs.
* Savoir mettre en œuvre les techniques d'accueil téléphoniques
* Maîtriser les techniques de classement et d'archivage standardisées
* Maîtriser les techniques de secrétariat (publipostage, traitement des documents, ...)
* Connaître les logiciels métiers (Astre, Délib64, Airs courrier)
Savoir-faire relationnel
* Posséder des qualités relationnelles : capacité d'écoute, de dialogue.
* Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse
* Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur
* Savoir prioriser les demandes,
* Capacité d'adaptation
* Savoir travailler en équipe.
* Etre autonome dans l'organisation de son travail et savoir prendre des initiatives
* Etre rigoureux et méthodique
* Faire preuve de réserve et de confidentialité
* Etre polyvalent
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Temps complet
Horaires réguliers
Travail de bureau
Déplacements occasionnels pour des réunions à Pau
Horaires réguliers
Travail de bureau
Déplacements occasionnels pour des réunions à Pau
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.