ASSISTANTE DE DIRECTION

Sous l'autorité du Directeur Général des Services,

Missions :

Assistance administrative :

- Secrétariat : accueil, appels, courriels, gestion des plannings, organisation de réunions y compris en lien avec le Cabinet du Maire ;

- Gérer l'agenda et assurer le suivi courrier du DGS, recherche d'informations pour la rédaction des réponses ;

- Gestion administrative : enregistrement des courriers et notes (dont suivi kolok et iparapheur), préparation des dossiers Permanentes (Webdélib, circuits, délais, relectures), suivi des compte-rendu de réunions, partage de documents sur le réseau ;

- Préparation des dossiers pour les différentes réunions et rendez-vous et suivi des comptes rendus des réunions de l'agglomération Perpignan Méditerranée Métropole ;

- Gestion de l'assemblée, organisation du Conseil Municipal, enregistrement des projets de délibérations, compte rendus des séances du Conseil et préparation des envois des décisions au contrôle de légalité ;

Assistance à l'organisation de projet :

- Organisation des relations avec les directeurs et chefs de services ;

- Coordination et préparation des réunions : réunions de Direction Générale, Finances, Urbanisme, Ressources humaines, Copil village de Noël ;

- Organisation des réunions du CCAS, EPIC PORT BARCARES MEDITERRANEE TOURISME, EPA BARCARES ANIMATIONS ;

- Rédaction des comptes rendus des comités de pilotage et organisation des différentes réunions ;

- Organisation des opérations électorales,
Compétences :

- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) - maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social .. ),

- Maitrise de l'orthographe et de la syntaxe,

- Connaissances en gestion administrative, des normes rédactionnelles et des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation,

- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire,

- Connaissances en gestion administrative,

- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.

APTITUDES PROFESSIONNELLES :
Rigueur - Discrétion - Disponibilité - Organisation - Polyvalence - Réactivité et autonomie - Esprit de synthèse et d'analyse - Aisance relationnelle - Capacités rédactionnelles - Sens de l'écoute et de la communication - Capacité à prioriser et d'adaptation - Travail en mode projet
PROFIL :
Bac +2 minimum souhaité 2 à 5 ans d'expérience