secrétaire - assistant-e d'élu(s)-e(s) au Secrétariat des Elus
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067201000138282
Publiée le 16/10/2020
Synthèse de l'offre
Employeur
Situées sur un territoire transfrontalier, la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg comptent près de 7000 agent·es et plus de 200 métiers au plus proche des habitant·es œuvrant au quotidien pour offrir un service public de qualité qui accompagne les évolutions de notre société : économie, solidarités, éducation, écologie,…
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/12/2020
Date limite de candidature
22/11/2020
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint administratif
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité d'élu(s)-e(s), vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec, d'une part, les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Directrice de Cabinet et le secrétariat du/de la DGS et, d'autre part, les services et les assistantes des élus-es dans les quartiers et au Centre administratif. Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l'élu-e. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l'élu-e.
* Suivre et diffuser le courrier de l'élu-e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu-e.
* Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Directrice de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et vice - présidents-es, le secrétariat du/de la DGS, les secrétariats d'organismes auprès desquels l'élu-e assure le cas échéant la fonction de président-e.
* Tenir l'agenda de l'élu-e.
Activités secondaires :
* Gérer les déplacements de l'élu-e.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu-e.
* Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.
* Assurer la fonction de correspondant-e des Moyens généraux.
* Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents..).
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs-euses internes et externes pour l'élu-e.
* Suivre et diffuser le courrier de l'élu-e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu-e.
* Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Directrice de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints-es et vice - présidents-es, le secrétariat du/de la DGS, les secrétariats d'organismes auprès desquels l'élu-e assure le cas échéant la fonction de président-e.
* Tenir l'agenda de l'élu-e.
Activités secondaires :
* Gérer les déplacements de l'élu-e.
* Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu-e.
* Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.
* Assurer la fonction de correspondant-e des Moyens généraux.
* Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
Profils recherchés
* Bac minimum souhaité dans le domaine du secrétariat.
* Expérience exigée en secrétariat.
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), pratique souhaitée de logiciels spécifiques (Elise, Airsdélib).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme et des procédures de l'Eurométropole.
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda de l'élu-e en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à organiser les réunions et déplacements.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs-trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Discrétion et confidentialité.
* Expérience exigée en secrétariat.
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), pratique souhaitée de logiciels spécifiques (Elise, Airsdélib).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme et des procédures de l'Eurométropole.
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda de l'élu-e en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à organiser les réunions et déplacements.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs-trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Discrétion et confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l'adresse suivante : https://www.emploi.strasbourg.eu
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.