Missions :

- Assure le secrétariat de l'unité.
- Appuie les agents sur les recours gracieux et contentieux.
- Participe à l'activité de pilotage de l'activité, en lien avec sa hiérarchie, et au remplissage des tableaux de bord.
- Participe à l'élaboration des outils de diffusion et à la diffusion des informations juridiques au sein de la Direction Autonomie.

Fonctions :

1- Assure le secrétariat de l'unité :
- Gère le courrier (ventilation, suivi des échéances, classement)
- Assure l'accueil téléphonique, électronique et le cas échéant physique
- Organise, planifie et prépare les réunions de l'unité (réservation de salle, envoi d'invitations, de documents, procès-verbaux.)
notamment celles avec les conciliateurs et les médiateurs ainsi que les commissions thématiques
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique : relevés de décision, comptes-rendus de réunions, courriers...
- Participe aux réunions de l'unité, assure la prise de notes et élabore les comptes rendus
- Assure la mise à jour des plannings et agendas des membres de l'unité.

2- Appuie l'unité en matière de recours :
- Renseigne et recueille les informations relatives aux recours gracieux et contentieux
- Assure le classement des différents documents relatifs au recours gracieux ou contentieux dans les dossiers des usagers
- Crée et ouvre les procédures RAPO (recours administratif préalable obligatoire) et rédige les fiches de synthèse avant le passage en équipe pluridisciplinaire
- Crée et ouvre les demandes de remise gracieuse
- Crée, saisit et suit les procédures précontentieuses ou contentieuses dans le progiciel IODAS (logiciel métier)
- Enregistre les décisions et les jugements dans IODAS
- Assure l'interface avec les services comptables et la Paierie départementale
- Assure la communication des pièces aux parties, notamment en assurant le cryptage des documents
- Enregistre les jugements

3- Renseigne les tableaux de bord et outils de pilotage :
- Enregistre les courriers et données concernant les recours gracieux et contentieux
- Gère les tableaux de bord et suivi d'activité
- Enregistre les jugements et décisions dans les tableaux de bord

4- Participe à l'élaboration des outils de diffusion et à la diffusion des informations juridiques au sein de la Direction Autonomie.

Savoir :

- Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
- Connaissance des circuits et des procédures administratives propres à la collectivité
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication
- Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Organisation et de gestion du temps
- Expression orale et écrite de qualité

Savoir-faire :

- Capacité d'analyse et de synthèse
- Gérer les agendas en fonction des priorités
- Renseigner des tableaux de bord et de suivi de l'activité du service
- Mettre en forme et présenter des documents
- Transmettre les messages et l'information
- Prendre des notes

Savoir-être :

- Sens du service public
- Sens de l'initiative, être force de proposition
- Discrétion et confiance
- Souplesse, grand sens de l'adaptation, notamment dans le cadre de la création de la Collectivité européenne d'Alsace
- Curiosité intellectuelle
- Rigueur

Diplôme :
Non Concerné

Expérience :
Débutant accepté