Secrétaire de l'Ecole Municipale de Musique et de Danse
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067220300575991
Publiée le 01/09/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 5 800 habitants, membre de l'Eurométropole de Strasbourg, dans la 2ème couronne sud, regroupant environ 75 agents, dont le Maire est également Vice-Président de l'Eurométropole.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
FEGERSHEIM
Poste à pourvoir le
01/12/2022
Date limite de candidature
01/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Suite à un départ en retraite, la commune de Fegersheim recrute un/une nouveau/nouvelle Secrétaire pour son Ecole Municipale de Musique et de Danse.
Poste à 80 % : travail uniquement sur périodes scolaires (petites et grandes vacances libres).
Principales missions :
Accueil et secrétariat de l'École Municipale de Musique et de Danse de Fegersheim
Traitement et suivi des inscriptions des élèves et de la facturation
Suivi des plannings des cours et lien avec les élèves et les enseignants
Aide au responsable dans l'organisation du travail de l'équipe et du service.
Poste à 80 % : travail uniquement sur périodes scolaires (petites et grandes vacances libres).
Principales missions :
Accueil et secrétariat de l'École Municipale de Musique et de Danse de Fegersheim
Traitement et suivi des inscriptions des élèves et de la facturation
Suivi des plannings des cours et lien avec les élèves et les enseignants
Aide au responsable dans l'organisation du travail de l'équipe et du service.
Missions / conditions d'exercice
TRAITEMENT DES DOSSIERS ET SAISIE DES DOCUMENTS :
- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- gérer et actualiser une base d'informations
- rechercher des informations, notamment règlementaires
- utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- rédiger des documents administratifs
- tenir à jour les documents ou déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- enregistrer ou saisir des données informatiques
- réaliser le suivi des facturations d'usagers
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- recevoir et orienter les demandes
- répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- gérer les informations, classer et archiver les documents
- réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- trier, classer et archiver les documents
PLANIFICATION ET SUIVI, GESTION DE L'EQUIPE
- assurer le suivi de l'assiduité des élèves par trimestre
- une fois par an, vérifier et transmettre le nombre d'heures effectives pour chaque professeur
- suivi des heures supplémentaires réalisées par les professeurs
- élaborer de nouveaux documents pour un suivi plus efficace
- selon les demandes de la CEA et de l'EMS, saisir et transmettre les statistiques
- archiver, inventorier et gérer la location des instruments de musique
- gérer le stock de matériel
- accueillir les élèves et les parents
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- participer à l'organisation et au bon déroulement des évènements de l'EMMD ( gala, auditions, concerts, etc...)
- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- gérer et actualiser une base d'informations
- rechercher des informations, notamment règlementaires
- utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- rédiger des documents administratifs
- tenir à jour les documents ou déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- enregistrer ou saisir des données informatiques
- réaliser le suivi des facturations d'usagers
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- recevoir et orienter les demandes
- répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- gérer les informations, classer et archiver les documents
- réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
- trier, classer et archiver les documents
PLANIFICATION ET SUIVI, GESTION DE L'EQUIPE
- assurer le suivi de l'assiduité des élèves par trimestre
- une fois par an, vérifier et transmettre le nombre d'heures effectives pour chaque professeur
- suivi des heures supplémentaires réalisées par les professeurs
- élaborer de nouveaux documents pour un suivi plus efficace
- selon les demandes de la CEA et de l'EMS, saisir et transmettre les statistiques
- archiver, inventorier et gérer la location des instruments de musique
- gérer le stock de matériel
- accueillir les élèves et les parents
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- participer à l'organisation et au bon déroulement des évènements de l'EMMD ( gala, auditions, concerts, etc...)
Profils recherchés
Savoirs-connaissances :
- textes règlementaires ministériels et interministériels relatifs au fonctionnement des établissements d'enseignement artistique (schémas nationaux d'orientation, harte, etc..)
- techniques de secrétariat (dactylographie, sténotype, prise de notes, etc...)
- progiciels de gestion
- procédure du service, logiciels de bureautique
- vocabulaire professionnel du service
- procédures administratives, techniques de recherche documentaire
Savoir faire - compétence :
- traitement des dossiers et saisie de documents
- accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents, planification et suivi
Savoir être - qualités :
- qualité d'écoute
- qualités relationnelles
- disponibilité, sens du service public
- pédagogie, politesse
- autonomie
- ponctualité, discrétion
- textes règlementaires ministériels et interministériels relatifs au fonctionnement des établissements d'enseignement artistique (schémas nationaux d'orientation, harte, etc..)
- techniques de secrétariat (dactylographie, sténotype, prise de notes, etc...)
- progiciels de gestion
- procédure du service, logiciels de bureautique
- vocabulaire professionnel du service
- procédures administratives, techniques de recherche documentaire
Savoir faire - compétence :
- traitement des dossiers et saisie de documents
- accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents, planification et suivi
Savoir être - qualités :
- qualité d'écoute
- qualités relationnelles
- disponibilité, sens du service public
- pédagogie, politesse
- autonomie
- ponctualité, discrétion
Contact
Informations complémentaires
Poste à 80 % : travail uniquement sur périodes scolaires (petites et grandes vacances libres).
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à :
Monsieur le Maire
50 Rue de Lyon
67640 FEGERSHEIM
soit par voie postale ou par mail : mairie@fegersheim.fr
Renseignements complémentaires :
Rémunération statutaire + prime de fin d'année + CNAS + participation santé complémentaire et prévoyance.
Vous pouvez contacter le Responsable de l'EMMD au 06.12.56.35.01 pour toute information complémentaire concernant le poste.
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à :
Monsieur le Maire
50 Rue de Lyon
67640 FEGERSHEIM
soit par voie postale ou par mail : mairie@fegersheim.fr
Renseignements complémentaires :
Rémunération statutaire + prime de fin d'année + CNAS + participation santé complémentaire et prévoyance.
Vous pouvez contacter le Responsable de l'EMMD au 06.12.56.35.01 pour toute information complémentaire concernant le poste.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.