La Direction de l'Action Sociale de proximité s'inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d'action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d'un accueil inconditionnel et humain ainsi que l'accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l'observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Au sein d'une Equipe Territoriale Médico-Sociale, la ou le secrétaire médico-social assure la fonction d'accueil généraliste et médico-social.
Il participe à la mise en oeuvre des plans d'actions élaborés dans le cadre du " parcours de l'Usager" dans le domaine de l'accès aux droits et de l'aide administrative.
Il assure également les missions de secrétariat au sein de l'UTAMS auprès des travailleurs médico-sociaux et des cadres.
Son activité se décline comme suit :

Accueil :

Accueille, identifie la demande et informe le public
Evalue l'urgence des demandes pour adapter les modalités de la réponse à apporter au public
Apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
Apporte un appui dans les démarches administratives notamment dans le cadre de l'accès aux droits
Assure la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS
Contribue à la qualité de service rendu à l'usager


Secrétariat :

Assure le traitement et la mise en forme d'écrits réalisés au sein de l'UTAMS, peut être amené à rédiger des notes, des enquêtes, des rapports, des relevés de décision, des compte-rendus de réunions, des courriers...
Assure des tâches de classement et d'archivage, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
Réalise les saisies dans les applications métiers et les tableaux de gestion mis en place par la direction et les services
Réceptionne et enregistre les courriers et les demandes d'enquêtes
Assure l'instruction et la saisie de documents administratifs

Gestion :

Gère l'instruction administrative de dispositifs
Gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
Gère le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
Intervient au niveau de la Régie d'Avance
Participe à la mise à jour de la documentation et veille à la disponibilité des documents administratifs nécessaires à l'activité des UTAMS
Peut renseigner et mettre à jour différents documents de communication interne (site Intranet et plaquette UTAMS)
Peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique, ...)


Collaboration et coordination :

Collabore avec tous les partenaires de l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous
Organise et planifie des réunions
Assure la préparation matérielle de certaines réunions

Savoir :

Connaissance du rôle et des missions des différents partenaires et institutions
Connaissance de la législation sociale
Connaissance des techniques de communication
Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)


Savoir-faire :

Capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
Capacité à se situer dans l'institution
Capacité de synthèse et de rédaction
Etre rigoureux, organisé et savoir gérer son temps de travail
Fiabilité et rapidité d'exécution
Evaluer son activité et en rendre compte


Savoir-être:

Capacités relationnelles permettant :
Le développement de stratégies pour faire face à des usagers exigeant des réponses dans l'immédiateté
Une résistance à d'éventuelles sollicitations empreintes d'agressivité
Sens du travail en équipe
Esprit d'initiative
Ouverture d'esprit
Capacité d'adaptation
Discrétion
Maîtrise de soi