Au sein du Département Strasbourg Capitale Européenne et en lien avec les autres départements de la Direction des relations européennes, internationales et transfrontalières, mettre en œuvre les actions destinées à améliorer les conditions d'accueil des institutions européennes ainsi que la préparation d'évènements protocolaires et de manifestations grand public.

Activités principales :
Accueil des institutions européennes et organisation des sessions plénières du Parlement européen, de l'Assemblée parlementaire du Conseil de l'Europe et du Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l'Europe
En appui des autres chargé/e/s d'accueil et des manifestations européennes :
* Organiser et gérer en autonomie les transports des parlementaires (réceptionner les demandes - via la plateforme TRIPS, par mail ou par téléphone - envoyer une confirmation de prise en charge, élaborer les hypothèses de regroupement, contacter les prestataires pour négocier et confirmer les transports).
* Réaliser le suivi budgétaire :
- renseigner les tableaux de bord budgétaire,
- élaborer le prévisionnel des dépenses.
* Effectuer le rapport d'activité des transferts : analyse statistique des transferts par destination et mode de locomotion (autocar/minibus/taxi).
* Préparer les courriers destinés aux parlementaires européens.
* Assurer la fonction de chargé d'accueil au sein des institutions européennes lors des différentes sessions parlementaires (à Strasbourg et à Bruxelles la semaine qui précède les sessions du Parlement européen, en rotation avec les autres membres de l'équipe du département) : fournir les renseignements utiles sur les activités de la Ville, accueillir et guider les élus et personnalités attendus au Parlement européen et au Conseil de l'Europe, informer les parlementaires des transferts prévus entre les Institutions et les différents aéroports et gares limitrophes, approvisionner les bureaux d'accueil en documentation et outils de communication, provenant notamment de l'Office du tourisme et de la direction de la communication de la Ville, en lien avec l'actualité locale européenne ; assurer le suivi logistique.
* Assurer la fonction de chargé d'accueil aux aéroports et gares : accueillir les parlementaires et les délégations, gérer les retards et les temps d'attentes entre les transferts, prendre toute décision nécessaire en cas de problème rencontrés sur place (surbooking, pannes...).
* Assurer un lien permanent entre les services des institutions européennes et ceux de la Ville et l'Eurométropole de Strasbourg pour tout ce qui concerne le bon déroulé des sessions parlementaires.
* Diffuser les informations destinées aux parlementaires et aux personnels des institutions européennes.
* Se mettre en relation avec les services des institutions européennes pour les demandes d'accréditations au Parlement européen et au Conseil de l'Europe.
* Sélectionner et mettre à disposition de la direction la documentation émanant des institutions européennes (ordre du jour des sessions).
* Accueillir des élu/e/s de la Ville et de l'Eurométrople de Strasbourg, des délégations et des visiteurs en lien avec les services des institutions européennes et ceux de la Ville de Strasbourg.

Suivi opérationnel et logistique des évènements et des accueils de délégations internationales
* Assurer le suivi opérationnel et logistique des évènements protocolaires liés à la présence des institutions européennes.
* Assurer le suivi opérationnel et logistique des manifestations grand public suivies par le département ou, en tant que de besoin, en appui aux autres départements de la direction (par exemple : évènements liés au Prix Sakharov, Fête de l'Europe, Forum mondial de la démocratie de Strasbourg, présidences tournantes du Comité des ministres du Conseil de l'Europe, pays invité au Marché de Noël, etc.).
* Proposer une rédaction de cartons et courriers d'invitation.
* Préparer les mailings, la mise sous pli, l'expédition des invitations et le suivi des réponses.
* Elaborer le compte rendu d'événement, recueillir documents de presse, suivre les suites éventuelles (courriers, photos, etc., classer le dossier).
* Préparer l'accueil de délégations européennes et internationales, en lien avec notamment les autres départements de la direction et les autres services de la collectivité :
- réservation de billets d'avion,
- réservation hôtelière et de restauration,
- organisation de réceptions, visites de musées, visites en bateau, visites guidées...
- accueil physique pour des réunions, séminaires, délégations...
- organisation logistique de manifestations, de déplacements et d'accueil de délégations, d'évènements (concerts, expositions...).

Activités secondaires :
* Participer à la rédaction des cahiers des charges pour les prestations soumises au Code des marchés publics.
* Passer les commandes liées à l'exécution des marchés publics.

NB : toutes ces activités doivent pouvoir être assurées également en anglais et dans au moins une autre langue officielle de l'Union européenne ou du Conseil de l'Europe.

CONDITIONS D'EXERCICE :
* Disponibilité lors des évènements et manifestations.
* Très bonne présentation, soin dans la tenue professionnelle et l'expression.