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Assistant de gestion administrative (h/f)
Synthèse de l'offre
Employeur
Département de travail
Haut-Rhin
Poste à pourvoir le
01/02/2022
Date limite de candidature
23/09/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services vous serez amené(e) à :
Missions
Administration générale :
- Secrétariat du Maire et de la DGS
- Planning des réunions, de l'agenda du Maire et de la DGS et des manifestations
- Gestion du courrier entrant, suivi des réponses aux courriers des habitants et des plaignants
- Gestion de la boîte mail générique de la collectivité
- Gestion, suivi, organisation du Conseil Municipal, des Commissions communales et réunions divers
- Gestion et suivi des registres, dématérialisation des actes
- Rédaction de délibérations et d'arrêtés municipaux
- Relations avec l'intercommunalité : gestion des invitations et des comptes-rendus des réunions, relai au niveau communal des problématiques intercommunales
Relations publiques
- Organisation des réceptions, Vœux du Maire, Cérémonies patriotiques, Journée citoyenne
- Communication : mise à jour des informations sur les supports de communication (site internet, application mobile, écran interactif, réseaux sociaux, etc...)
Gestion des Assurances
- Suivi des contrats et des procédures de renouvellement, suivi des avenants, paiement des primes, etc...
- Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l'instruction du dossier, encaissement des indemnités, etc...
DIVERS
- Revue de presse
- Vacation des pompiers
- Suivi du Recensement de la population
- Gestion des affaires foncières
- Secrétariat du Maire et de la DGS
- Planning des réunions, de l'agenda du Maire et de la DGS et des manifestations
- Gestion du courrier entrant, suivi des réponses aux courriers des habitants et des plaignants
- Gestion de la boîte mail générique de la collectivité
- Gestion, suivi, organisation du Conseil Municipal, des Commissions communales et réunions divers
- Gestion et suivi des registres, dématérialisation des actes
- Rédaction de délibérations et d'arrêtés municipaux
- Relations avec l'intercommunalité : gestion des invitations et des comptes-rendus des réunions, relai au niveau communal des problématiques intercommunales
Relations publiques
- Organisation des réceptions, Vœux du Maire, Cérémonies patriotiques, Journée citoyenne
- Communication : mise à jour des informations sur les supports de communication (site internet, application mobile, écran interactif, réseaux sociaux, etc...)
Gestion des Assurances
- Suivi des contrats et des procédures de renouvellement, suivi des avenants, paiement des primes, etc...
- Gestion des sinistres : déclaration, suivi de l'instruction du dossier, encaissement des indemnités, etc...
DIVERS
- Revue de presse
- Vacation des pompiers
- Suivi du Recensement de la population
- Gestion des affaires foncières
Profils recherchés
* DIPLOMES :
- BTS Assistante de direction
- DUT Carrières Juridiques
Permis VL
* SAVOIR :
- Maitrise des outils informatiques et des logiciels utilisés
- Bonnes connaissances des collectivités territoriales et leur environnement
- Larges connaissances de l'environnement territorial notamment au niveau des élus et du fonctionnement du conseil municipal
- Bonne connaissance des procédures administratives
- Connaissances juridiques
- Notions en matière budgétaire et de commande publique
* SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
- Travail en binôme
- Aisance relationnelle et rédactionnelle, diplomatie
- Prises d'initiative et forte autonomie dans les missions confiées
- Sens de l'organisation
- Polyvalence, curiosité
- Sens du service public
- Réactivité, rigueur et dynamisme
- Obligation de discrétion et de confidentialité (Secret professionnel)
- Disponibilité auprès d'une pluralité d'interlocuteurs (DGS, agents du pôle, élus et publics divers)
- Flexibilité dans les horaires de travail liée aux réunions, conseils municipaux et aux réceptions qui se déroulent souvent en soirée et le week-end ainsi qu'à l'organisation et au bon déroulement du recensement de la population.
- BTS Assistante de direction
- DUT Carrières Juridiques
Permis VL
* SAVOIR :
- Maitrise des outils informatiques et des logiciels utilisés
- Bonnes connaissances des collectivités territoriales et leur environnement
- Larges connaissances de l'environnement territorial notamment au niveau des élus et du fonctionnement du conseil municipal
- Bonne connaissance des procédures administratives
- Connaissances juridiques
- Notions en matière budgétaire et de commande publique
* SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
- Travail en binôme
- Aisance relationnelle et rédactionnelle, diplomatie
- Prises d'initiative et forte autonomie dans les missions confiées
- Sens de l'organisation
- Polyvalence, curiosité
- Sens du service public
- Réactivité, rigueur et dynamisme
- Obligation de discrétion et de confidentialité (Secret professionnel)
- Disponibilité auprès d'une pluralité d'interlocuteurs (DGS, agents du pôle, élus et publics divers)
- Flexibilité dans les horaires de travail liée aux réunions, conseils municipaux et aux réceptions qui se déroulent souvent en soirée et le week-end ainsi qu'à l'organisation et au bon déroulement du recensement de la population.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire
Contact
Téléphone collectivité
03 89 52 46 10
Informations complémentaires
Les candidatures comprenant une lettre de motivation accompagnée d'un CV sont à adresser par courrier postal à : Monsieur le Mairie
MAIRIE DE PFASTATT
18 rue de la Mairie
68120 PFASTATT
ou courrier électronique : mairie@pfastatt.fr
MAIRIE DE PFASTATT
18 rue de la Mairie
68120 PFASTATT
ou courrier électronique : mairie@pfastatt.fr
Travailleurs handicapés
Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.