Assistant(e) administratif(ve) archives

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Offre n° O069230300982024
Publiée le 22/03/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
LYON
DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
Lieu de travail
LYON CEDEX 01
Poste à pourvoir le
01/05/2023
Date limite de candidature
21/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

Au cœur du projet de transition écologique de la Ville, la Délégation générale Urbanisme, immobilier, travaux, coordonne l'aménagement urbain, gère et valorise les espaces publics et le patrimoine immobilier de la collectivité, afin de faire de Lyon un territoire plus dynamique, écologique et inclusif, au service de ses habitants-es.

La Direction de la Construction réalise des travaux de construction, d'aménagement, de réhabilitation et de mise aux normes du patrimoine bâti de la ville de Lyon.
Elle assure la maîtrise d'ouvrage des opérations du plan de mandat et confie la maîtrise d'œuvre à des prestataires privés ou à ses propres bureaux d'études (architecture, électricité, thermique).
La direction dispose des ressources internes nécessaires à la réalisation des opérations (gestion administrative, marchés publics, évaluation économique). Elle a développé depuis l'An 2000 une démarche qualité et est certifiée ISO 9001.
Comptant près de 60 agents, elle est structurée en deux sous-directions (Conduite d'opération, Etudes & réalisation) et un pôle de ressources (marchés, qualité, juridique, archives, moyens généraux).
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du responsable du service " Gestion administrative ", il/elle assure les missions suivantes :
- Assistance pour dans la mise en œuvre du plan de gestion de l'archivage de la Direction
- Assistance au responsable de service pour l'instruction et le suivi des différents dossiers administratifs relevant de ses compétences
- Contact régulier avec le Service Archives Municipales

Activités principales :
Référent archives de la Direction
- Suivre et mettre à jour le plan de gestion des archives
- Assister les chefs de projets et les responsables de pôles sur les règles et procédures d'archivage à respecter
- Orienter et conseiller les chefs de projets pour l'organisation des dossiers archives des opérations
- Suivi du rangement et gestion du local de pré archivage
- Aider à la recherche et consultations des dossiers pré-archivés ou archivés
- Participer au développement de la démarche qualité de la Direction
- Répondre aux besoins ponctuels en fonction du plan de charge du service " Gestion administrative ",
- Suivi et mise à jour des différents tableaux de bords et d'un calendrier de l'activité du service et des échéances à respecter
- Préparer différents dossiers en relation avec le responsable du service" Gestion administrative "
- Collaborer à la conception et la mise à jour du site de la direction de la construction sur le kiosque
Profils recherchés
Polyvalence
- Savoir élaborer un tableau et le tenir à jour
- Organisation, rigueur et méthode

CONNAISSANCES
- Connaissances des règles d'archivage appréciées
- Notions sur le statut de la fonction publique et le fonctionnement des collectivités appréciées
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point apprécié)
- Connaissance du logiciel Astre appréciée
QUALITES
- Esprit d'équipe, Qualités relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité et capacité d'écoute
- Discrétion

Contact

Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.