Un(e) secrétaire au cabinet des élus (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O072220600682647
Publiée le 21/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Au carrefour des axes Le Mans / Angers et Tours / Laval, la Ville de LA FLECHE accueille une population d'environ 15 000 habitants. Au cœur de la vallée du Loir, le territoire offre un cadre de vie et un niveau d'équipement de qualité. Collectivité à taille humaine, l’ensemble des agents y ont à cœur d’exercer leurs missions dans un esprit constructif et collaboratif afin de mettre en œuvre la politique dynamique portée par les élus.
Lieu de travail
Mairie - espace mendès france -, La Flèche (Sarthe (72))
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
21/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Point d'entrée des services, des usagers ou des partenaires extérieurs, le/la secrétaire au cabinet des élus coordonne et diffuse les informations internes et externes, renseigne la personne et relaie, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent pour traiter la demande. Très sollicité, il/elle doit être capable d'analyser rapidement les demandes et d'évaluer leur degré de priorité ou d'urgence opérant ainsi un premier filtrage.
Sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de cabinet et hiérarchique du directeur général des services, vous assurez, d'une part, le secrétariat de la maire-présidente, des adjoints et des conseillers délégués et d'autre part, l'interface avec les services et les assistantes des directeurs. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.
Sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de cabinet et hiérarchique du directeur général des services, vous assurez, d'une part, le secrétariat de la maire-présidente, des adjoints et des conseillers délégués et d'autre part, l'interface avec les services et les assistantes des directeurs. Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
* Tenir l'agenda de la maire-présidente
* Établir et diffuser l'agenda des représentations de la maire-présidente, des adjoints et des conseillers délégués (suivi et réponses aux invitations)
* Assurer le suivi et la gestion de la boite mail de la maire-présidente : tri, archivage, relances et transmission de l'information
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des usagers.
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers, rédiger et diffuser les comptes-rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents).
* Suivre et diffuser le courrier du service (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général du service.
* Mise à jour du classeur et du calendrier d'astreinte des élus.
* Gérer les pouvoirs dans les assemblées délibérantes (conseils municipaux, conseils syndicaux du PETR et conseils d'administrations des organismes extérieurs).
Activités secondaires :
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la Maire et des documents du service.
* Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
* Soutenir et assister les agents du service dans l'exercice de leurs missions (rédaction de courriers, lancement des invitations aux cérémonies protocolaires, ...).
* Gérer les déplacements des élus.
* Remplacement du binôme dans ses missions.
* Tenir l'agenda de la maire-présidente
* Établir et diffuser l'agenda des représentations de la maire-présidente, des adjoints et des conseillers délégués (suivi et réponses aux invitations)
* Assurer le suivi et la gestion de la boite mail de la maire-présidente : tri, archivage, relances et transmission de l'information
* Effectuer l'accueil téléphonique et physique des usagers.
* Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers, rédiger et diffuser les comptes-rendus.
* Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents).
* Suivre et diffuser le courrier du service (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
* Instruire les courriers d'intérêt général du service.
* Mise à jour du classeur et du calendrier d'astreinte des élus.
* Gérer les pouvoirs dans les assemblées délibérantes (conseils municipaux, conseils syndicaux du PETR et conseils d'administrations des organismes extérieurs).
Activités secondaires :
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la Maire et des documents du service.
* Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
* Soutenir et assister les agents du service dans l'exercice de leurs missions (rédaction de courriers, lancement des invitations aux cérémonies protocolaires, ...).
* Gérer les déplacements des élus.
* Remplacement du binôme dans ses missions.
Profils recherchés
Profils recherchés
* Bac minimum souhaité dans le domaine du secrétariat.
* Expérience exigée en secrétariat, une expérience significative auprès d'élus serait appréciée
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Pack Office).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme et des procédures de décision.
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées.
* Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu'une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les usagers.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Sens de la discrétion et de la confidentialité nécessaire.
Rémunération statutaire, RIFSEEP, CNAS,...
* Bac minimum souhaité dans le domaine du secrétariat.
* Expérience exigée en secrétariat, une expérience significative auprès d'élus serait appréciée
* Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Pack Office).
* Culture administrative, connaissance de l'organigramme et des procédures de décision.
* Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées.
* Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu'une tâche urgente le nécessite.
* Capacité à organiser l'agenda en tenant comptes des échéances et des priorités.
* Capacité à accueillir, renseigner et orienter les usagers.
* Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
* Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
* Capacité à rechercher des informations.
* Capacité d'analyse et de synthèse.
* Capacité à rendre compte et alerter.
* Rigueur et méthode.
* Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
* Diplomatie et courtoisie.
* Sens de la discrétion et de la confidentialité nécessaire.
Rémunération statutaire, RIFSEEP, CNAS,...
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2022
Les candidatures sont à adresser à Madame La Maire - Direction des Ressources Humaines - Centre Administratif Jean Virlogeux - Espace Pierre Mendès France - 72200 LA FLECHE et/ou à l'adresse : recrutement@ville-lafleche.fr
Les candidatures sont à adresser à Madame La Maire - Direction des Ressources Humaines - Centre Administratif Jean Virlogeux - Espace Pierre Mendès France - 72200 LA FLECHE et/ou à l'adresse : recrutement@ville-lafleche.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE LA FLÈCHE
>Mairie - Espace Pierre Mendès France
72200 LA FLECHE
>Mairie - Espace Pierre Mendès France
72200 LA FLECHE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.