Placée sous l'autorité hiérarchique du chef de service Autonomie de la Direction Territoriale Arve / Faucigny / Mont-Blanc, la secrétaire est chargée de l'accueil du public ainsi que de la constitution et du traitement des demandes adressées à la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH), en lien avec les travailleurs médico-sociaux de l'équipe.

Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez :

Accueil physique et téléphonique du public et le renseignement des usagers dans le cadre d'un premier accueil ou du suivi des bénéficiaires de la Prestation de Compensation du Handicap
Décrypter la demande de l'usager

Donner des informations d'ordre général, orienter vers le professionnel le plus adapté et notamment vers un travailleur social chargé de réaliser une analyse plus poussée de la situation.

Faire une première évaluation de la demande

Expliquer aux usagers le contenu des documents

S'adapter à la diversité des usagers accueillis et notamment à la diversité des handicaps

Etre en lien avec le chef de service sur les situations repérées comme urgentes lors des accueils

Relais dans la constitution et le traitement des demandes adressées à la MPDH
Accompagner les usagers et les professionnels dans la constitution des demandes adressées à la MDPH

Communiquer à la MDPH les éléments d'évaluation, de synthèse fournis par l'équipe

Assurer une liaison permanente dans le suivi des dossiers entre l'équipe et la MDPH d'une part, et avec le réseau des partenaires locaux d'autre part

Fonction de secrétariat
Relayer les informations impulsées par le chef de service auprès des TMS en lien avec le secrétariat du chef de service.

Gérer la boîte mail de service et les courriers adressés à l'ETH

Gérer les dossiers informatiques : ouverture des dossiers, classement des pièces, suivi des dossiers...

Gérer les échanges dématérialisés

Assurer la frappe de documents : enquêtes, rapports, éléments de synthèse...

Classer et archiver les dossiers, préparer les ETH

Utiliser les outils mis en place pour assurer le suivi et la gestion de l'activité du service (fichiers, répertoires, échéanciers, plannings, statistiques, commandes...)

Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience :

Avoir une connaissance des dispositifs et acteurs de l'action sociale en général et plus particulièrement dans le domaine du handicap
Bonne maîtrise de la conduite d'entretiens d'accueil qu'ils soient téléphoniques ou physiques : capacité à décrypter la demande, la retranscrire et l'orienter vers le bon interlocuteur interne ou externe
Très bonne maitrise de l'outil informatique (Gestion électronique des documents liée à la dématérialisation, logiciel métier, Excel...).
Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, planification, classement/archivage, gestion de l'information, saisie des documents)
Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Vos savoir-être sont le / la :

Rigueur et sens de l'organisation
Bonne capacité d'écoute
Dynamisme, bonne capacité d'adaptation au changement
Sens de la hiérarchie et discrétion
Sens du travail en équipe