SECRETARIAT GENERAL ET URBANISME
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Offre n° O074230801147572
Publiée le 15/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
50 ROUTE DE POISY, Lovagny (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille FPT + primes soumises à conditions + CNAS
Descriptif de l'emploi
L'agent accueille, oriente, renseigne le public et représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Il assure les tâches dévolues au secrétariat ainsi que des activités spécifiques au fonctionnement d'une mairie.
D'autre part il assiste la secrétaire de mairie pour certaines tâches définies par avance pour lesquelles l'agent a été formé.
D'autre part il assiste la secrétaire de mairie pour certaines tâches définies par avance pour lesquelles l'agent a été formé.
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales relatives au poste :
Pour la partie " Service de la poste " :
- Réception des courriers recommandés et colis + enregistrement
- Distribution des courriers recommandés et colis + enregistrement
- Vente de timbres et autres produits de La Poste
- Réception ou distribution de liquidités aux particuliers
- Gestion journalière de la caisse
- Changement d'adresse
Pour la partie " Mairie - accueil " :
- Accueil physique et téléphonique
- Courriers divers et affranchissement
- Dossiers administratifs des étrangers et attestations d'accueil + état annuel
- Recensement militaire et états trimestriels
- Vente de tickets bus
- Photocopies, renseignements divers
- Gestion de dossiers administratifs divers (chiens dangereux...)
- Suivi et commandes des produits d'entretien et fournitures administratives
- Collaboration avec les élus
Pour la partie " Etat civil " :
- Saisie des actes de reconnaissance, mariage, décès... et dossiers PACS
- Mise à jour des mentions marginales et envoi des avis de mentions
Pour la partie " suivi administratif et financier des marchés publics " :
- Suivi financier et comptable des achats publics
- Préparation et gestion administrative des procédures liées aux marchés publics
- Préparation et suivi des dossiers de subventions en binôme
- Analyse et interprétation des directives réglementaires relatives aux marchés publics
Pour la partie " gestion comptable, budgétaire et financière " :
- Saisie informatique des documents comptables
- Préparation et suivi des budgets
- Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire
- Gestion de l'inventaire communal
- Contrôle de l'application de la réglementation budgétaire et comptable
Pour la partie " Ecole " :
- Préparation des dossiers et suivi des inscriptions scolaires
- Commandes scolaires
Pour la partie " Restaurant scolaire " et " Garderie Périscolaire ":
- Préparation des dossiers pour le restaurant scolaire et la garderie périscolaire
- Commandes, durant les vacances scolaires, des repas cantine au prestataire
Pour la partie " Elections " :
- Enregistrement des demandes d'inscriptions
- Gestion des radiations en commission et suivi de la procédure
- Saisie informatique des inscriptions et des radiations
- Editions des listes électorales
- Editions et diffusion des cartes d'électeurs
- Préparation, participation et gestion des élections
Pour la partie " Urbanisme " :
- Réception et enregistrement des demandes sur logiciel RAD'S
- Envoi des dossiers aux différents organismes pour suivi
- Convocations de la commission d'urbanisme
- Traitement des décisions de la commission
- Photocopies et transmission des décisions aux intéressés et organismes
- Suivi des éventuels contentieux
- Suivi des dossiers de récolements
Pour la partie " Cimetière " :
- Gestion du cimetière et du columbarium (concessions, règlement...)
- Mise en œuvre et suivi de la procédure de reprise des concessions
Pour la partie " RGPD " :
- Mise en œuvre et suivi du RGPD et information auprès du personnel communal
Pour la partie " Aires de jeux " :
- Gestion des registres
- Gestion des commandes (pièces détachées, devis jeux...)
Collaboration avec les élus :
- Saisie des courriers
- Convocations des commissions
Activité accessoire :
Compétences à transmettre par formation interne sur les thèmes ci-dessous :
Comptabilité
Etat-civil
Locations
Marchés publics
Urbanisme
Poste à 35h hebdomadaire avec 1 à 2 samedi travaillé/mois.
Conditions d'exercice
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Horaires irréguliers et fractionnés fixés par la collectivité
- En fonction des obligations liées à la collectivité, l'agent peut être amené à travailler le weekend (présence lors de la célébration des mariages le samedi, élections le dimanche)
- Devoir de réserve et sens du service public
- Respect des délais
- Poste polyvalent
- Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, Noël (poste)
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Travail en équipe
Pour la partie " Service de la poste " :
- Réception des courriers recommandés et colis + enregistrement
- Distribution des courriers recommandés et colis + enregistrement
- Vente de timbres et autres produits de La Poste
- Réception ou distribution de liquidités aux particuliers
- Gestion journalière de la caisse
- Changement d'adresse
Pour la partie " Mairie - accueil " :
- Accueil physique et téléphonique
- Courriers divers et affranchissement
- Dossiers administratifs des étrangers et attestations d'accueil + état annuel
- Recensement militaire et états trimestriels
- Vente de tickets bus
- Photocopies, renseignements divers
- Gestion de dossiers administratifs divers (chiens dangereux...)
- Suivi et commandes des produits d'entretien et fournitures administratives
- Collaboration avec les élus
Pour la partie " Etat civil " :
- Saisie des actes de reconnaissance, mariage, décès... et dossiers PACS
- Mise à jour des mentions marginales et envoi des avis de mentions
Pour la partie " suivi administratif et financier des marchés publics " :
- Suivi financier et comptable des achats publics
- Préparation et gestion administrative des procédures liées aux marchés publics
- Préparation et suivi des dossiers de subventions en binôme
- Analyse et interprétation des directives réglementaires relatives aux marchés publics
Pour la partie " gestion comptable, budgétaire et financière " :
- Saisie informatique des documents comptables
- Préparation et suivi des budgets
- Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire
- Gestion de l'inventaire communal
- Contrôle de l'application de la réglementation budgétaire et comptable
Pour la partie " Ecole " :
- Préparation des dossiers et suivi des inscriptions scolaires
- Commandes scolaires
Pour la partie " Restaurant scolaire " et " Garderie Périscolaire ":
- Préparation des dossiers pour le restaurant scolaire et la garderie périscolaire
- Commandes, durant les vacances scolaires, des repas cantine au prestataire
Pour la partie " Elections " :
- Enregistrement des demandes d'inscriptions
- Gestion des radiations en commission et suivi de la procédure
- Saisie informatique des inscriptions et des radiations
- Editions des listes électorales
- Editions et diffusion des cartes d'électeurs
- Préparation, participation et gestion des élections
Pour la partie " Urbanisme " :
- Réception et enregistrement des demandes sur logiciel RAD'S
- Envoi des dossiers aux différents organismes pour suivi
- Convocations de la commission d'urbanisme
- Traitement des décisions de la commission
- Photocopies et transmission des décisions aux intéressés et organismes
- Suivi des éventuels contentieux
- Suivi des dossiers de récolements
Pour la partie " Cimetière " :
- Gestion du cimetière et du columbarium (concessions, règlement...)
- Mise en œuvre et suivi de la procédure de reprise des concessions
Pour la partie " RGPD " :
- Mise en œuvre et suivi du RGPD et information auprès du personnel communal
Pour la partie " Aires de jeux " :
- Gestion des registres
- Gestion des commandes (pièces détachées, devis jeux...)
Collaboration avec les élus :
- Saisie des courriers
- Convocations des commissions
Activité accessoire :
Compétences à transmettre par formation interne sur les thèmes ci-dessous :
Comptabilité
Etat-civil
Locations
Marchés publics
Urbanisme
Poste à 35h hebdomadaire avec 1 à 2 samedi travaillé/mois.
Conditions d'exercice
- Travail en bureau et guichet d'accueil
- Horaires irréguliers et fractionnés fixés par la collectivité
- En fonction des obligations liées à la collectivité, l'agent peut être amené à travailler le weekend (présence lors de la célébration des mariages le samedi, élections le dimanche)
- Devoir de réserve et sens du service public
- Respect des délais
- Poste polyvalent
- Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, Noël (poste)
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Travail en équipe
Profils recherchés
- Autonomie dans l'organisation du travail et respect du cadre légal
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Garant de l'image du service public
- Accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d'informations
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Garant de l'image du service public
- Accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d'informations
Contact et modalités de candidature
Contact
0450772405
Informations complémentaires
Si cette candidature vous intéresse, merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à l'adresse mail suivante : pub-poste@ccfu.fr sous la référence LOVAGNY/SECRETARIAT GENERAL ET URBA.
Possibilité d'adresser votre candidature par voie postale au Service RH mutualisé, Communauté de Communes Fier et Usses 61 route du Stade 74330 SILLINGY
Possibilité d'adresser votre candidature par voie postale au Service RH mutualisé, Communauté de Communes Fier et Usses 61 route du Stade 74330 SILLINGY
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE LOVAGNY
>50 ROUTE DE POISY
74330 LOVAGNY
>50 ROUTE DE POISY
74330 LOVAGNY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.