Assistante administrative
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Offre n° O076221200898314
Publiée le 30/12/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LE TRAIT
Poste à pourvoir le
01/03/2023
Date limite de candidature
29/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Assurer le suivi administratif du service
* Gestion administrative globale (courrier, note, compte rendu, classement des dossiers bénéficiaires, archivage)
* Participation aux réunions et réalisation des comptes rendus
* Contribution en lien direct avec le responsable au projet de service SAPA, préparation des événementiels...
* Soutien administratif sur la gestion des résidences autonomies : suivi restauration, bons service technique, bons d'achats, logiciels, dossier résident, divers documents en complémentarité de la référente RA
* Soutien administratif sur les animations des résidences : convention, suivi administratif des manifestations...
* Gestion administrative globale (courrier, note, compte rendu, classement des dossiers bénéficiaires, archivage)
* Participation aux réunions et réalisation des comptes rendus
* Contribution en lien direct avec le responsable au projet de service SAPA, préparation des événementiels...
* Soutien administratif sur la gestion des résidences autonomies : suivi restauration, bons service technique, bons d'achats, logiciels, dossier résident, divers documents en complémentarité de la référente RA
* Soutien administratif sur les animations des résidences : convention, suivi administratif des manifestations...
Missions / conditions d'exercice
Assister la référente du service aide à domicile :
* Accueil physique et téléphonique
* Relations avec les bénéficiaires : mise à jour informatique des prises en charge, des plannings, des cycles de prestation, transmission sur le logiciel, instruction de devis, télégestion, enregistrement des réclamations, mise en place des projets personnalisés individuels
* Facturation : saisie, vérification, édition, envoi via le logiciel
* Suivi du personnel sous couvert du responsable SAPA: mise à jour des plannings d'intervention des aides à domicile, préparation des feuilles d'intervention, gestion des remplacements, vérification des feuilles de travail, compte rendu des réunions de service , enregistrement des réclamations, suivi gestion RH (cadre réglementaire, congés, formations...)
Assurer le suivi administratif du service accompagnement personne âgée
* Gestion administrative globale (courrier, note, compte rendu, classement des dossiers bénéficiaires, archivage)
* Participation aux réunions et réalisation des comptes rendus
* Contribution en lien direct avec le responsable au projet de service SAPA, préparation des événementiels...
* Soutien administratif sur la gestion des résidences autonomies : suivi restauration, bons service technique, bons d'achats, logiciels, dossier résident, divers documents en complémentarité de la référente RA
* Soutien administratif sur les animations des résidences : convention, suivi administratif des manifestations...
Accompagner et orienter les seniors traitons et leur famille :
* Orienter la personne âgée dans les démarches
* Gestion des urgences en lien direct avec le responsable
* Valorisation des actions du service, lien avec le service communication
* Participation aux réunions et réalisation des comptes rendus, bilan administratif sur le projet de service sapa
* Traitement des enquêtes (de satisfaction, questionnaires...)
Assurer l'accueil physique et téléphonique de façon ponctuelle en remplacement de l'agent d'accueil :
* Accueil physique et téléphonique tous publics et professionnels ou partenaires du CCAS
* Identifier les demandes et diriger vers le service compétent
* Enregistrement de l'activité, transmission des informations par écrit, en cas d'absence du service destinataire
* Secrétariat courant pour de l'action sociale (courriers, copies, classement, Archivage...)
* Gestion du planning de la salle de réunion et du véhicule de service
* Accueil physique et téléphonique
* Relations avec les bénéficiaires : mise à jour informatique des prises en charge, des plannings, des cycles de prestation, transmission sur le logiciel, instruction de devis, télégestion, enregistrement des réclamations, mise en place des projets personnalisés individuels
* Facturation : saisie, vérification, édition, envoi via le logiciel
* Suivi du personnel sous couvert du responsable SAPA: mise à jour des plannings d'intervention des aides à domicile, préparation des feuilles d'intervention, gestion des remplacements, vérification des feuilles de travail, compte rendu des réunions de service , enregistrement des réclamations, suivi gestion RH (cadre réglementaire, congés, formations...)
Assurer le suivi administratif du service accompagnement personne âgée
* Gestion administrative globale (courrier, note, compte rendu, classement des dossiers bénéficiaires, archivage)
* Participation aux réunions et réalisation des comptes rendus
* Contribution en lien direct avec le responsable au projet de service SAPA, préparation des événementiels...
* Soutien administratif sur la gestion des résidences autonomies : suivi restauration, bons service technique, bons d'achats, logiciels, dossier résident, divers documents en complémentarité de la référente RA
* Soutien administratif sur les animations des résidences : convention, suivi administratif des manifestations...
Accompagner et orienter les seniors traitons et leur famille :
* Orienter la personne âgée dans les démarches
* Gestion des urgences en lien direct avec le responsable
* Valorisation des actions du service, lien avec le service communication
* Participation aux réunions et réalisation des comptes rendus, bilan administratif sur le projet de service sapa
* Traitement des enquêtes (de satisfaction, questionnaires...)
Assurer l'accueil physique et téléphonique de façon ponctuelle en remplacement de l'agent d'accueil :
* Accueil physique et téléphonique tous publics et professionnels ou partenaires du CCAS
* Identifier les demandes et diriger vers le service compétent
* Enregistrement de l'activité, transmission des informations par écrit, en cas d'absence du service destinataire
* Secrétariat courant pour de l'action sociale (courriers, copies, classement, Archivage...)
* Gestion du planning de la salle de réunion et du véhicule de service
Profils recherchés
- Formations autour du métier sanitaire et social : BAC +2 souhaité
- Expériences auprès du public Personnes Agées (débutant accepté)
- Permis B souhaité
Connaissances requises:
- Connaissances du fonctionnement des institutions, d'un service aide à domicile et du public "personnes âgées" et du fonctionnement d'un CCAS
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Logiciel informatique
- Maîtrise des outils bureautiques (standard téléphonique, Word, Excel, Internet...)
- Capacité à rendre compte, à formaliser ses procédures de travail, et synthétiser.
- Expériences auprès du public Personnes Agées (débutant accepté)
- Permis B souhaité
Connaissances requises:
- Connaissances du fonctionnement des institutions, d'un service aide à domicile et du public "personnes âgées" et du fonctionnement d'un CCAS
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Logiciel informatique
- Maîtrise des outils bureautiques (standard téléphonique, Word, Excel, Internet...)
- Capacité à rendre compte, à formaliser ses procédures de travail, et synthétiser.
Contact
Contact
0235059370
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation obligatoires
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.